应付账款的财务共享体系构建

王艺伟

[摘要]应付账款服务作为财务共享服务中心的一项基础性服务，其管理体系的正确构建对于公司财务共享服务中心的高效运营非常关键。基于此，立足于当前新常态市场经济环境，基于公司财务管理相关理论，分析建立财务共享服务中心的一些可循方略与实现路径。

[关键词]应付账款;财务共享体系;ERP;会计人员

[中图分类号] F406.7

[文献标识码]A

基于应付账款的财务共享服务体系，主要适用于大中规模的集团公司。对于这类具有一定规模的公司来说，无论是资本实力、还是在区域内的市场影响力，均相对较强。当公司实施财务共享服务后，旗下的各子公司的应付账款业务会集中起来，所以便引出了一连串的问题。空间的变换、业务前端于财务处理脱节、会计档案管理环境变迁，如此等等，使得公司集团面临应付账款管理模式层面上的巨大变革。在这种情形下，必然要求着公司内部相关应付账款管理流程进行再造。这也是本文着重探究的核心点所在，基于集团公司应付账款财务共享体系构建过程中出现的问题以及潜在的弊端，提出有针对性的建议对策。

1 构建应付账款财务共享体系的结点

共享模式下的应付账款管理，应当是以先进的电子信息系统为基础，以数控管理平台为载体，强化公司内各部门之间，尤其是各子公司之间的协作性。譬如，公司各职能部门通过计算机数据交换，即可实现对整个项目流程过程的集中管控。具体来看，从采购到付款，整个过程汇总的操作和监控，均是在一个大局域的可控环境内完成的。简单一点来概括，它包括对供应商信息的输入、交易过程的审核、账款的记账、监测、清账、反馈等，这些都属于日常管控和会计档案管理工作。当然，在新市场环境下和公司各项现代化制度体系逐步确立的新局面下，财务共享服务模式也需要同步推进。然而，现实性的问题突出存在，必须要正视。

（1）财务处理与业务前端的分离导致信息传递不畅，职责界面不清。公司在实施财务共享服务之后，旗下的所有分公司会计工作人员全部集中到FSSC（财务共享中心）。也就是说，以往的所有应付账款的日常管理工作，也全部集中在FSSC。在这种情形下，财务处理与业务前端发生脱节也就在所难免，最终造成共享中心人员不能很好地熟悉具体业务情况，降低了财务管理工作的协同性。

（2）会计档案管理难度加大。具体来看，受到此类影响的一些应付账款类会计档案项目主要包括请购单、订购单、发票、报销单、工资费用分配表、应付账款记账凭证、应付账款明细账、供应商对账单等。最大的影响就是风险控制问题，因为新的一套财务共享服务体系，旨在将集团公司各部门、各分公司之间的各项信息与运营工作高效地集合在一起，这就必须要充分借助信息技术。尽管通过电子化的数控管理，并且提高了档案管理工作的便捷性，然而也产生了诸多会计档案影像化管理、新内控防范点设置等新问题，这也预示着会计档案管理工作的难道也会增加。

（3）共享中心服务效率低，应付账款管理系统支撑能力不足。首先，在财务共享服务体系运行下，总体的效率是比较低的，并且严重限制了员工职业发展。在这种局面下，无论是技术层面、制度层面、人力管理层面，均存有障碍。集团公司业务规模的扩大，财务项目管理的复杂性，使得各部门和分公司分工高度细化。其次，管理系统缺失支撑力，在业务处理过程中，局部信息的共享性比较差。简单一点讲，就是缺失一套完备的影像系统和银行公司互联系统。

2构建应付账款财务共享体系的流通

集团公司构建应付账款财务共享服务体系的流通管理环节，需要严密遵从以下操作步骤：第一，公司业务部门审核环节;第二，公司采购部门编制订单;第三，采购部门将订购单信息传输给供应商;第四，仓库验收商品;第五，财务部门单据处理;第六，系统服务中心控制。

（l）公司业务部门请购商品和劳务。关于这一环节，业务部门应严密依据着公司现实发展情况，以及生产和经营需要，对列入存货清单的各类项目填写请购单。需要特别注意的是，此环节必须要严格审核批准，这一点是业务部门负责人需要重点强化的，尤其是支出预算的主管工作人员，对请购商品货单严格审核。对于发现的问题，及时向上级主管部门或直属领导反馈。

（2）公司采购部门编制订购单。待業务部门将请购商品和劳务等项目审核批准之后，采购部门确定无误，即可编制订购单。采购部门相关工作人员将收到的请购单，按照标准先分类，然后即可编制订购单。将编制好的订购单发给与公司建立合作关系的供应商公司。当然，假若是新供应商，则在发出订购单前需对其再次审核，全面了解供应商信息之后，将供应商的各项信息录入ERP系统，准备生成订单，然后传输给公司财务部门。

（3）供应商收到订购信息。采购部将最终编制出来的本期订单信息发送给供应商，供应商通过ERP系统获取到了订购信息，确认后即可发出商品并提供相应的劳务。采购与配货环节完成之后，供应商会将发票信息重新返发给采购部门，将具体的信息输入到系统内，然后即可寄往FSSC应付账款服务中心。

（4）仓库验收商品。对于这一环节，属于整个应付账款财务共享服务流程的核心一环，即验收商品。通常情况下，公司总部或者各子公司，需要选派专人来对供应商发运过来的商品进行验收。具体操作上，对比最初所发出的订购信息，将各项信息罗列出来一一对照，严密检查是否完全相符。

（5）采购货款单据处理。公司总部需要进一步强化FSSC的数控管理效能，各子公司的财务部需要将当期各应付账款信息在规定的付款期内，发送到FSSC。需要特别注意的是，需要将各应付业务按照货款信息来分类并归档，通过影像系统扫描下传输过来。此环节的控制，最需要改进的就是技术层面的管控，因此，过程中需要进行条形码的识别与控制。

（6）基于FSSC的应付账款财务共享服务中心。在这一环节，FSSC需要将先前接收到的各子公司财务部门编制的相关单据，进行基础记账服务。具体包括，对各应付账款业务类的发票、采购订单、收货情况等，进行三方审核。待审核通过之后，即可通过中心服务系统平台将付款指令传输至公司的网上银行账户。操作之后，就可以通过银行公司互联系统来完成最终的货款支付。

3构建应付账款财务共享体系的具体策略

3.1 清晰界定应付账款业务前端人员与FSSC人员的工作职责

对于应付账款业务前端人员和FSSC人员的工作职责，在管理工作过程中，各人员角色需要坚持两项基本原则，第一是及时性、第二是协同性。对于这一点，主要还是源于整个应付账款业务开展的复杂性，单以应付账款管理工作内容来看，可分为会计记账、会计清账、函证对账、业务清理等。在这其中，需要严格按照高标准进行的是会计记账和会计清账环节，即全权由FSSC负责。对于函证对账与业务清理两方面来说，应当由应付账款对应等级经营单位的财务部门来负责，即集团公司旗下的各子公司财务部门。其强调和注重的就是各子公司、各业务部门相互间的协调配合。

3.2重构应付账款会计档案管理体系

首先，建议集团公司加强应付账款档案形成过程中的一些问题，立足于公司财务部门管理情况实际，着重围绕着流程管理来进行。建议统一各子公司应付账款业务单据的格式，比如，各子公司部的订购单、销售单、请购单等，以子公司为单位，强化各部门的职能管控。为了强化制度的保障力，可利用影响系统来对各单据进行传递，之后方可借助ERP系统来对供应商的治疗做深度的分类整理。

其次，建议持续加强应付账款档案的风险控制。应付账款档案形成过程中各环节风险因素的发生同样会增大。具体来看，在这种新局面下，各种应付账款档案在被服务单位和FSSC之间流转，针对档案的真实性、流转过程中的丢失等問题，无时无刻不在要求着FSSC重新构建新的风险控制体系。基于此，对于终端环节一定要强化防范，即银企互联系统中需要设置相应的单据审核人员全县，待审核通过后即可进行付款。

第三，整合应付账款档案基础服务。关于这一层面，在新一轮的公司财务制度改革中，必须要赋予会计档案基础服务工作以新内涵。具体来看，可在先进的计算机信息系统的支持下，建立一个公司、银行、税务的大联网。如此以来，便可高效实现应付类档案数据信息在大局域网环境下共享。

3.3应付账款管理支撑系统的推进建设

该系统运行体系的重构，需要重点把控三个子系统，即功能模块。

第一，公司资源规划系统（ ERP），①供应商工作平台;②单据工作平台;③付款工作平台。也就是说，以上设置的三个任务工作平台，基本涵盖了整个业务操作流程的全过程。通过统一的工作管控平台，对于供应商需要获取到的信息以及反馈的各项信息，均可实时性的查询。

第二，影像系统与银企互联系统及其功能设置。①影像采集;②影像传输;③数据接收。先来看第一点，影像采集的实现，对于这一点，可通过条形码的识别和控制，将单据扫描成影像再传递至FSSC;再者就是影像传输功能的实现，具体可将扫描的影响单据上传，如果在上传过程中发现问题，立即退回重新扫描;最后是数据接收的实现，即将借助于FSSC将扫描呃呃城的影响资料接收归档。

第三，对于银企互联系统的设置与功能实现，以及运行过程中的制度体系保障。在具体操作中，财务共享服务中心的会计工作人员通过ERP系统的操作界面，将公司账户指令提交到银行系统。带银行系统做出响应之后，便可对信息再一次进行安全性验证。一旦验证成功，系统自动或者会计人员手动将回复信息自动反馈回去。这样一来可以很好的实现公司资金支付的效率性、实时性、安全性、合理性，基于问题解决改进的视角从问题因素源头上强化了应付账款支付各环节的数据信息处理。

4结语

集团公司基于内控制度与财务管理运营机制的合理化趋向，积极构建应付账款的财务共享服务体系，所取得的效果集中表现为五点。第一，业务处理表单化;第二，业务财务一体化;第三，通过财务共享服务体系的构建，保障了共享内容的全面化;第四，通过财务共享服务体系的构建，加速信息系统集成化;第五，加速实现了多端应用系统的同步化。

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