研究PDCA循环在中职学校财政专项经费管理中的模型设计

黄宏

摘要：近几年，国家对中职学校投入的财政专项资金越来越多。临时准备项目、项目经费分配不科学、项目经费使用效益低下等问题的出现严重阻碍了中职学校的建设和发展，探索一种科学、高效的项目经费管理模式成为目前亟需解决的一道难题。本文引进PDCA 循环理论，科学分析了财政专项经费管理中存在的问题，并按照P计划-D实施-C检查-A处理四个环节的关键点设计了一套财政专项经费管理流程，希望以此提升财政专项经费的管理工作效率，实现中职学校资源的有效配置。

关键词：PDCA循环;中职学校;财政专项经费管理;模型设计

引言

PDCA 循环管理是全面质量管理的工作步骤，它按照作出计划P、计划实施D、检查实施效果C、处理偏差A四个环节管理工作，及时分析失败原因，总结经验，提出改进方案，周而复始运行，直至每个环节都标准化，实现管理最优化。中职学校的财政专项经费指的就是由财政部门下拨给事业单位为了完成特定的工作任务和事业发展目标的经费。主要包括中职学校获得的诸如现代职业教育发展专项经费、改善办学条件专项资金、职业院校教育教学改革项目经费等专项资金。财政专项经费管理是一项全员参与、全面覆盖和全程跟踪控制的系统过程，它不仅只是形式上表现出来的一系列数据，更重要的是反映了项目实施过程中的资金运动轨迹和控制效果。笔者对中职学校在财政专项经费管理中凸显的问题进行了多年分析，引入PDCA 循环模式以寻找一种科学高效的中职学校专项经费管理模式推进中职学校事业的发展。

一、中职学校财政专项经费管理存在的主要问题

（一）长远规划和专业建设相脱节，缺乏预备项目储备意识

学校缺少顶层设计和规划蓝图，对专业建设的长远发展缺少市场角度，重点扶持专业、市场抢手专业、普通专业的概念规划不清，项目经费倾向不清晰。另外，各块面负责人缺少与基层人员沟通，日常积累预备项目的意识不强，经常出现临时开会布置项目申报任务，加班拟定项目方案的情况。

（二）预算编制不严谨，项目经费资源配置不当

项目编制缺少专家评审，常出现轻重缓急程度把控不清、項目测算依据不够充分、一事多报、资金需求浮夸的情况，进而造成预算编制脱离实际，执行时偏差大、调整事项多、资金执行进度不达标，项目统筹难度大的问题。

（三）项目经费管理制度不健全，流程不科学

1.在制度制定和组织机构上：缺少重视

在制度上仅限于形式，未对项目管理部门的组织架构及职责进行明确，工作中出现相互推诿的现象，工作效率低下。

2.在立项评审环节上：缺少调研和论证

日常工作需求是基石，是项目来源，没有需求就谈不上编制、执行、监督和评价。在对需求的调研上也缺少经验，往往认为有需求的就是急于解决的，而不是论证其必要性和可行性，结果导致专业评审失去意义。

3.在执行环节上：缺乏控制力，项目经费使用效益低下

项目预算批复后没有将预算有序分解，执行中缺少监控，偏离预算的原因比较多，但没有组织人员查找、分析，寻找补救措施，进而影响项目执行进度和效果，出现未严格按照合同履约、资金用途变更、资金使用效率低下的现象。

4.在验收评价环节上：缺少标准化

项目建设完成后，学校仅有设备物资的验收和领用手续，缺少一套标准化验收评价体系对项目建设过程资料、建设效果、绩效评价、经验分享等方面做出规定，量化指标几乎没有。同时也缺少项目经费管理考核机制的建立，缺少奖惩，造成做好做坏一个样的不利局面。

5.在后评估环节：缺少跟踪管理

几乎所有名义上的项目建设都随着资金使用完毕而消亡。对已完工的项目后续效果的跟踪，以及其效益的持续性，学校没有跟进和考评，这使得有些教学设备是否持续发挥作用，师生满意度后续如何，均无法知晓，最终可能导致资产的闲置和浪费。

（四）各科室之间缺乏协同意识，工作效率不高

财政专项资金管理工作与各科室及每位员工息息相关，涉及学校的方方面面和各个环节。一个财政专项往往涉及几个子项，子项又涉及不同的科室，工作经常会出现交叉，但由于协同意识不强，常出现领导层出面协商解决的情形，造成了办公成本和时间成本增加，降低了工作效率。

二、PDCA 循环模式及特点

PDCA循环又称戴明环，最早由美国质量统计控制之父沃阿曼德·休哈特博士提出，经美国质量管理专家戴明博士采纳、倡导与宣传获得普及，现在已经在全世界得以推广。PDCA是由英文单词Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理）的第一个字母构成的组合，同时也是PDCA基本循环的四个阶段。其中Plan（计划）是指确定方针与目标，制定相关的活动规划;Do（执行）是指计划的具体实施过程，实现活动规划的内容;Check（检查）是指在计划执行过程之中或执行之后，检查执行的情况，总结计划执行的结果，找出问题;Action（处理）是指根据检查的结果，采取相应的措施，将成功的经验纳入标准，遗留的问题转入下一个PDCA循环中进行解决。其循环模式如图1所示：

PDCA 循环是一个闭环，重点在第四个环节A，一方面要求在本轮工作中总结经验和吸取教训，且在下一轮实施中借鉴;另一方面要针对已发现的问题拿出措施改进，并在下一轮执行中提出新问题。因此，PDCA的主要特点就是：阶梯式前进、螺旋式上升。

三、引入PDCA循环模式进行专项资金管理的必要性和可行性

（一）必要性

1.受激烈的市场竞争的影响

中职教育想做强做大，须抢夺优质生源和高层次师资，以便提高教育质量和教学水平，获得更多的财政投入和政策支持。引进PDCA 循环模式管理项目资金，将有利于中职学校管理的优化，以更为高效的、精细化的管理来构建中职学校核心竞争力。

2.财政对预算编制、执行、评价的要求越来越高

2016年起，财政部门大力实施三年中期财政规划管理，要求各单位建立“零基+滚动”预算管理机制和提效减负的预算编审机制。同时提出，对项目建设“绩效结果为优良的，在安排预算时给予优先考虑，并予以重点支持;对绩效差劣的，暂停安排资金，并停止已安排资金的拨付，实现资金安排与绩效优劣真正挂钩”。这说明，财政资金正运用着PDCA 循环模式管理提高工作效率，同时引导着行政事业单位同步推进。

3.内部因素

中职学校内部控制的要求与项目资金管理模式上呈现出的弊端之间的矛盾，要求学校寻找更为先进的管理模式来持续提升竞争力。而 PDCA 循环模式在企业和高校的成功实践，加速了该模式在中职学校资金管理方面的运用。

（二）可行性

20世纪60年代，欧美国家高校已经开始将企业的管理思想方法引入到高校管理中进行探索、实践、总结，直至今天该理论研究已经非常丰富。20世纪90年代初期，我国高校开始研究，并陆续付诸高校管理实践且取得了一定的管理成效。21世纪初，该理论研究开始在中小学校管理中铺开，逐步引用到如教学管理、档案管理、顶岗实习质量管理中，已取得了一定成效，理论上将其运用到项目资金管理之中也是可行的。

四、PDCA模式在财政专项资金管理中的总体设计

（一）设计目标

加强顶层设计，建立“全员参与、全额纳入、全程管控”的财政专项管理模型。通过引入PDCA循环理念，逐步完善项目管理的各项工作流程，做到项目立项有依据，评审有佐证，执行有监管，验收有考评，绩效有挂钩，反馈有运用，跟踪有计划，实现资源的统筹配置，提高资金使用效益，促进学校内涵式发展，着力提高办学质量和水平。

（二）设计创新点

（1）将项目经费管理的关键点组织成了一条程序链，并呈现动态循环管理，使项目从需求积累开始就进入了可控环节，解决了项目库建设的问题，发挥了“需求库”基石的作用，同时把预算调研、预算评审、预算跟踪管理纳入了过程管理，以循环的方式推動管理阶梯式上升。

（2）将项目库的预算项目紧密与政府宏观政策联系，与学校整体发展战略、预算相结合，发挥了前瞻性的作用，让财政项目经费成为助推学校事业发展的有力保障。

（3）制定了有效的项目资金管理制度，加强了项目经费预算、项目执行、项目评价环节中财务科与项目管理部门的联系，通过目标指引、预算约束、绩效评价的方式，业财融合协同推进。

（4）加强了预算调研和评审、预算执行、绩效管理环节的精细化管理，保证了立项依据充分、财政国库支付进度正常有序，项目绩效评价资料完整，手续齐全。

五、设计财政专项PDCA循环管理流程图

财政专项管理是个系统，单独的项目既是独立的，也是非独立的，上一个项目管理水平为下一个项目的管理水平做了铺垫，下一个项目的管理水平是上一个项目水平的延续和提升。在 PDCA 循环中，就形成周而复始、互为补充的有机整体。PDCA 循环中的“P”主要应用于财政专项管理的预算编制准备;“D”主要应用于财政专项管理的预算执行;“C”主要应用于财政专项管理的预算控制;“A”主要应用于财政专项管理的预算总结与应用提高，以及后续跟踪。根据中职学校的项目管理特点以及PDCA理论，设计以下财政专项PDCA循环管理流程图模型，旨在实现学校资源的有效配置，提升财政项目经费管理水平（见上页图2）。

结语

引进PDCA循环理论对中职学校财政专项经费管理进行模型设计，有利于从理论上梳理项目管理周期的管控风险点，为日后专项资金管理实务操作奠定基础。

参考文献

[1]李婧，葛晓冬，许莹.嵌入PDCA循环的高校财政专项管理研究[J].教育财会研究，2018（01）：13–19.

[2]章围国.PDCA 循环模式在高校管理中的应用研究[D]. 南昌大学硕士论文，2015.