略谈基层档案室档案之“泛化”

岳玉军

摘 要：当今基层企事业单位的档案工作，存着大量“泛化”现象。包括档案定义上“泛化”，档案管理方式上的“泛化”。本文认为我们要正视这种现象，并提出了一些管理措施。

关键词：泛化;“名不符实”档案;资料

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.041

档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，把办理完毕并且对日后有参考价值的文件保管下来，就形成了档案。近年来，档案“泛化”现象引起档案学研究者的注意。笔者在中国知网上就查到近年来有近十余篇以“档案‘泛化”为标题的论文。何谓档案“泛化”，笔者赞同徐欣云同志的看法，“泛化”在理论上表现为对传统意义档案概念的扩张或借用;在学术研究上既表现为学术外延的积极拓展，又表现为学术核心的弱化或去档案化;在操作上则体现为档案工作制度理想和工作现实的差距，使得档案工作范围模糊[1]。简单地说，即档案实体“泛化”，档案管理方式“泛化”。对“泛化”的评价，有褒有贬，这里不再详述，但笔者认为，我们要正视普遍存在的“泛化”现象，进采取有效的档案管理措施。

本文论述的基层档案室，其实是个模糊概念。一般指除档案馆外，市级以下行政事业单位和各类企业的档案室，即在规模不大的单位中，档案管理不是特别专业的档案机构。现从基层档案室“泛化”成因、“泛化”档案分类、档案“泛化”的管理三部分进行论述。

1 档案“泛化”之成因

学者论及当今档案“泛化”之成因，往往从档案工作自身宣传力度不强而造成民众理解出现偏差、媒体利用公众的猎奇心理，运用“档案”二字以增加公众吸引力等方面分析。而基层档案室档案“泛化”原因并非如此，应该从档案室所在单位的人力、物力、财力方面考虑。现在党政机关、事业单位和企业，对人员编制都控制得非常紧，分工不会太细。能设立档案管理岗位，建立档案室，已说明对档案工作非常重视了。而一般规模不大的单位，如果档案员只管理严格概念意义上的档案，即办理完毕并对日后有参考价值的文件，工作量肯定不大。因此，领导必然会安排档案员从事其他一些工作，如公文处理等。一些单位考虑到档案室空间较大，甚至还堆放有报刊杂志、办公用品等物品。对这种单位来讲，到底哪些东西要放入档案室，简单地说就是两个字——有用。有用即存放于档案室。

笔者调查过四川省一些档案同行，他们有事业单位、国企、民企不同性质单位工作的工作人员。其实他们在每个单位都不可能只从事严格意义上的档案工作，还要完成领导交办的与档案有关的工作及其他工作。比如一些在房地产企业工作的档案管理员，现在要既要管理办理完毕的档案，包括党群管理类档案，行政管理类档案、实物档案、已竣工项目的工程档案等，还要管理若干个未竣工项目前期文件等。有些同行还要从事公文处理、后勤保障等行政事务。笔者还认识几位事业单位的档案工作者，还兼任驻村第一书记，常下乡开展扶贫工作。

2 档案“泛化”之分类

笔者将“泛化”之后的档案分为三种类型：

1）传统意义上的档案。这部分档案符合理论上与国家有关制度上的档案的概念。比如本年度之前形成的文书档案，行政管理类档案、已竣工项目的工程档案、今年之前形成会计档案等。

2）“名不符实”的档案。随着社会环境的变化，一些类型的档案内容发了大的变化。以人事档案为例，在我国全面发展社会主义市场经济的今天，很多单位（尤其是企业）都是实行人员的聘用制，只有各级党委政府、事业单位和大型国企的部分在编人员的人事档案放在单位中。这就意味着 “档随人走”的传统档案管理办法已不适用。很多人一生会换多个工作，而他们的人事档案就一直放在某人才交流中心。一个人应聘到一个新单位工作后，他的人事档案完全是由本单位人力资源部新建立的，并且到他离职时就停止增加材料进去。人员离职后，这些人事档案也不会转到下一家单位或人才中心去。也就是说保管的人事档案，主要是员工从入职到离职这一时间阶段中的档案。具体包含员工学历证、各类资格证的复印件，应聘登记表、薪酬考核材料、劳动合同等。这些材料既有原件，也有复印件。难怪有些档案界学者称这些只能为“人事资料”。虽然当前企业员工档案的性质、地位，以及与国家认可的人事档案之间的关系和相互转化、衔接问题都比较复杂，需要进一步论证。但不可否认的是，现在很多单位都保管有冠以“人事档案”为名的一种档案，它们利用率也较高。

3）过程文件和资料。档案本指办理完毕且对以后工作有参考价值的文件，而过程文件和资料是指单位在从事某些业务开展过程中形成的文件和资料，还没有达到归档的条件和时间，但由于单位人力物力原因，仍存放于档案室，或者由档案员暂时保管并提供利用。这也是档案“泛化”的主要体现。以工程档案为例说明。现在有些房地产开发企业，对工程立项阶段的文件实行“即时归档”、“先归档、再利用”的原则。如国土证、施工许可证等这些证照，还有立项批复、消防审核意见书等文件，利用率非常高。一般都是取得后即时交档案室存放，需要利用的员工履行利用手续后方能借出利用。又如合同，甲乙双方在签订完后，合同上面的权利与义务并没有履行，但有些单位要求签订完后的合同必须交一份存放于档案室。不少档案员管理的过程文件和资料，就已占据了大量时间。

此外，有些单位中的书籍报刊也存放于档案室，这也要看作档案“泛化”的表现。

3 档案“泛化”之管理

我们知道，档案管理是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理，提供利用服务的各项业务工作的总称，也是档案事业最基本的组成部分。而如今面对档案“泛化”状况，我们除了正视外，还应当怎样管理呢？笔者根据第二部分档案分类，结合档案管理中接收、整理、鉴定、保管等环节发表看法。

1）传统意义上档案的管理。对这部分档案，接收、保管按照国家和单位的制度严格执行即可。整理只需按照国家颁布的《归档文件整理规则》、《建设工程文件归档整理规范》、《会计档案管理办法》等收集、整理即可。

2）“名不符实”的档案。这部分档案的管理，需要根据单位工作实际，创新性管理。又以人事档案为例，国家规定人事档案中的材料分为履历类、自传材料、表彰奖励材料等十类。我们实际工作中，可根据单位实际情况重新确定分类方案。相关工作还可由单位负责人力资源的同事协助。

3）过程文件和资料的管理。对这些文件资料的管理，要注意几点。首先是在接收时间上有不确定性。往往是别人交一份我们收一份，并及时在电子台账上登记，编的档案号只是临时档案号。第二是保管时不能和已归档的文件混在一起。第三是日后正式准备归档前，要做好鉴定工作。有些过程文件，特别是资料不需要保存，要剔出来。有些最初他人移交的就是复印件，要再次确认为复印件的原因并在卷内目录中备注。

最后笔者还想说两点。第一，对“名不符实”的档案、过程文件与资料的管理，单位也应出台相关的制度，确保在单位员工在制度上指导下进行移交、归档。第二，“泛化”的管理，对档案管理者工作提出了更高的要求。我们基層档案工作者除了熟悉档案业务还，还应该加强对单位工作动态的掌握，有关行业专业知识技能的学习，体现出既严谨而又不拘一格的工作方式，使单位的档案工作顺利开展。

参考文献

[1]徐欣云.档案“泛化”现象研究[J].档案学通讯，2012（6）：52.