精益管理思维下对框架协议采购管理的思考

孟亚刚 田倩（孟亚刚，海洋石油工程股份有限公司；田倩，河北金融学院）

■前言

精益管理是一种先进的管理理念，它的实质是以最小的资源投入创造最大的价值，并最大限度地发挥效益，核心是消除所有消耗了资源却未创造价值的浪费。[1]在具体工作中，主要表现在企业运行效率和利润率的不断提升，企业经营管理能力和市场竞争力的不断增强。在生产经营管理中，采购管理是一个非常关键的环节，采购管理对生产运营成本、计划、质量都有直接影响，是企业的核心竞争力之一。生产物料的采购价格水平将直接影响企业的生产经营成本；采购成本过高，将导致企业生产成本升高，进而影响企业利润水平；相反采购成本过低，又会导致很多风险，例如质量风险、交货风险等，这势必会影响企业正常的生产运营，管理成本不断增加，削弱企业的盈利能力。因此，在企业管理中，应当不断提升企业的采购专业管理水平，减少采购过程中损耗时间、人力和资金的浪费环节，进而提升企业的运行效率和利润率。因此，将精益管理理念融入到采购管理，提升企业采购管理水平，对提升企业经营管理能力和市场竞争力意义重大。加强供应链的科学管控，选用适合生产需要的采购方式，可以提高采购效率和采购效益，提升企业市场竞争力，最终获取更多的经济收益。随着现代企业管理水平的不断提高，以框架协议采购为代表的新采购方式不断涌现，框架协议采购是一种适合大型企业发展需要的采购模式，其核心是集中需求、集中资源，形成规模优势，压缩企业运营成本。框架协议采购，是指采购方集合一定时期内的物资、工程和服务的需求，通过招标的方式与供应商签订提供货物、工程和服务的协议，协议一般只约定单价。[2]在协议期限内，采购方可以按协议规定的条件要求供应商不定期、不定量地、分散地提供货物或服务。采购方通过整合内部需求和外部供应商资源，将需求向少数优秀供应商集中，与优秀供应商建立长期稳定的合作关系，缩短采购周期，降低人力和管理成本，进而提高采购效率和采购效益。

■框架协议采购的优点

（一）整合集中内部需求，提高市场供应资源的获取能力和市场议价能力

采购方将一定时期内不同时点的供应市场相似、功能相似、制造工艺技术相似、采购策略相似的物资需求集中起来，形成规模效应，增强企业在采购价格、质量保证、售后服务等方面谈判话语权。框架协议采购是在集中采购后效率更高、效果更好、更具经济学意义的科学采购模式，进一步提升了企业市场供应资源的获取能力和市场议价能力。

（二）推进需求标准化，减少资源受限，解决“万国牌”维护困难的问题

框架协议的效果是建立在规模效应上的，没有达到一定的规模，就不会有效果，因此要从设计源头实现通用设备及材料的标准化，最大限度地整合企业需求，这样才能充分发挥规模化采购的优势。通过整合物资需求技术规格参数，统计分析关键材料、备件的需求规律，推动需求标准化，减少资源受限，解决设备备件、材料品牌繁杂的问题，从而减少生产运维备品备件，释放库存压力，提高采购效率和采购效益，最终降低运营成本，实现企业整体提质增效。

（三）精简供应商库，优化供应商构成，建立长期稳定的供需合作关系

供应商是企业供应链的下游参与者，生产性企业采购成本支出占企业总支出的60%以上，因此供应商是企业采购成本管理的起点，在一定程度上供应商决定了企业的成本竞争力。同时，供应商也是企业运营风险的主要来源，其交付能力、产品质量对企业的平稳运行有很大影响。框架协议采购通过整合内部需求，形成规模效应；然后通过招标过程优胜劣汰，挑选出一批优质供应商，进而将内部需求向优质供应商集中；通过强有力的过程把控，建立一套以采购方为中心高效稳定的供应体系，降低采购风险和供应商管理成本，打造高质量供应链。

（四）解放采购人员生产力，强化物资采购管理职能

传统采购业务是操作型采购，主要特点是“一单一询价、一单一招标、一单一签约、一单一结算”，采购人员整日疲于应付机械式的、重复的具体操作业务，没有时间思考物资采购科学管理，没有时间梳理分析采购数据，最终采购数据无法回溯指导采购管理，采购效率和采购效益难以提升，策略型采购难以实现。推进框架协议采购，减少合同数量，解放采购人员生产力。采购人员可以减少询价、招标、谈判、签约等机械重复的业务操作，从而留出更多的精力分析研究内部物资需求规律、供方市场竞争情况和产品供应链结构，促进采购业务从操作型采购向策略型采购转型，提高物资供应专业化管理能力。

■框架协议采购管理的工作难点

（一）供应名单长与短的关系

框架协议采购的主要目的之一是精简供应商，优化供应商库构成，将供应份额向优秀供应商倾斜，提高采购方市场主动权和议价能力。[3]由于市场需求与供应信息的不对称，在框架协议采购的初期，协议供应商名单不宜太短。名单太短不仅容易削弱竞争，封堵供应商更新迭代的通道，降低供应链对市场的适应性，而且容易使供应商滋生惰性，彼此竞争性减弱，甚至相互默契结成利益团体，排斥新晋供应商，使采购方丧失主动权。特别是在当前中国诚信体系建设初期、市场竞争环境还不够有序且市场发展日新月异的情况下，企业需要保持一定数量的供应商，维持竞争状态的同时保证供应链的活力，始终牢牢把握物资采购的主动权。但是，随着框架协议采购工作的不断深入，采购部门应逐步把握内部需求品类和需求规律，掌握产品市场竞争状态和供应链结构，构建关键物资采购成本模型，细化执行阶段供应商考核机制，最终实现逐步压缩供应商名单。特别是对大宗、通用物资，如钢材、电缆等，综合考虑企业需求和供应商产能，应尽可能压缩框架协议供应商名单，同时加大排名靠前供应商的供应份额，确保采购方的采购效益。

（二）协议合同期长与短的关系

框架协议合同期的长短直接决定了协议标的量的大小和对供方市场的吸引力。协议合同期越长意味着协议标的量越大，规模效应越强，对供应商的吸引力也就越大，因此采购方的主动权和议价能力越强。[4]但是，协议合同期过长会削弱供应商之间的竞争，部分未中标供应商甚至会放弃这部分市场，从而造成框架协议招标参与者固化，形成隐形市场准入门槛，框架协议招标的竞争性和活性不足，采购方对供方市场信息获取能力减弱。而协议合同期过短，协议标的量又不足以形成规模效应，无法发挥框架协议采购的优势。因此，采购部门应综合考虑各品类物资的属性特征、供方市场竞争情况，以确定框架协议合同期限。对于价格成本构成明确、供方市场清晰、采购方风险把控能力较强的通用物资，可以一定限度地延长协议合同期。

■框架协议采购管理的工作重点

（一）强化框架协议采购策略的制定

框架协议采购策略是根据供应市场分析和业务需求分析结果制定的。

1.加强对供应市场的分析研究

通过对供应市场的研究，了解市场整体环境、产品市场竞争状态、产品供应链结构以及供应商各自所处的优劣势，跟踪市场产品价格变化，绘制历史价格走势图，编制及修正协议调价公式，为框架协议调价机制提供数据支持。

2.加强对业务需求的分析

从数量、质量、成本、技术、交付条件等方面，对历史需求情况、需求变化趋势、采购标准化程度、历史采购价格、各供应商供应份额分布，确保协议物资全生命周期价值，为框架协议的签订提供参考。

（二）强化对供应商的资格审查和现场考察，保证协议供应商质量

根据框架协议实际工作情况，要对供应商的技术能力、生产能力、质量体系、财务状况、人员配置、销售业绩等情况进行资格审查和现场考察，形成完整的供应商资格审查报告和现场考察报告，坚决淘汰现场考察不合格厂家，确保框架协议采购的质量。框架协议供应商原则上要有两家，“一主一辅”或“一用一备”，在保持竞争性的同时，避免供应风险。

（三）强化物资供应过程监管，防范和化解框架协议的采购风险

一是要提高框架协议的应变能力。对框架协议约定的供应总量、协议价格和协议份额，应当预留一定的调整空间，提高框架协议对内部需求和供应市场变化的适应能力，防范和化解采购风险。二是要加强协议期内对供应商的考核。在框架协议合同期内，从订单价格、货物交付、验收质量、售后服务等方面，动态跟踪考核供应商的履约能力，根据考核结果调整供应份额的划分，控制采购风险。三是加强企业内部框架协议执行情况检查力度。对框架协议订单总额、价格调整、协议份额划分、协议范围使用、优惠条款落实、订单付款等方面进行定期检查，及时发现并纠正协议执行过程中存在的问题，不断规范企业内部框架协议执行行为，保障框架协议健康平稳运行。

■总结

在当前经济形势复杂严峻，不稳定性和不确定性较大的情况下，企业应不断深挖自身潜力，提升企业精益化管理水平，提高企业竞争力。框架协议采购通过梳理整合企业内部需求和外部供应资源，不断减少采购过程中存在的时间、人力、资金等方面的浪费，推动采购业务由操作型向策略型的转变，实现采购的精益式管理，为企业建立一套以采购方为中心高效稳定运转的供应体系，提升企业的运营效率和经营效益。