档案信息化之电子文件归档与管理

仇海燕 张晓东

檔案信息化是我国以及全球未来发展的趋势。在发展过程中，建立信息化档案库是我们信息化建设的脚步的进程。在进步的过程中，我们需要建立应用系统平台，需要建立数据库，最后也需要电子文件的归档与管理。电子文件的归档是指我们电子档案的归属。目前我们档案的迁移依旧靠国家的快递业务，随着我们的生活，学习，工作单位的改变，我们电子会归档到一定的地点，不能再自己手中保存，不能自己留存。可以在家乡的人事局，可以在学校的档案中心，可以在别的单位的人事部。在建立电子档案之后，这个问题也要在电子档案方面的得到解决。电子档案的归属需要靠电子档案转出和转入双方同时建立电子档案信息库，然后以一定的程序惊醒转出和转入。保证群众的档案及时归档，不出现死档的情况。

在档案的管理过程中，我们电子档案的管理特别麻烦。电子档案需要我们进行归类，进行数据录入，在数据录入的过程中，对于我们来说是个不小的挑战，如何将数据准确录入不出错是很重要的，需要有专门的校对人员进行校对。在录入信息之后，我们要将录入的信息进行管理，分层次，分类别的进行像书架般的整理过程。

在进行数据和电子档案的管理过程中，有几个小的建议：

1.分地区管理

各部分社区设置管理员，在社区中管理自己社区的档案;县级，市级人事部需要设置管理员管理自己地区的档案，在这个过程中，量不大而且会便于管理。

2.按照分类管理电子档案

电子档案可分为好几类，包括就业的，居民的等等。在分类的过程中，分门别类是很重要的，便于电子档案的管理与处置。

1.电子档案的管理应谨慎精细

在网络上建立电子档案数据库就会出现电子档案数据库管理员账号被盗的情况下，造成人民群众财产损失的;或因某个员工工作不精细从而对群众造成一定影响的，也需要大家正确认识电子档案信息的管理，规范管理，规范使用，规范开发是我们当代处理规范的电子信息档案的要求。

2.电子信息档案的管理应灵活化

过去因为档案管理的不灵活，导致我们在使用纸质档案的时候具有一定的不便捷性，具有一定的不灵活性;找规矩办事是没有错，但是电子信息档案的管理应具有灵活性，灵活处置，灵活交代，灵活沟通等。我们电子档案的建立本身就是有利于人民的，是国家发展的大趋势，是我们在使用电子档案时的最终目标与要求。我们在处理电子档案的过程中，在甚至应用平台的过程中应灵活设置。灵活沟通，灵活转化。