高校人事档案管理信息化建设的价值

摘要：社会不断发展的背景之下，计算机信息技术开始运用到各行各业当中，不同行业开始实现信息化发展目的，高校人事档案管理也要紧紧跟随时代发展脚步，主动展开信息化管理。由此，下面通过简单分析高校人事档案管理信息化建设的价值，提出了高校人事档案管理信息化建设存在的问题以及应对策略。

关键词：高校;人事档案管理;信息化建设

过去的档案管理工作表面看起来比较简单，无需投入过多的精力进行管理，实则并非如此。现如今的档案具有非常重要的作用，特别是人事档案，直接表现出高等院校人员变动情形与用人单位的水平。目前信息化变成社会发展与进步的重要前进方向，信息资源变成不可小视的一项战略资源，具有非常显著的利用价值。传统的高校人事档案管理方案已经不能紧跟时代发展步伐，需要及时展开变更，实现信息化人事档案管理目的，从而提高人事档案管理效率，实现资源共享，信息数据化，确保信息安全水平，提高人事档案管理人员服务水平，加强高校人事档案信息化建设力度，迅速完成高校政务信息化目标。

一、高校人事档案管理信息化建设的价值

第一，人事档案管理信息化充分满足了人事工作发展的基础需要。人事档案管理作为人力资源管理工作的重要一部分，在人事档案管理工作当中详细真实的记录着教职工的信息，高校做好人事档案管理工作能良好的调配教职工，优化资源配置，加强提高教职工的工作水平。第二，高校人事认识档案管理信息化建设可以满足人事认识档案管理工作的发展需要。随着我国社会经济的快速发展，传统纸质档案管理存在着容易丢失、人为篡改的问题。此种档案管理方式已经不能适应于信息化发展需要，推动人事档案信息化管理可以极大程度上提高高校信息化建设水平，促使高校完成现代化管理转型工作。

二、高校人事档案管理信息化建设存在的问题

（一）信息化建设理念落后

现如今，我国大多数的高校人事档案管理技术与硬件设施比较到位，可不具备信息化处理的意识，导致新引入的硬件和技术难以发挥出真正的作用，效果不佳，管理模式始终是传统落后的，无法紧跟时代发展步伐，终究会被淘汰出局。目前我国高校认识人事档案管理所存在的主要问题是档案管理工作者的传统思维难以转变，他们的意识当中始终沿用传统的档案保管、整理方法，信息化管理意识不足。

（二）信息化管理系统建立难

高校人事档案管理信息化建设中存在的困难包含多个方面，从收集与处理信息上：高校作为人才聚集之地，每一个人的工作经历以及情况都较为复杂，在进行收集与整理上存在较大的困难与时间差，对信息的真实性以及整理的实效性带来较大的影响，从而难以建立起信息化管理系统。

（三）安全问题严重

人事档案管理系统采用单机版形式，虽然可以一定程度上提高工作效率，但是却与档案信息化建设标准有很大的差距。信息化建设全面推行有利有弊，在简化工作程序，提高工作效率的基础上为档案信息安全带来较大的挑战。

（四）档案管理者的信息化技能不高

高校人事档案信息化建设的展开不能缺乏档案管理人员，可是大部分的高校认识人事档案管理人员的信息化技能不足，不能科学合理使用信息化设备以及信息系统，造成人事档案管理工作无法顺利展开，更不能将人事档案信息化建设的作用发挥出来。

三、高校人事档案管理信息化建设的策略

（一）树立信息化管理理念

高校人事档案对教职工学习、工作、科研等真实情况进行了全面客观的记录，作为真实身份、学历的真实写照，保密性较强。有研究者将人事档案比作公共管理的一种工具，在传统管理模式之下，人事档案管理以保管为主要形式，严控档案开发利用。为了更好的适应社会发展，高校需要及时更新信息化管理理念，正确掌握好人事档案保密特点，按照学校的实际情况来适当的放宽人事档案的利用，将人事档案信息的被动化利用转变为主动提供服务，为招聘、录用、流转人才、选拔干部等提供方便。公开的范围能够按照档案材料的保密等级来进行划定，不能公开政审材料、干部考察报告、民主评议等内容。高校要紧跟人事档案信息化建设的步伐，真正提高管理效率，增加资金投入力度，配备计算机、扫描仪等现代化的办公设施，开发出适用于高校不断发展的信息化管理平台。基于原始纸质档案，档案管理人员要精准无误的把教职工的信息录入到管理平台上，与校园当中其他管理平台共享资源，从而为教职工提供查阅个人部分档案的权限。

（二）创新档案信息化管理系统

高校人事档案管理信息化建设是为了顺应市场发展形势，满足科技水平不断提高的要求，在信息化建设过程中，高校要高度重视市场的变化与科学技术对信息化管理系统带来的影响。因此，为了彻底转变学校不重视信息化管理系统的看法，要积极利用档案信息化建设的作用，冲破传统管理模式，一旦在资金方面建设存在困难，能够向国家寻求帮助，国家对教育以及科技提供了不少的优惠政策，在这些政策的支持之下积极探寻管理系统，在资金方面获得银行等地方政府的支持与补贴，打好系统建设的良好基础。

（三）提高信息安全

第一，高校在人事档案信息化建设过程中，需要不断对服务权限进行优化，进而提高人事档案信息资源的利用率，从而加速高校人事档案信息化建设的进程。第二，为了良好的提高人事档案信息化管理系統的安全性作为实现高校人事档案信息安全的重要方法。首先，设置人事档案信息化管理系统登录方面的内容，高校需要从学校发展的实际需要与运用情况出发，通过采用密码验证、权限卡验证的方法，设定系统识别模式，进而加强用户登录的安全性。其次，设置好管理系统的权限内容，高校需要灵活的对人事档案信息使用人员的身份信息进行整合与分析，针对不同的身份信息设置不一样的查询权限，从而实现对重要人事档案信息加密的目标。接着，保护信息资源方面，高校需要主动积极运用版权保护技术，防止人事档案信息资料被恶意改动，为使用人事档案信息资料带来安全保障。最后，人事档案信息化管理系统日志记录管理中，高校要引入系统追踪以及记录的功能，追踪用户访问、获取、下载等各种行为，并且在系统当中自动形成日志记录。如果发现有用户产生违反规定操作的行为，那么系统将会立即做出反应，管理人员也能够立即对这样的情况展开处理，防止出现丢失认识人事档案信息资料的重要问题。并且，日志记录还能够让管理工作人员在第一时间里发现系统当中存在的安全问题，从而在极大程度上预防产生损坏与丢失信息资料的情况。从而，高校需要对人事档案信息化管理服务权限进行优化，加强管理工作者与使用者的信息安全意识，健全认识人事档案信息资料安全管理制度，全面实时追踪人事档案使用情况，保障高校人事档案信息资料的安全性。

（四）提高员工数据素养

为了防止被时代所淘汰出局，高校档案管理工作者需要不断增强人事档案数据管理意识，高度重视人事档案数据质量低所带来的影响，让大数据思维变成人事档案管理者的基本素养。第一，作为一名人事档案管理工作者，需要直接参加到人事档案信息化建设过程中，与信息化建设联系紧密，人事档案管理工作者需要树立起良好的大数据意识，提高数据价值性的认识，高度重视大数据给高校人事档案管理带来的影响。第二，调整档案管理人员的岗位设置，促使档案管理人员参加到培训与工作实践中去。传统人事档案管理模式之下，档案管理人员要高度重视收集与保管，忽略掉档案信息的开发与研究。所以在大数据时代下建设人事档案信息化系统中，要先树立起人事档案管理工作者的数据价值意识，提高工作者的管理能力，熟练运用人事档案管理系统，实现选择、组织与存储数据信息的方式，通过运用大数据的思维来顺利解决档案信息化管理中存在的问题。作为高校领导者，一定要充分了解到高校人事档案信息化管理的价值，加大对信息化建设的资金投入力度，做好电子文档的整理，提高档案信息化管理对人事决策、人才规划等方面的作用，防止产生决策失误的现象，完成高校人事档案资源管理的规范，进而完善人力资源管理效果。

总而言之，当今的大数据时代背景之下，国家政策改革的引导下，高校开始高度重视人事档案管理当中的问题，要及时做好人事档案管理信息化建设工作，进一步提高数据信息资源的使用率，更新自身管理模式。高校要积极主动做好具体筹划人事档案信息系统建设的工作，把人事档案信息系统与其他管理系统良好结合在一起，为高校人力资源管理提供良好的数据支持，推动高校良性发展。

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作者简介：王忠泽（1964.03-），女，汉族，天津武清，大学，副研究馆员，重庆科技学院人事处，档案管理。