招标档案管理中常见问题及解决办法探讨

曾东瑜

【摘  要】招标档案作为招标项目最为重要的记录和载体，是招标管理体系中末端管控的重要内容之一，历来是巡视巡察审计工作的重要依据。本文针对招标档案工作中存在的问题开展了探讨并提出解决措施。

【关键词】招标档案;问题;解决办法

引言

招投标业务因其业务特质等因素，系关供应商的重大商业利益，历来是各供应商关注的重点领域，也是供应商重点实施围猎行为的重点领域。因此，各个单位都在专项推进招标档案管理工作，相继推出“纸质、电子双归档”的新要求，配套开展数字档案馆建设，持续提升采购管理工作的电子化、信息化、数字化，助推招标档案管理工作逐步提上一个电子化加速发展新阶段。

1.目前招标档案管理存在问题及解决建议

1.1早期招标档案纸质材料缺失的问题

部分早期招标项目纸质过程材料存在不少不同程度的缺失，部分项目甚至仅存留了招标方案与评标报告。此类项目完备性方面存在残缺，最终如何立卷归档成为亟待解决的问题。建议在确实材料无法追溯补充的情况下，近照“据实归档，有一归一”思路进行归档，必要时注明相關情况缺失情况。

1.2投标文件电子版缺损的问题

目前，随着电子化时代新要求，新上招标项目普遍要求做到“纸质、电子双归档”，但由于早期项目当时未对电子档案的存储进行规范，导致电子资料缺失、受损严重，无法进行系统化处理。若对项目投标文件（平均200至300页，大型工程类、物资类项目投标文件最厚多达1200页）进行逐页电子化扫描，将耗费大量人力和时间。建议待进一步明确具体操作模式与思路后，继续进行完善，此类项目只采取纸质归档方式进行归档，暂时作为历史遗留问题有待后续再择机针对电子版投标文件的收集、下载、备份、整理工作进行深入分析，探讨新的解决办法。

1.3关于业务指导书与国家档案标准部分内容要求不一致的问题

要出台招标档案管理业务指导书，认真研究分析异同，归档工作必须在符合国家档案管理的大原则，若本单位或上级颁布的指导书有更加严格要求的，则应遵照本单位或上级颁布的指导书从严执行。

2.招标档案管理工作措施探讨

2.1领导高度重视，各部门通力协作

为更好地推进招标档案规范化管理工作，各单位应成立由单位主要领导任组长，各部门负责人参与的招标档案管理领导小组，负责招标档案规范化管理工作组织、总体方案制定、总体工作推进及问题协调，充分调动公司各方面资源，动员各部门通力协作，划拨专项资金开展招标档案整理工作，推进纸质档案存储档案室及数字档案馆建设，为全面实现“纸质、电子双归档”奠定场馆条件及系统支撑。

2.2建立沟通协作机制，全面加强过程管控

招标项目资料整理归档过程中，各单位应与上级部门加强汇报、协商和磨合，建立了顺畅、良好的沟通协作机制。通过双周报、专题汇报形式、问题反馈跟踪表及时上报档案整理进度情况及问题汇总，及时向上级部门反馈、解决相关事项。相关问题要争取得到上级部门高度重视，组织召开专项研讨会，研究提出相关解决方案。

2.3持续加大人员投入，确保归档进度和质量

为确保归档工作顺利推进，各单位应持续增派人手，明确职责，分工合作，成体系推进，从收集、分类、立卷、录入、审查、整改，乃至后勤保障各环节都做到责任到人，责任到位，保障了档案整理、审查及完善整改系列工作的高效推进。要充分认识到归档工作的复杂性和艰巨性，持续加大与外协专业档案制作公司合作力度，优选技术熟练的外协档案专业骨干参与整理立卷工作，争取更多更好的外部优势资源的补强和支持，确保归档工作的整体进度和质量。

2.4加强调研检查，争取上级指导支持

（1）强化专项检查和监督指导。为全面推进招标档案管理规范化管理，各单位上级部门应定期针对档案整理工作组织开展专项检查和指导，听取档案整理工作汇报，了解项目进度，针对项目工作中存在问题提出解决思路和指导建议。

（2）加强业务调研与中期验收。加强对招标档案整理工作研究，对沉淀、升华的档案整理经验要给予充分肯定，对优秀的成果要积极推广应用。检查调研组针对项目工作中遇到的多个困难和疑惑要一一作好回答，提出解决办法和建议，为后续档案整理工作提供指引。

（3）落实责任机制，确保规范完整。落实责任机制，招标项目负责人如实将项目名称、开、评标时间地点、项目负责人姓名及单位等重要信息填入招标项目概况表，在案卷备考表“检查人”处签名，并将其加入档案案卷同步存档。采用其他事项记录表对有重新招标、有项目延期或取消、有预中标结果调整、有投诉以及存在其他不符合规定的事项等情况及时予以记录。最大限度展现采购材料原来状态，努力确保招、评、定、投各个环节归档材料真实、规范、完整。

2.5提前谋划，及早部署，做细做实收集补缺工作

（1）“三早三勤”，较好地解决项目材料缺漏不全等困扰问题。围绕招标项目材料（特别是早期项目纸质及电子版材料）缺漏不全的问题，可采取“三早三勤”的措施，即早清查、早发现、早通报、勤跟踪、勤提醒、勤督促。早清查，了解整体状况;早发现，找出缺漏破损;早通报，及早动手补齐。勤跟踪，掌握最新数据;勤提醒，加快收集进度，勤督促，达成最终移交。

（2）专箱存放，分步实施，巧妙解决完备性不同步的难题。面对投标材料和过程材料完备性不同步的问题，要巧妙采取专箱存放，分步实施的办法，将项目专箱存放，归档材料及已立案卷定向入箱，既防范交叉混乱，又保持工作连续性，确保项目持续保持高速推进。

（3）实施双轨并行，加速分类整理。针对历时久远的项目存在的材料存放混乱、缺失较为严重、甚至无项目总清单指引等问题，要研究实施双轨并行策略。一方面，将项目资料按年份、按项目逐件分类、汇总、上架和定位，理出项目资料清单。另一方面，安排收集人员同步梳理招、投、定标过程文件，列出中标厂家投标文件清单，按单调取使用。

（4）纸质电子同步推进，档案管理迈向信息化、自动化。要实现电子材料录入系统，逐步迈向信息化、自动化，实现信息共享更加便捷，检索和利用更加高效，招标档案管理现代化水平得到进一步提高。

2.6配置专用设备，引进档案软件，全面提升软硬件水平

要专门配置大批档案专用设备，引进专业档案管理系统软件，进一步提升招标档案系统的存储空间，完善系统备份及系统安全设置，提升档案整理硬件设备水平。要全面提升招标档案的规范性及安全性，提升管理水平，为招标档案电子化信息平台的建立奠定了数据基础。

2.7配合开展调研交流，促进总结提升

要组织召开档案业务交流会，开展现场观摩和实操交流，促进整体提升，奠定坚实基础。要协同系统内、外先进单位开展互动交流和调研学习，开展工作交流、实操学习及典型引领。要加强项目总结，分析经验教训，把项目成果研究、提炼、固化下来，指导后续工作的持续开展。

2.8加强招标档案人才培养，夯实招标档案人才支撑

要按照人才强企导向，培养和造就一支训练有素，技能优良的招标档案整理队伍，夯实招标档案人才基础。要加强招标档案技术专家培养，以点带面示范推进招标档案管理工作。要通过扎实有效的档案工作交流和制度宣贯培训工作，共同促进省公司招标档案整理工作迈向一个崭新台阶。

3.结束语

招标档案管理工作是一项烦琐复杂工程，加强招标档案工作有着特殊重要的作用，我们要增强招标档案管理工作的计划性、前瞻性和预见性，不断夯实档案人才根基，做好招标过程管控，规范推进归档工作，持续推进招标业务档案文件末端管控工作，共同推动招投标业务蓬勃发展和健康发展。