网上询价比选采购系统在高校家具采购中的实践

王 攀，王 妍，徐 召，南晓斌，许宏山

（南开大学实验室设备处，天津 300071）

0 引言

家具作为高校开展教学、科研活动必要的、基础性办学条件越来越受到高校管理部门的重视［1-3］。我国家具市场因为行业门槛低、市场集中度低、产品差异化程度小［4-5］等特点，导致市场上的家具供应商生产管理水平参差不齐，提供的家具产品中有的存在尺寸质量缺陷、材料缺陷、工艺结构缺陷等［5］。高校家具管理部门如何为全校师生采购到质优价廉、符合需求的家具，更好完成家具采购任务，规避采购环节中的风险，为“双一流”建设提供更优质的服务，是高校家具管理部门面临的重要工作内容。

高校的家具采购行为还受到本校审计、纪检、财务资产部门的监督和制约。国家发展和改革委员会、国务院的相关法律法规和通知也进一步明确了政府采购及政务信息系统中的信息公开要求［6-7］，强调要做到采购过程的公开、透明、可追溯。

如何为师生采购到满足需求的家具，同时又符合学校和国家相关部门的文件要求，达到既优化采购流程、提高采购效率和资金利用率，又符合采购内控要求，已成为各高校家具采购管理部门的重要研究内容。

1 目前高校家具分散采购现状及存在的问题

目前教育部直属高校的校内分散采购方式主要有：

（1）自行采购。家具需求用户提交采购申请，经家具采购管理部门审核通过后，用户自行寻找家具供应商购置的一种分散采购方式。适用于采购规模和采购金额比较小的采购行为。

（2）备案采购。家具需求用户自行采购家具后，通过向家具采购管理部门提交采购结果、签订采购合同或者资产建账等形式来实现的“先采购后备案”的一种分散采购方式。

（3）网上竞价。家具需求用户提出明确的家具品牌、规格、型号、技术参数等采购需求，通过网上竞价平台公开采购需求，家具供应商在规定时限内进行网上报价，以“价格最低”原则选择成交供应商的一种分散采购方式。

（4）校内招标采购。对于分散采购限额标准以下的家具采购，高校根据本校实际情况，又划分了学校招标采购限额。校内招标采购是一种适用于在学校招标限额以上、分散采购限额标准以下并采用招标形式购置家具的分散采购方式。

自行采购和备案采购均适用于采购规模和采购金额比较小的采购行为，采购主体为家具需求用户。用户需要自行细化家具需求、调研市场上家具供应商资质等内容，用户的工作量大、时间长、活动范围广。网上竞价仅适用于品牌、型号、规格等参数非常明确的通用标准货物采购。家具产品一般没有通用的品牌和型号，网上竞价难度较大。校内招标仅适用于高校校定招标限额标准以上的家具采购，并且招标采购流程有严格的规范要求，时间长、程序复杂［8-9］。

2017 年，为落实国家“放管服”的政策要求，结合学校实际情况将我校校内招标限额标准从10 万元提高到30 万元。在赋予科研人员充分自主选择权前提下，为降低采购内控风险、确保学校资金的高效利用，实验室设备处规定采购总金额在10～30 万元的家具时需要货比3 家（或以上）并填写纸质询价单报实验室设备处审批，通过后再进行采购。纸质单据的填写和审批增加了师生的跑腿次数，而且目前我校是“一校三区”的办学模式，这无形中增加了审批环节的人力、物力和时间成本。此种询价方式范围有限，也不够透明，不能有效防止“私下交易”，保护学校利益。

2 家具网上询价比选采购系统的设计

网上竞价采购方式具有供应商资质规范和采购流程严谨等特点［10-12］，线下填写纸质询价单存在操作灵活、审批时间短的特点。实验室设备处通过将两者的优点合二为一，建立了网上询价比选采购系统，其特点：①家具采购管理部门经过市场调研、考察后将一批资质齐全、服务良好的家具供应商纳入网上询价比选采购系统的供应商目录中，以此为基础成立网上询价比选家具供应商库；②家具采购用户可借助网上询价比选采购系统在线发布总金额在10～30 万元的家具采购需求；③入选家具供应商库的供应商根据用户的采购需求提出家具设计方案、设计图、实物图等信息；④家具采购用户对供应商提出的方案进行比较，在综合考量供应商资质、设计方案、实物信息、报价、售后服务等内容后确定成交供应商，而不以“价格最低”为确定成交供应商的唯一考量依据。

3 家具网上询价比选采购系统及模块建立

实验室设备处前期已经建立了家具资产管理系统［13］，借助于该系统中的身份认证、二级单位组织架构、用户信息、存放地等基础数据和多级用户授权等功能，实验室设备处将家具网上询价比选系统与家具资产管理系统中的采购模块相融合，从而可以实现询价比选采购申请及审批、比选公告编制及发布、供应商报价、采购用户选标、成交结果审核及公布等功能的网上办理。网上询价比选的功能模块及流程如图1 所示。

（1）询价比选采购申请模块。经过家具资产管理系统身份认证通过的合法用户登录家具询价比选采购模块后，在线填写比选采购申请，同时可以填写一个自报价的供应商信息。

用户提交的采购申请经过所在学院（部、处）主管领导审核后，流转到家具采购管理部门审核。

（2）比选公告编制及发布模块。采购申请通过后，家具采购管理部门根据用户提出的家具采购参数按照固定文本模板编制比选公告。家具采购管理部门将编制好的比选公告在学校网站进行发布，同时设定供应商报价时限。

图1 家具网上询价比选功能模块及流程

（3）供应商报价模块。供应商收到比选公告通知后，制定详细的家具设计、制作、安装方案和报价，在报价时限内将方案上传到系统。若在报价时限内，报名供应商数量不满足公告要求的数量则公告自动延期一次。公告次数超过两次后，如报名供应商数量依然不满足公告要求的数量，则系统发出废止公告，用户可进行自购。

（4）用户选标模块。供应商报价时限结束后，家具采购用户可以登录系统查看供应商报价情况，并综合对比各供应商的资质、设计方案、报价和售后服务等内容，确定成交意向供应商。如果意向供应商为报价最低的，则系统自动确定此意向供应商为成交供应商并对外公布；如果意向供应商不是报价最低者，则家具采购用户需要在系统中提交意向供应商推选理由。

（5）成交审核及结果公布模块。家具采购管理部门对用户提交的意向供应商推选理由进行审核。审核通过的，对外公布成交信息；对于推选理由不明确或理由不充分的，家具采购管理部门将驳回意向供应商推选申请，由用户重新选择意向供应商。

（6）供应商注册审核模块。家具网上询价比选供应商实行注册制管理。家具供应商可以在网上询价比选系统的供应商服务平台中申请注册，审核通过的供应商可参加家具网上询价比选活动。

4 家具网上询价比选采购系统建设成效

（1）将优质供应商纳入家具供应商库。家具采购的难点在于家具采购用户需要大范围、长时间寻找家具供应商，并对家具供应商进行遴选。同时，用户需要掌握家具的部分专业知识，占用用户大量时间、精力和体力。通过建立家具网上询价比选系统，家具供应商的遴选工作由家具采购用户转为家具采购管理部门，专业人干专业事，在减轻用户负担的同时，也降低了采购工作的内控风险。采购过程中分工明确、责任清晰。

（2）建立了家具询价比选机制。通过综合对比供应商提供的方案来确定成交供应商，不以“最低报价”为成交依据。“最低报价”成交机制虽能最大程度节约资金，但是不可避免会出现恶意压低报价进行围标的可能，扰乱供应商之间正常竞争氛围。通过建立家具询价机制，综合对比供应商的资质、设计方案、实物信息、报价、售后服务等内容来确定成交供应商。引导供应商客观、真实提供报价方案，提高了采购质量。

（3）为家具分散采购探索新的采购方式。家具具有单价低、数量种类繁多、供应商水平参差不齐等特点［14-15］，家具采购面临着采购形式单一、采购渠道不畅通、采购风险重等问题。建立的家具网上询价比选采购方式，将拓展高校家具采分散购方式种类，为采购者和供应商提供公正、公开、公平的采购平台，也为高校家具采购探索新的采购方式。

5 结语

家具网上询价比选采购系统是利用信息化手段营造服务于高校家具采购人员和家具供应商间的平台。系统的建立使高校家具采购人员、家具供应商以及家具采购管理者不受时间和空间的限制，大大提高了采购工作效率。相比于传统的家具采购方式，网上询价比选采购方式在综合考虑多种因素下确定成交供应商，避免出现“价低质次”的局面，而且通过引入竞争机制，为高校家具采购工作节约了采购资金，提高了资金利用率。