水电站监理信息管理实践分析

2020-12-11王旭洋

黑龙江水利科技 2020年11期

王旭洋

(辽宁水利土木工程咨询有限公司，沈阳 110003)

大型水电站建设存在非常多的合同项目和参建单位，实践工程中产生的合同文件、技术资料、设计方案等较多，这就要求监理机构能够有效的处理巨量的信息[1]。因此，为提高监理机构的工作质量和工作效率必须做好信息管理工作，只有利用好、管理好监理信息才能充分发挥工程建设中监理信息管理的重要作用[2-4]。

1 水电站监理信息管理

1.1 管理措施

工程建设的全过程中应始终贯穿信息资料管理工作，这也是监理工作的重要组成部分，其中所有参建单位的信息资料、报表和往来文件等为衔接各阶段工程建设的信息资料。为了更好的做好信息管理工作，监理机构应依据实际工作要求以及合同约定，重点开展以下工作：①设置信息管理人员和管理组织机构，制定相应岗位职责和部门职责；②结合信息管理内容制定查阅、移交、分类、归档、整编、收集、保管、复制等制度，全面识别信息管理内容；③制定文件传递、签发、校核、打印、起草等资料管理程序以及送阅、签发、归档程序；④报表、文件格式的明确，采用业主规定的统一标准格式作为常用报表、报告格式，文件格式应遵循份数、字体、版式、纸型、日期、密级、抄送、主送、关键词、标题、签发以及文号等监理公司发布的公文管理格式；⑤为明确内部分类归档方案构建监理信息编码体系、目录分类清单；⑥建立计算机辅助信息管理系统及信息查询、归档、保管、整理、分析、采集系统。

1.2 信息文件分类

水利枢纽工程主要包括以下监理信息文件：体现工程建设的影像资料、照片，监理记录、日志、指令，监理活动中形成的各类电子台账、报表、文函，监理合同执行报告、专题报告以及阶段验收和合同验收报告，监理月(季、年)报，监理实施细则、实施规划等。

根据不同的合同类型，监理机构将承监项目进一步分为房建、砂石混凝土、地下和筹建工程4大类，为便于检修、归档需要分类编码监理文件信息。其中，通知、报告、通报、计划批复、会议纪要、经济意见、技术措施批复、监理周报、质量月报、综合月报等缩写成“TZ”、“BG”、“TB”、“JHPF”、“HYJY”、“JJYJ”、“JSPF”、“JLZB”、“ZLYB”、“ZHYB”。以“TZ”为例，房建、砂石混凝土、地下和筹建工程的文件信息编码依次为：BHT/FJGC-TZ-日期-年份、BHT/SHGC-TZ-日期-年份、BHT/DXGC-TZ-日期-年份、BHT/CJGC-TZ-日期-年份。

1.3 信息的收集整理

各级监理人员应与工程建设同步开展信息收集工作，全面记录并及时收集相关信息，以真实、可靠的监理信息反映全过程监理工作，图1反映了信息反馈与收集流程。

图1 信息反馈与收集流程

依据信息文件类别、工程部位和施工合同等分类整理监理过程中形成的信息文件，并对信息文件的完整性、相关说明、内容和质量进行检查，电子台账要及时更新，信息文件质量及格式要符合档案管理、业主和公司有关信息要求。按照标准的格式由相关单位和人员规范填写信息文件中的内容，并符合书写规范、填写完整要求。对于需要说明的影像资料、工程照片等信息文件，应辅以必要的文字说明。实质上，信息管理的基础工作是对收发文的大量处理，图2反映了监理收发文审批及拟稿程序。

图2 监理收发文审批程序

1.4 信息文件移交归档

监理机构实行统一的信息文件管理，对监理信息文件的临时管理和归口管理应由各部门信息员和档案管理员负责，对于具备移交条件的要及时移交档案管理员保管。按月移交影像资料、工程照片及旁站监理记录。遵循以下原则移交其余监理信息文件：对于建设工期不足1年或>1a的项目，实行完工后一次移交和年度移交[5]。

监理信息文件移交清单应与移交文件完全对应，待清点检查无误后由接受人员签字确认。对各部门移交的监理信息文件监理机构档案管理人员要检查验收、妥善保管，若信息文件不符合归档要求应决绝接受。在整理和检查验收过程中监理机构档案管理人员应及时指出所发现的问题，按照要求相关部门认真整改。结合业主档案管理要求监理机构档案管理人员对监理信息文件实行归档、立卷，为更好的完成以上工作各部门信息员应结合实际需要配合完成。根据业主要求和规定的时限及时将需要移交给业主档案室的监理信息文件进行移交，并充分考虑公司要求及监理执行合同，将需要移交公司的监理信息文件向公司档案管理部门移交。为进一步提高监理机构工作质量和效率，由监理机构档案室归档主要用于备查的监理信息文件，对监理信息文件的销毁、保存时限应严格执行业主及公司的有关规定。图3反映了监理资料的整理、归档、移交、整编和审核流程。

图3 监理资料整编移交流程

2 先进的信息管理技术

目前，先进的水电站监理信息管理工具有局部网服务器、电子文件柜及支护预警系统等，这显著提高了监理信息管理工作效率，并取得良好的应用效果[6]。

2.1 电子文件柜

水电站建设信息量大、监理合同多，监理工作贯穿于项目建设的全过程，为了能够有序顺畅的流转往来文件以及做好信息管理工作，监理机构应按照文件标识及类别，充分考虑监理合同逐步建成电子文件柜。电子文件柜主要是应用“超链接”功能和Excel软件平台，在Wrod文档之间建立多个工作表或同一工作表的电子文件柜系统，结合Excel的计算公式、函数、数据清单、数据筛选、宏、排序、查找等功能系统，以较低的成本、简单的操作实现信息资源的有效管理，切实提升信息应用和管理效率[7]。

电子文件柜可以显著降低二次检索和处理信息、文件的工作量，对信息管理规范化以及提高监理机构工作质量具有积极作用。

2.2 局域网服务器

局域网服务器建设主要有网络连接与调试、用户账户设置、框架结构设计、操作系统选择与安装、硬件设施组装等环节，其中框架结构设计和操作系统选择属于核心环节，设计、选择时应考虑服务器的功能需求与主要用途。监理机构服务器的主要目的是提高工作效率，使得文件的调用和存档更加方便，一般用于资源共享、资料查询和文件管理等领域。此外，局域网服务器有利于降低监理机构工作成本，实现无纸化办公，局域网服务器的建立可以更加充分的发挥电子文件柜的作用，搭建更加可靠、便捷的共享平台。

2.3 支护预警系统

支护预警系统主要是利用网站编辑、服务器应用和Excel软件数据处理等功能开发而成的软件系统，主要有预警信息网站发布、数据处理结果转换为网页、Excel数据收集处理3个板块。在地下洞室施工过程中，该系统可以预警提醒工程的支护情况，并为工程人员采取支护措施提供及时、准确的提醒，从而保证施工安全。支护预警系统充分发挥了监理信息的作用，有利于施工进度的监控和协调。

3 信息管理现存的问题与对策

信息管理现存的问题：①专业信息员人才队伍，因业内工程特性长期保持固定，信息员岗位更替较为缓慢，长期在一个岗位上使其工作主动性降低；②专业技能、知识更新不及时，以往的监理工作中通常忽视信息管理，对信息管理员的专业技能、知识学习缺乏长期有效的培训，这使得其具有专业不熟、业务不精的现象；③由于无法直接产生信息管理效益，施工单位往往对信息文件的审批、核稿、拟稿不仔细，对文件编报的严谨性不重视，未按照规范化格式填写内容，在流转过程中普遍存在信息、文件办理不及时、缺项、失真等现象。

针对以上问题可以采取的对策建议有：①加强现场监理与信息员的交流，建立激励考核机制增强信息员的工作创新性、积极性，条件允许时可以实行岗位轮换制；②通过相互交流、专业培训等方式使得信息员不断掌握新技能、学习新知识，增强其工作规范性和专业性；③施工单位要从思想上高度重视信息管理工作，充分认识其隐含的效益，切实提升信息、文件管理质量，以形成更加完整、全面的管理体系。