水利工程档案信息化管理探究

韩晓华

河北省南运河河务管理处，河北 沧州 061001

实现水利工程档案的信息化管理能够大大地提升档案的管理效率，为此，水利工程档案管理部门要加强完善信息化管理制度，提高管理人员的信息化水平，加强水利档案的信息化建设。

一、实现水利工程档案信息化管理的作用

（一）可以实现现代化的管理模式

加强对水利工程档案的信息化管理，可以有效地实现现代化的管理模式，因为使用信息化技术可以对工程文档进行电子档案存档，有利于档案的查询和传输。加强信息技术在水利工程档案管理中的应用，可以实现档案管理的系统化，有效地提高档案管理效率。

（二）可以提高水利工程档案的管理效率

由于水利工程档案所涉及的档案内容是非常繁琐和复杂的，通过借助信息技术的帮助，可以对这些档案进行分类管理，实现对档案的统一化管理。比如，工作人员可以通过计算机技术来将全部的水利工程项目档案资料进行分类管理，形成档案数据库，可以随时地进行档案的提取，有效地提高档案资料的查阅效率。

（三）可以实现信息的实时化

实现水利工程档案的信息化管理，可以借助计算机技术以及网络通信技术来搭建网络，对工程档案进行系统化的整理，然后再借助网络平台来实时发布最新的档案建立要求，提高各个单位对于水利工程档案资料的了解程度，保证水利工程档案能够跟上社会发展的步伐。

二、当前水利工程档案信息化管理存在的问题

（一）缺乏对档案信息化管理的重视程度

虽然实现水利工程档案信息化管理，有着重要的影响和作用，但是当前水利工程档案信息化管理依然存在许多问题，首先，有的单位领导缺乏对档案信息化管理的重视，认为工程档案只是简单地将各单位递交上来的档案资料进行归类存档，缺乏对这些档案资料的分类管理，容易导致档案管理混乱无序，档案管理效率不高。正因为单位领导缺乏对工程档案信息化管理的重视，缺乏对档案信息化管理的人力、物力以及财力投入，导致当前水利工程档案信息化管理水平偏低

（二）水利档案信息化管理人员的整体水平不高

当前部分水利工程档案信息化管理人员的专业知识水平不高，缺乏对档案信息化管理的充分认识，在管理过程中存在惯性思维，依然采用传统的管理模式进行，导致档案的信息完整性和系统性不高，管理效率低下。而且当前许多档案管理人员也缺乏信息化技术，很难有效地开展信息化管理，影响了之后水利工程档案的查询和传递。

（三）缺乏完善的档案信息化系统

当前大部分的水利工程档案信息化管理都缺乏完善的管理系统，各个软件系统在运行过程中可能会存在冲突，比如水质监测系统和水资源管理系统无法进行同步运行，也缺乏统一的管理模式。因为当前的档案管理系统缺乏对档案的充分管理，导致档案管理会出现状态失衡的问题，所以在此情况下，许多部门会选择纸质化的档案管理模式，导致信息化管理系统的完善程度不高。

三、提高水利工程档案信息化管理效率的策略

（一）强化档案信息化管理意识

要保证水利工程档案的信息化管理能够落到实处，提高管理人员以及领导人员的信息化管理意识非常重要，这样才能在单位的内部形成良好的档案信息化管理氛围。首先，水利单位可以通过对档案信息化管理的宣传教育活动，比如开展各种水利工程档案展览活动和讲座，加强有关人员的信息化管理意识。其次，加强对各种组织机构的完善，为实现水利工程档案信息化管理提供组织和资金保障，从而更好地开展档案信息化管理工作，并且有效地调动管理人员的工作积极性，提高信息化管理效率。例如，在进行水利工程基础档案收集时，可先对档案管理人员进行信息化管理培训，提高管理人员对于水利工程基础档案资料的收集意识，提高管理人员对于文字、图片和图表等信息的处理能力，从而保证档案基础信息的完整性以及准确性。为此，只有不断地提高全体人员对于水利工程档案的信息化管理意识，才能更好地提高档案的信息化管理效率，保证档案的完整性和系统性。

（二）完善当前的工程档案信息化管理制度

要保证水利工程档案信息化管理质量，除了要不断地提高有关人员的信息化管理意识，还要完善当前的信息化管理制度，从而更好地落实档案的信息化管理工作。第一，水利部门要明确各个单位的职责所在，明确要求各个建设管理单位要配合档案管理部门做好水利工程档案资料的收集，加强对水利工程的指导和检查，共同做好水利工程档案的信息化管理。比如，要明确设计单位、建设单位以及监理单位的部门和人员责任，要求各个主体单位要及时提供相关的水利工程档案资料，保证工程档案资料的完整性和准确性。第二，在进行水利工程建设过程中，工程的技术人员以及管理人员要按照相关的档案收集和整理要求，做好相关档案文件的归档管理，质量部门要加强对档案质量的把关，严格落实好对档案资料真实性的检查。第三，要完善水利工程的信息化管理流程，严格按照相关文件要求，切实做好工程档案的归档、移交和验收工作。比如，在进行水利工程档案资料收集和整理的时候，要参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》来开展工作，保证工程档案资料的归档能够满足当前的相关规定和要求，保证档案资料的真实性、准确性以及完整性。又如在进行档案资料归档的时候，特别是电子版资料归档时，要保证图片的清晰度，保证签字字迹清晰，做好相关视频以及图像资料的内容标注。最后，要加强对重点工程项目的档案管理，严格按照《河北省重点建设项目档案验收管理办法》进行档案资料的收集和整理，认真做好档案的验收工作，从而更好对开展档案的信息化管理。

（三）加强对相关设备的配备

要加强水利工程档案的信息化建设，加强配备好相关的设备非常重要，比如要配备好电子阅览的装置、计算机设备等，这些基本的信息化设备是实现信息化管理的基本保障。除了要配置好相关的设备外，管理人员还要建立良好的信息化管理平台，保证管理系统的良好性能，特别随着水利工程项目数量的增多，水利工程档案的资料也在不断地增加，给档案管理部门带来很大的工作压力。因此配置好相关的信息化管理设备以及管理系统对于提高管理人员的工作效率以及工作质量有着重要的影响作用。比如由于水利工程的档案资料非常多，要做好对档案资料的存档，可以使用硬盘或者光盘来进行储存，保证档案资料储存的安全性。为了更好地提高水利工程档案的信息化管理效率，还要加强对先进档案管理设备的引入，在减轻管理人员工作压力的同时还能保证档案管理的工作质量。

（四）注重对人才的培养

要提高水利工程档案的信息化管理水平，加强对管理人才的培养非常重要，信息化管理要求管理人员不仅要具备较好的信息技术基础，还要具备较好的管理学知识，所以档案管理人员需要不断地提升自身的知识水平，更好地提高档案信息化管理效率。首先，水利工程档案管理部门要制定完善的人才培养规划，引导管理人员进行信息技术的学习，提高自身的信息技能水平，此外，档案管理部门还要加强管理人员的职业道德学习，提高管理人员的职业素养水平以及责任意识，进而更好地保证档案信息化管理质量。其次，水利工程档案信息化管理需要基于信息化技术以及计算机技术，因此档案管理部门要加强对计算机人才队伍的建设，引入信息技术水平较高的专业人员，更好地提升档案的信息化管理效率。

总的来说，随着时代的发展，当前的水利工程档案管理模式以及观念也要及时进行更新和转变，因此档案管理部门应当完善信息化管理措施，借助信息化技术来提高档案的管理效率以及质量。