基于移动终端的“三单”电子化应用研究

曹秀青，赵立红，周玉军，张双喆

（1.国网河南省电力公司物资公司，河南 郑州 450000；2.国网河南省电力公司建设分公司，河南 郑州 450000）

0 引言

随着电网规模化发展，企业财务工作量越来越大，尤其是大量纸质单据流转采集工作，单纯靠人工方式已远远不够，不仅会出现失误，且效率非常低。电网企业利用能源资源实现了建设好、服务好社会的目标，为社会的发展作出了良好的作用。保障了更安全、更经济、更清洁、可持续的电力供应，促使社会发展的更加健康、和谐。在信息化、电子化的时代潮流背景下，电网企业的建设变得更加的信息化、电子化将是一大趋势。

1 合同结算单据现状分析

随着电网工程投资的逐年增大，尤其是配、农网项目投资力度加大，工程物资货款结算工作量指标都显著增长。而在合同履约中，到货验收单、质保单、投运单均需要进行打印纸质单据，并进行实体签字盖章，需要供应商传递纸质单据进行签字盖章，纸质单据在传递过程中容易出现破损、丢失，从而需要供应商进行二次打印、传递，造成供应商时间成本增加，而单据传递慢、易丢失、归档难、追溯性差、单据造假、大厅工作量分布不均衡等诸多问题已严重影响到合同结算效率，并存在违约隐患和法律风险。

而在高度信息化的今天，对大量的合同结算单据的管理和整合也有新的要求，传统的纸质单据流转方式已经无法满足要求，为更好地提升物资合同结算业务单据传递的便捷性和易用性，通过对移动终端的“三单”电子化应用研究，可实现到货验收单、投运单、质保单等纸质单据完全电子化流转，逐步构建无纸化办公、自动化处理、智能化分析的先进管理模式。

2 系统功能建设描述

基于移动终端的“三单”电子化应用研究主要实现到货验收单、投运单、质保单单据全程线上流转，由线下审批转移至线上审批。

2.1 业务流程

具体业务数据交互流程如图1所示。通过对ERP进行适应性调整，实现ERP与移动终端APP之间数据实时同步，用户可根据自己实际需求进行内外网选择进行单据审批，付款申请发起无需供应商进行纸质验收单据，减少供应商时间成本，并保证单据的流程完整性、安全性与有效性。

2.2 移动终端APP

随着社会经济发展和信息技术的进步，移动终端的已经在社会上普及并得到全面的应用，现在移动终端正多元化的方向发展，在功能使用上，移动终端应用更加着重于个性化和多功能化[1]。由于软件技术和硬件设施发展的支持，移动终端应用能够根据个人需求来调整或定制，变得更加个性化[2]。同时，移动终端自身软件和硬件的强大，功能和性能也越来越强大。使移动终端APP拥有了多领域的发展的趋势，也成为各个企业新的潮流[3]。

2.3 指纹识别功能

由于信息化建设的完善，各类系统较多，账号和密码遗忘的情况经常发生，或者使用较为简单的密码，使保密性降低容易产生系统安全问题[4]。针对这种情况，基于移动终端的“三单”电子化应用研究使用指纹识别功能，降低风险，加强安全保障[5]。

指纹验证功能：通过指纹验证核对人员信息。单据电子化系统可以根据指纹信息完成系统的登录和到货验收单、投运单、质保单的签批流程。

管理功能：通过指纹识别可以更加安全的管理系统的用户权限、人员信息、指纹信息和系统配置的增、删、改、查等功能。

2.4 移动终端APP的业务需求和应用

为了可以有效的促进公司合同履约效率的提高，构建无纸化办公、自动化处理、智能化分析的先进管理模式，首先要明确业务需求和应用[5]。

实现“三单”（到货验收单、质保单、投运单）的线上全流程审批。APP审批工作流待办提醒，提高审批效率，缩短结算周期

单据签章状态线上全程跟踪，掌握实时状态。实现无纸化、自动化、智能化的管理模式。移动终端APP的业务需求如图2所示。

单据电子化文件归档，目前合同结算所产生的单据较多，如果使用纸质单据归档管理，对于纸质单据不易管理和保存，单据查询和追溯过程较为繁琐，需要大量的时间和精力去管理。而单据电子化归档在保存时，因为电子单据存储在服务器中，节约占地空间[6]。电子化单据的传递速度变快，利用网络加快了单据的传输速度，更加有利于单据的信息共享。单据电子化的查询和追溯能够更快速、更准确的完成。不仅可以提高工作效率，还可以防止单据的丢失的危险[7]。

3 单据电子化成效分析

单据的电子化将不仅克服纸质单据因人工传递而速度慢的影响，而且从手机端操作单据接收后审核确认，将信息实时地反馈到ERP系统中，让用户可以更加节省时间成本，从而大大促进合同履约的速度和效率[8]。因此，单据的电子化将逐步取代大部分的纸质单据，这是社会信息化、电子化的大趋势，也为用户带来了各方面的效益。

3.1 经济效益

通过基于移动终端的“三单”电子化应用研究，采用先进的移动通信技术，实施到货验收单、投运单、质保单等纸质单据完全电子化流转，避免供应商月末扎堆儿交单的现象，均衡结算工作量，降低单据结算时间成本和采购成本。

3.2 管理效益

通过基于移动终端的“三单”电子化应用研究，①实现了到货验收单、投运单、质保单电子单据档案管理数字化、网络化，确保其完整性、安全性和有效性；②强化了物资验收的责任意识，验收过程ERP线上永久追溯；③无需纸质单据传递，单据电子化存档查验方便[9]；④APP审批工作流待办提醒，提高审批效率，缩短结算周期，消除违约风险；⑤单据签章状态线上全程跟踪，掌握实时状态；⑥有效提升物资专业管理水平，逐步构建无纸化办公、自动化处理、智能化分析的先进管理模式[10]。

3.3 社会效益

物资合同结算由用户主动发起，到货验收单、投运单、质保单的款项支付完全为企业内部流程，不再需要供应商参与，大大降低了其差旅成本，对公司认可程度大幅提升，维护了公司良好的社会形象。

4 结论

伴随着信息技术的不断创新和发展，业务需求也在不断提高，只有紧跟时代全面信息化的潮流，才能对企业的发展提供帮助，维护企业良好的社会形象。本文对单据电子化进行分析，通过基于移动终端的“三单”电子化应用研究，实现了将单据线下审批变为线上审批，不再需要供应商参与，大大降低了其差旅成本，降低了单据结算的时间，大大提高了单据结算的效率。实现了无纸化办公、自动化处理、智能化分析的先进管理模式，提高了电网企业对外的良好形象。