无纸化档案管理面临的挑战浅谈

王亚雄

华北天翔西部分公司

无纸化档案管理面临的挑战浅谈

王亚雄

华北天翔西部分公司

随着信息时代的全面到来，在档案管理的行业里，无纸化档案已经成为了未来无法避免的发展模式。无纸化档案由于具有简单方便的诸多优点，受到了档案管理部门极大认可。无纸化档案的存储方式比起传统的纸质档案来说，具有极大的优势，例如无纸化档案不需要占用现实空间，由于与信息化技术挂钩，对档案的检索会非常快速，节省了很多工作时间。然而无纸化档案系统在带来便利的同时也带来了很多需要面对的问题，首当其冲的就是无纸化档案的安全问题。因为无纸化档案是作为信息数据存储在电脑之中，如果电脑出现问题，就会使得档案信息消失，对档案管理造成严重的损失。本文主要从无纸化档案在信息时代的发展状态及其面临的挑战这一角度来进行探讨，为无纸化档案系统的顺利发展提供一些参考。

信息时代；无纸化档案体系；纸质档案；档案管理系统

1、前言

无纸化档案管理系统是信息时代的新型技术所带来的一个档案管理体系的改革方向。这个改革方向在信息时代中具有很重大的意义。但是由于传统的观念难以随着时代的进步而迅速改变，很多地方的档案管理部门对无纸化档案管理系统的认知还存在很大的缺陷，甚至在有些比较落后的地区，档案管理部门对无纸化档案管理系统存在着抵触态度。这些观念上的冲突使得无纸化档案系统的推广和使用面临着很多的挑战。另一方面，在有些地区，档案管理部门却过度地依赖无纸化档案管理系统，与此同时没有将无纸化档案管理系统的安全防护做到位，以至于无纸化档案的固定缺陷也为档案管理行业在信息时代的发展带来了许多的问题。另一方面，无纸化档案本身也存在着一些尚未克服的缺陷，这都让无纸化档案在发展过程中面临着诸多挑战。

2、无纸化档案管理系统与传统档案管理系统的冲突

2.1 无纸化档案的基本概念

在信息时代之中，许多的行业都需要将许多数据和资料以数字信息的形式存储在电脑之中，因为这样可以让这些数据和资料的调用和传播变得极具效率。无纸化档案就是档案管理部门在信息化时代中需要学习和使用的新型技术。无纸化档案的基本概念就是将档案这一数据通过电脑进行编码，从而能够以电子文档的形式，摆脱纸张独立存在于电脑的硬盘之中。这个概念的核心就是无纸化。通过对纸张依赖的减少，进而使得档案管理部门在工作过程中能够节约自然资源，提高归档效率，同时降低了工作人员的工作量。

2.2 无纸化档案与传统档案管理观念的冲突

由于我国地域广大，许多地方的经济发展程度参差不齐，这导致了不同地区人们的观念也存在了较大的区别。在一些经济不是特别发达，与外界交流相对闭塞的地区，人们的观念会比较传统。在这些地区，档案管理行业的工作人员对于无纸化档案管理这一新技术的认识水平就比较低。有许多的档案管理行业的工作人员由于受到了传统的档案管理模式的影响，导致他们的观念中，除了纸质的档案，都不是真正的档案。无纸化的档案不被这些地区的档案管理人员所接受。有些档案管理部门就算在对无纸化档案技术进行使用，也只是作为纸质档案的备份来用，并不会因为无纸化档案的存在而对纸质档案管理系统进行精简和淘汰。这样会导致档案管理行业全面进入无纸化时代之后，这些地区的档案管理部门将难以和全国其他比较先进的地区的档案管理部门进行交流和协同工作，因为由于这些地区对无纸化档案系统的不重视，导致无纸化档案的跨地区传递在这些地方会出现中断，这对于无纸化档案体系的正常工作是有很大影响的。

3、无纸化档案管理系统自身面临的挑战

3.1 无纸化档案管理面临的过度依赖挑战

在一些观念比较新潮的地区，档案管理部门对无纸化档案的接受能力很强。但是由于缺乏一些严谨的思考，这些地区的档案管理部门对于无纸化档案这一系统的原理理解不够，导致对于许多重要的档案，没有进行数据备份处理。无纸化档案系统有一些固有缺陷，其中比较突出的一点就是档案信息的安全性受制于其所存储的电脑硬件环境以及网络环境。如果无纸化档案所存储的电脑本身受到了病毒的感染或是硬件的损坏，就会导致这份档案信息的丢失。由于一些地方的档案管理部门对这一点理解不够，盲目信任无纸化档案技术和信息技术的安全性，没有对重要的档案进行必要的备份，这就导致一些重要的档案文件由于电脑的硬件或者软件原因被损坏，且无法恢复，使得工作遭受了巨大的麻烦，给与档案内容相关的其他行业也造成了损失。

3.2 无纸化档案系统由于软件更替原因不能保证即时可读性

无纸化档案信息与纸质的档案信息有很多不一样的地方。无纸化档案信息的信息内容存储与电脑硬盘上，并且需要通过一些特定的软件来进行信息的读取。无纸化档案虽然具有着管理便利，传递迅速等等优点，但是在即时查阅性这一方面不如纸质档案稳定。因为无纸化档案的查阅需要通过电脑软件来进行，而由于信息时代的迅速发展，许多软件和电脑系统都在进行迅速的更新。如果无纸化档案管理系统所使用的计算机系统和档案阅读软件没有随着信息时代的潮流而进行及时的更新，就会导致在新的计算机系统中，很多旧的软件难以继续被使用，或者在旧的计算机系统中，新的软件难以被使用等等问题的出现。这些问题都会导致无纸化档案的即时查阅出现问题，因而无法保证无纸化档案在所有电脑中的可读性。

3.3 无纸化档案难以保证档案的原始性

由于无纸化档案具有编辑便利的特点，这在带来工作上的帮助的同时，也导致了无纸化档案面临着一个重大的挑战。这个挑战就是无纸化档案无法保证档案的信息是未受过后期编辑的。也就是无法保证其信息原始性。这个问题在档案内容涉及法律纠纷时非常致命，因为无纸化档案的信息原始性如果得不到保证，那么无纸化档案所提供的档案信息就无法成为有效的法律凭据。如果不能寻找一种技术手段来保证无纸化档案的绝对原始性，那么在法律问题的纠纷上，无纸化档案就永远无法克服自身这一重大的缺陷。

4、总结

无纸化档案在信息时代终究会成为档案管理的主流。由于无纸化档案所在发展中所面临的一些重大挑战，我们应该在对其了解之后认真寻找克服这些问题的办法。例如在过度依赖无纸化档案这一点上，管理人员就可以对重要的档案信息进行备份并且分别存储于不同的电脑中，以此有效地解决这一问题。关于其他的挑战，人们也终将寻找到合适的处理办法，让信息时代为人们的生活带来更多的便利。

[1]朱伟华.关于无纸化档案管理工作的探讨[J].科技展望,2016,（05）：233.

[2]肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究[D].华东师范大学,2010.