浅谈地质档案管理系统的研发与应用

（中国地质调查局烟台海岸带地质调查中心，山东 烟台 264004）

地质档案资料对于我国的经济建设具有重大的意义，需要相关部门进行长久的保存。传统的地质档案管理以纸质为主，费用较高、容易虫蛀、人力资源浪费，这些都是传统地质档案管理不符合当前社会发展的体现。纸质的档案由于缺乏备份，一旦丢失都是重大的损失，增大了档案保存和管理的难度。计算机网络已经在各行各业中广泛应用，社会管理工作中电子档案的普及程度也越来越高[1]。地质档案管理系统的开发与应用中，电子档案的建立解决了很多纸质档案管理带来的问题。由此可见，加强地质档案管理系统的研究与应用研究非常具有现实意义。

1 系统研发的意义

地质档案文件管理是一项繁琐而重要的任务，需要大量的人力、物力和财力。为了使地质档案文件的管理快捷、高效，从传统的人工处理转变成为现代的信息处理，管理员可以通过使用信息处理技术提升自己的工作效率，更好的实现数据资源共享。在地质档案管理系统中，地质数据文件的管理是重中之重[2]。在传统的管理方式中由于纸质文件是唯一的，长久保存相当困难，在使用过程中也不能提高工作效率。相比之下，基于信息化的数据存储模式可以完全避免这些问题。电子文件不仅可以随时查阅，还可以上传和备份。计算机软件具有帮助档案工作人员更好地总结、保存、更改、共享和应用的优点，还可以节省人力物力成本，更加方便、快捷、高效。在计算机网络已经相当普及的今天，可以说，如果一个单位跟不上信息化建设的步伐，必然会被社会发展自然淘汰。信息时代的背景之下，档案的信息化管理过程主要包括数据的收集、整理、分析以及最后使用几个步骤。地质档案管理系统也可以为社会和其他部门提供更好的服务，相关的档案管理部门会因为信息化使用程度转换自身的职能，从原来的整理保管职能转变为电子信息服务职能。这样可以使单位自身更好更快地发展，实现现代化的转型。对于二次利用档案和查询，信息系统还可以提供更加方便快捷的服务。地质资料档案信息系统的建立，使管理人员能够在几秒钟内通过关键词搜索或分类搜索找到相应的信息，并查阅、检查、更新信息，在一定程度上加强了地质资料的监测与管理。此外，在实际应用中地质档案信息系统模式也是非常实用的。例如，它能使相关业务部门通过内部网络对数据进行共享，可以对收集的数据进行自动编辑、排序，能够进行备案提高数据的安全性，数据的透明化也能得到进一步的提升。从另一个角度来看，地质档案信息化建设也有公平和监督的功能。地质档案资料中有相当一部分是涉密的，在档案管理中需要做好保密工作，绝不泄露不应泄露的信息文件。数据一旦丢失或泄露，将给保管机构造成严重损失，并引发一些法律纠纷。因此，基于信息系统的档案管理可以消除人为因素造成的缺陷和潜在风险[3]。但信息化档案管理需要提高安全警惕，做好地质档案信息系统中访问权限的设置，必须时刻保持高度的安全意识，为单位各种档案数据的安全做好准备。

2 地质资料档案管理的现状分析

档案管理一直是单位管理的重要组成部分，尤其是地质资料档案管理在地勘单位是一项重要的工作，种类繁多，内容复杂。一方面，地质资料随着工作范围和深入程度，积累数量越来越多。在地质单位，不仅包含各种专业地质科技档案资料，而且还有相关行政文件、基础设施文件等，在这个庞大复杂的项目中，如果仅仅依靠人工管理，不仅会浪费过多人力资源，而且还容易出现错误和疏漏。另一方面，纸质档案材料对环境干湿度的要求也很高，一旦文件受潮、霉变、蛀虫或文件在借阅使用中丢失损坏，就会失去价值，在没有数字化备份的情况下，后果是不可估量的。另外传统的档案管理是手工完成的，但管理者的职业道德和保密意识不同，这给档案管理增加了很多不确定性。很多信息和文件都是保密的，如果信息出现了泄露，无论对单位还是对相关负责人，都会带来经济上的损失[4]。但是，当前很多单位档案管理的信息化水平低，地质档案管理系统的研发和应用中存在着很多问题，已经不能满足当前社会高速发展的要求。因此，以更加科学、高效、便捷的方式完善档案管理制度，提高档案信息管理水平，提高人员专业素质，才能更好的为地质档案信息化建设做好服务。

3 地质档案管理信息化的方法和途径

3.1 建立健全地质资料档案管理系统

大数据环境下，随着信息技术的不断发展，地质档案管理系统能够更好的保证资料的安全性和高效性，地质数据的收集和储存能够解放繁琐的人工统计，能够更加有效的处理地质资料档案管理工作。主要有以下几方面优势：其一，能够避免人力资源的浪费；其二，能够使地质资料文件管理进一步增强准确性、高效性。地质资料管理方式的不断完善能够使各个部门之间的联系更加紧密、工作人员的工作效率进一步提高，也可以通过信息档案管理系统来实现各业务部门更好的协调发展。

3.2 加强信息数据库建设，规范系统管理

地质数据管理系统中充分使用了信息化管理技术，与传统数据管理相比更有优越性，管理软件也更有权威性。建立一个具有目录信息检索的数据库能够提高借阅查询的效率。保密的地质数据信息如果管理不当一经公开，就失去了地质数据文件管理的意义和原则。处理和编目电子地质信息并入库管理的过程仍然是一个需要严格保密的过程，软件用户和档案管理员都必须严格筛选，不能有信息泄露和其他不道德的行为。此外，数据库的建设也是档案管理系统的重要组成部分。数据库一旦形成，将使地质信息管理系统更好地发挥其优势，实现智能化管理。

3.3 加强档案管理系统的安全保障措施

互联网运行环境复杂多变，在安全可靠方面相对缺少保障，地质档案资料系统开发可采用C/S架构，仅在单位局域网上运行使用，避免将各种文件和用户信息链接到开放混乱的互联网上。单位构建使用的档案管理系统必须具有很高的安全性要求，要加强管理权限的设定，使用者在申请查阅涉密文件时要逐级审批通过才能预览。另外电子资料复制使用时，应该使用蓝光光盘，禁止用U盘拷贝并随便连接使用过互联网的计算机。互联网的开放性使得恶意黑客有机会攻击单位的管理系统，发送病毒可以使服务器瘫痪，甚至窃取各种类型的地质数据、机密信息使单位面临泄密风险。如果机组地质资料文件泄露，会使工作面临被动状态。因此，保障档案的信息安全，防范信息泄露是一项重要的工作。在系统维护过程中，必须定期检测、防病毒、防范故障，避免信息盗窃案件的发生，保证资料数据信息的安全。

4 地质档案管理系统发展展望

地质档案信息化工程是大数据时代发展背景下的必然要求，是一项长期性、系统性工作，具有深远的历史意义。由于发展时间短、水平有限、经验不足，在实施过程中会暴露出一些问题需要不断优化完善，因为将来还有很大的发展空间。

4.1 地质档案电子化，实现地质档案管理资料共享

地质档案管理系统中数据共享的前提是地质档案的电子化、数字化处理加工。在这个过程中要对一些年代久远的原始纸质资料进行扫描处理，为下步将档案信息化的整体效益更好的发挥做准备。加强地质档案管理内部的横向整合，实现信息资源的共享，扩大档案资料的信息利用，实行一体化管理，发挥综合优势，是未来地质档案信息化管理的重要组成部分。

4.2 建立规范、通用的地质档案管理系统

随着信息时代的快速发展，知识总量和信息更新速度迅速增加。任何部门在有限的条件下不可能收集、组织、处理、保存和利用所有的知识和信息[5]。

因此，有必要打破档案、图书、信息等部门各司其是的局面，加快档案资料管理的信息化建设，在一定的系统内建立统一的档案管理规范和标准，开发构建地质档案信息系统，在单位局域网推广利用，以提高地质档案资源共享效率和管理水平。

4.3 在电子化基础上向数字化迈进

地质档案数字化是电子化的进一步发展，对电子化的要求越来越高，目标越来越大，工作也越来越复杂，也是地质档案发展的高级阶段。地质档案数字化可以极大地方便远程技术交流，方便数据共享和成果学习。地质档案数字化是信息管理发展和进步的标志，是地勘单位加快建设和发展的重要工程。数字化建设使地质档案科学管理实现质的飞跃，对我国地质信息化建设产生深远的影响。

5 结语

地质档案资料信息化建设是加快地质档案现代化管理的客观要求，是提高地质档案管理水平的必然趋势。在发展过程中，虽然道路是曲折的，需要不断探索，但是，我们应该以积极的态度面对问题。我国传统模式之下地质档案管理已经不能满足当前信息时代的要求，地质档案管理系统的研发构建迫在眉睫，在这个过程中需要更好的结合信息化处理技术。本文提出对地质档案实现数字化，更好的实现地质档案资料的共享服务，提出建立规范、通用的档案管理系统研发与应用的建议，希望能更好的提高地质资料的开发利用。