互联网视野下高校办公管理系统可行性初探

2020-12-08葛玲

山西青年 2020年7期

葛玲

1.贵州师范大学求是学院，贵州贵阳 550001；2.厦门大学信息学院，福建厦门 361005

随着互联网的不断发展，高校信息系统的发展速度也很迅猛。高校日常事务性办公数据信息纷繁复杂，对内对外的业务量杂乱无序，人员层次各异，随着高校不断扩招和发展，传统信息处理系统无法满足日益增长的办公需求。假若采用传统方式共享现有的数据信息资源的话，不仅降低了资源利用率，还会引起管理成本有所增加等问题，同时还会出现现有系统兼容难的问题，不得不采用最新技术进行全新管理系统软件的开发。

高校庞大的办公系统要做到有条不紊，循环有序的话，必须将现有的高校办公业务管理系统，和不同职能部门、不同学院、教学一线单位之间的管理业务统一整合起来，重新整理、关联，使之有效循环、及时处理、高效地进行办公管理。现实中，行之有效最能解决问题的方案，就是根据高校需求，调查研究，设计开发符合学校自身的高校OA 协同办公管理信息系统。为了对现有的网络进行有效利用，提高高校信息数据的利用率，对已有的模块进行完善，并增加新的功能，保存系统功能的兼容性，减少软件的变动，让高校各工作人员在工作中能真切的感受到信息技术所带来的办公效率变化，从而完成各个部门之间的协同办公管理的目标。因此，急需开发一款高校协同办公管理软件来为高校各个部门提供一个一体化的综合管理平台。

通过对高校的OA 协同办公事务的具体情况进行分析，可以较好的确定该系统的主要管理对象为教师、档案、后勤和会议等。完成需求分析后，可以采用SSH 框架进行业务逻辑设计，数据管理可以采用Oracle 数据库。开发设计系统功能模块业务逻辑时，必须充分考虑功能模块之间的耦合关联性，然后使用MVC 设计模式对系统进行低耦合设计，降低系统开发难度和成本，从而提高系统可靠性和扩展性，提升系统开发效率。可行性分析研究目的在于，避免不必要的盲目投资，最大化减少对高校经费和资源的损失。具体可以从以下四个方面进行分析。

一、技术可行性

21 世纪，国外互联网信息技术迅猛发展的势头推开了中国IT 技术发展的大门，中国的信息技术产业如雨后春笋蓬勃发展起来。高校办公自动化管理系统采用的是主流的信息开发管理技术，在网络和数据安全方面得益于现代网络技术和数据库技术的快速发展，使得高校办公自动化软件系统的网络和数据安全有所保障，同时，有了大容量存储设备和高质量的硬件设施作为硬件方面的强大保障，为高校OA 协调办公事务处理系统的存储能力、通讯能力和处理速度开发做好了准备。在高校OA 协调办公事务处理系统的使用方面，要求使用人员或者工作人员必须具有较高的文化素质，可经过培训很快的熟练系统并加以使用，完成维护。作为普通用户，系统给予查看权限，使用方便、操作简单，技术要求不高。综合考虑，高校OA 协调办公事务处理系统在技术上具有可行性。

二、经济可行性

经济可行性是指该系统的开发设计过程中所需要的成本，包括软件、硬件以及开发人员工资成本等。高校OA 协调办公事务系统的开发设计主要是在高校内部进行，其软件只需要购置Oracle 软件即可，硬件方面需要采用一台配置较好的电脑为服务器，其他用户电脑只需要通过内部网络即可进行相关功能模块的操作。开发人员的工资也是高校能够承受的。虽然新系统的后期维护也需要费用，但本系统可以提供更加准确和及时的信息，提高高校日常办公管理的效率。这样不仅可以减少不必要的人员和资源浪费，还能为高校管理者提供决策数据支持。综合对后期带来的经济效益与前期的投资进行分析比较，认为本系统在经济上具有可行性。因此，在经济上，该系统软件的设计开发是可行的。

三、管理可行性

高校OA 协调办公事务系统主要使用的是市场主流的数据库Oracle 数据库。该数据库具有普遍性，对于原有的数据库数据可以进行有效循环处理移植到新的数据库中之后还会进行多次更新，当前的高校OA 协调办公事务系统数据库是已经被优化了的全新的该系统数据库，以便为管理体制有条件提供新系统所必需的各种数据。对数据进行了智能分析后的系统，使用起来更加方便，可有效地提高系统管理效率。出于高校OA 协调办公事务系统的易用性，系统的使用和管理者能够快速熟悉管理流程进行事务管理。综上考虑，高校OA 协调办公事务系统具有良好的管理可行性。