如何做好事业单位档案收集工作

翟忠波

大庆市大同区法律援助中心，黑龙江 大庆 163515

一、前言

事业单位的档案收集事关事业单位的内控能力和管理能力，是机关事业单位重要的工作内容之一，要全面强化法制观念和合规理念，理顺单位内部相关人员之间的关系，重视企业内部的宣传工作、积极总结经验教训、重视工作的方式和方法。

二、事业单位档案收集工作存在的问题

（一）档案收集工作机制不完善

新时代的社会不断演变和发展，事业单位的管理机制也要与时俱进，要让事业单位的管理方式方法能够适应社会实际情况。在事业单位中，档案收集工作要予以充分的关注，无论是档案的整理、收集、编撰、管理、统计、应用，都应当要做好各项基础性的工作。但是，有些单位对于事业单位的收集并不重视，仅仅是空喊口号，缺少具体落实的措施。很多单位并没有真正重视档案管理工作，仅仅在档案管理方面进行重视，缺少在收集环节就做好落实，制定的制度都是方向性的、缺乏细节和可操作性。在档案收集过程中没有指派专人专员进行专项收集，也没有设置岗位说明和明确岗位职责。种种原因都导致档案收集工作无法真正落地，真正能够完成上级下达的任务。在档案收集过程中的责任不明确，档案的收集管理工作无法做到有序管理。

（二）档案收集工作不标准不规范

事业单位里，有的单位对于资料收集、整理、移交、管理等环节存在诸多的不规范地方。比如，在资料收集过程中，档案文件不齐备、编号重复、编号无规律、文本时间和实际收集时间不一致等等。有些档案归档之后没有得到妥善的保管。

（三）事业单位内部存在职能不明晰的问题

事业单位的组织架构往往是采取金字塔式的直线职能，这就导致了部门之间各自为政、职能科室相互沟通较少的问题，这就对档案收集工作的有效开展存在一定的困难。不同的科室职能壁垒，在实践工作中，人事档案部门通过下达任务、命令的方式获得职能科室的人事档案信息，但是对于档案信息的准确性缺少有效的检查和监督办法。

（四）专业人员对事业单位档案收集工作的忽视

事业单位中存在大量的专业技术人员，诸如医院里的医生、学校里的老师等，不少专业技术人员和市场比较贴近，为事业单位提供技术支持的服务。还有不少的专业技术人员利用业余时间学习获取了国家的各种职业证书。但是有些专业技术人员存在各种各样的顾虑、不重视档案收集工作，并没有每年汇报相应人事信息，这就导致事业单位的档案收集有一定的短板。

三、做好事业单位档案收集工作的原则

（一）制度重构

事业单位内部职能不明晰带来了流程、岗位的相对僵化问题，不能仅仅通过组织架构的调整就一言以蔽之，必须对制度重新进行构建，使配套设施能够更好地入手，这样才更具有可操作性。在制度重构原则的指引下，人事部门不仅需要落实现有制度，还需要通过新制度的引入，深入调研科室建设来弥补人事档案收集中存在的不足。

（二）激励兼容

与专业技术人员沟通的过程中可以了解到，整合人力资源过程中，由于担心因为参加额外的项目工作而消耗自身本应争取的绩效考评内容。出于自身利益的考虑，很多人对于档案收集工作并不积极。所以，需要引入激励的原则，让参与项目的人员打消后顾之忧，配合事业单位员工做好档案收集的工作。

（三）部门首责

事业单位的岗位职能泾渭分明，有些管理岗位、技术岗位的职工决定了他们无法像行政人员那样进行档案收集的工作。为了避免因为信息不对称造成的档案收集困扰，就需要依靠部门、科室的负责人领头，遵循部门首责的原则。

四、做好事业单位档案收集工作的问题对策

（一）全员重视

要通过对全员的岗位培训、岗位宣讲等手段来重视档案收集的工作，在优化档案收集工作时，事业单位的党委部门要发挥职能的引领作用。针对现阶段档案收集工作困难重重的现状，党委应当组织全员开展岗位意识的培训和宣讲工作，促进大家明白档案收集与职业发展息息相关，做好各项档案收集工作将有助于他们在业务层面更好的发展，将集体利益和个人利益进行有效的联结。

（二）调整岗位制度

要对事业单位档案收集管理岗位制度进行“边际调整”，设置岗位制度不应当和现有岗位制度安排相冲突。当前，需要鼓励档案收集管理的工作人员去支援其他部门，但是面临岗位人员缺失的现状，支援可以通过部门联系制度来取代，让电子政务平台与相关负责人进行对接，提升沟通和信息交互的效率。通过对部门联系制度的落实，将工作业绩和个人利益挂钩起来，纳入对档案管理人员的工作考核指标中，能够有效激励他们更好地完成本职工作。

（三）消除后顾之忧

上文提到了管理人员、专业人员对于档案收集工作的后顾之忧，这就需要我们在岗位宣讲、培训过程中，通过对国家政策的剖析、单位制度的支持和保障来让大家明白制度的细节，消除他们对影响本职工作的后顾之忧。当前，国家政策已经开始鼓励事业单位非行政人员参与体制外的各项工作，在这个政策的指引下，能够为档案收集和整合自身人力资本提供了政策保障。

（四）考核指标挂钩

专业技术人员所在科室的负责人，不仅需要承担日常管理职责，还需要对事业单位内部人事的相关职责负责。部门负责人要对人事信息的专业性承担一定的责任，要促进他们更好地完成档案收集的工作，就应当在年终绩效考核中加入档案收集的内容，突出对事业单位档案收集工作的重要性。在绩效评估的过程中，要结合档案收集的管理目标来开展，在新常态下组织档案收集部门完备评价指标，组织人事部门、业务部门、党委多方参与，实现评价的公平、公正和客观。

（五）要形成有效的控制手段

除了对意识上重视、制度上保障、资源上支持、绩效上激励之外，行之有效的控制手段是保证档案收集系统性和完整性重要方式方法。可以从以下几个环节狠抓落实：

第一，预约收集环节。新时期的档案收集工作要应用新技术、新方式、新手段进行更为有效的收集管理，在收集管理的相关工作落实布置中，要结合过去的工作经验、实际的工作情况、预料可能产生的材料档案。将档案管理部门的收集环节工作予以提前的计划、公布。比如对于档案材料归纳的条款编号、归档时间、归档规范等等。

第二，现场收集环节。档案收集的相关部门一定要全程参与档案的验收、鉴定的相关环节及时做好沟通协调，对于档案收集到的文件要第一时间做好验收、收纳和处理的工作。例如，在科研课题研讨会议中，档案部门也要做到知晓、参与，其主要目的在于了解项目设计的进度、评审鉴定的情况，更好地对相关材料进行验收，以保障档案验收的系统性、准确性、完整性，最终给予验收相关的意见建议。对于不合格的材料，则可以及时通报相关单位进行更正，避免因为时间过长导致档案的缺失、管理的疏忽等。对于无法参与的会议、项目，不能通过简单的走形式草草收场，要通过严谨的制度设计和保障进行有效落实。

第三，设卡收集环节。设卡收集指的是对材料收集过程中不同的关卡进行制约，对相关工作人员主动提交材料进行的制度保障和约束。例如，可以采用相关经济手段进行设卡收集，比如在科技档案收集过程中，让财务部门设定一个合理比例的经费作为归档抵押资金，等材料收集完整后再将这部分资金返还给相关部门。又如，在机关参加相关会议带来的材料文件中，要归档部门确认档案材料无误后，才在差旅、项目费用发票上签字审批通过，财务才可以审核和打款报销。通过设卡的环节，能够通过行政、经济的手段对档案收集的质量、效率予以保障。

五、小结

新时期的机关事业单位在原有工作基础上进行了革新，为了更好地迎合时代发展的需求和与时俱进，在档案收集工作中，我们也要保持观念的更新，从意识上重视、从制度上保障、从资源上支持、从绩效上激励、从环节上约束，让各个部门加强沟通、互相支持。除此之外，各级事业单位还要在日常工作中对产生的新问题新情况进行探究，制定行之有效的对策、强化制度建设和完备，确保档案收集工作的有序开展。