档案信息利用价值的研究

谭 畅

吉林司法警官职业学院，吉林 长春 130000

档案信息，从广义上来说，指能够来源于档案的反映和记录、再现各种事物已经发生过的运动状态、方式及其规律的可以消除人们不确定性的象征或知识。有两层的含义：一是来源于档案的信息，二是关于档案的信息。通常我们所说的档案信息是指第一种含义，也就是狭义的档案信息，是依托于载体但是不包括载体的知识内容。广义的档案信息不仅包括了档案的内容，同时也包括了在档案加工及整理过程所产生的产品，如档案的目录、索引内容信息等。所以档案信息的含义比档案内容，其内容更加广泛。档案信息是人类智慧的集中体现，是档案实体所蕴含的所有知识、内容等的智慧集合体。

一、当前档案信息资源使用存在的弊端

尽管人们已经意识到档案的价值且档案信息资源越来越多，但由于各种因素的限制，使得当前的档案的利用率还不是很高。当前面临的主要困难是在档案管理方面还较为落后，传统管理模式还没有被创新和变革。实际上，当前很多档案馆（室）都是一种被动服务的工作方式，在自身工作宣传方面做的也不是很到位。表现在档案管理部门和使用者之间无法进行有效的交流沟通，表现出档案管理者整理和收集管理着大量的档案信息资源，但是信息的需求者却不知或者无法利用到。因此，档案管理更多的倾向了资料及信息的收集和整理，但是却对使用者的利用缺乏必要的关注，使得多数档案被置之高阁而无法发挥应有的利用价值。另外，从档案内容的使用来看，有的使用者仅仅是参考其中的具体信息，但有的则需要挖掘其中的深层次的内涵，但档案管理部门却无法满足这一方面的需要，也就是档案管理的编研部门无法真正发挥其设置的作用，其档案信息资源开发利用还需要进行创新和深度发展。另外，因为档案管理方面缺乏必要的信息化、网络化建设，使用者无法进行方便、快捷的使用，也使得档案的利用率受到抑制。

二、档案信息利用效益分析

档案信息利用效益分析，主要是指测算社会效益及经济效益等。其中档案利用工作的社会效益，是与经济效益相对而言，社会效益可以从政治效益、思想文化效益等方面进行理解。如通过档案维护我国国家主权及领土的完整，维护国家的根本利益，促进民族团结，从而为国家的重大决策提供支持，为建设新中国及推动改革开放服务等；通过档案来实现社会稳定，贯彻落实党的各项政策，为解决各类产权纠纷，进行地界划定等提供相应的凭证；利用档案来维护公民及单位团体的合法权益，档案通过提供个人的出生证明、婚姻财产、学历证书等内容来提供公证的材料依据，从而为保障公民的相应的权益提供保障，为监督合同及契约或者协议的有效执行提供有效的依据；利用档案为我国开展社会主义精神文明建设提供条件，通过各类档案出版物、档案展览等方式对社会各界群众特别是青少年开展爱国主义思想教育、传承中华文明，为开展历史学习、研究及推动我国科学文化事业的发展提供相应的档案信息服务等。

虽然我们无法对档案利用效益进行精准计算，但却不能否定档案信息利用中客观存在的利用效益。档案利用效益，概况来说有以下几个特点：一是具有多维性的特点。档案信息资源在利用中应重视其信息共享能力的开发，这是档案信息利用多维性存在的主要原因，尤其是档案信息资源的共享性与物质产品所具有的多用途不同，其多方面的效益是可以并存的、同时实现的，而物质产品的用途却不能同时实现和并存。二是具有间接性的特点。档案信息资源的价值是间接发挥作用的，是一种有着间接性的效益。三是具有长效性的特点。进行档案的保持其目标是为了后期的应用，所以档案只要处于保存期内，就决定了其价值具有长期的有效性，其价值的发挥也是长期的。

三、档案信息利用评价

档案工作的最终目的及重要产出是档案信息利用评价，档案工作的全部核心就在于对档案信息利用的评价。而评价则主要通过利用活动中所产生的各种数据来进行相应的利用状况的判断，从而为监测档案信息利用工作提供一定的数据支持，便于更好的了解档案信息利用以后的发展方向，并为更好的实施管理提供科学化的数据支持，从而更好的推动档案信息利用工作的开展和创新，提高档案信息利用活动的质量。档案信息利用评级可以分为定性评价和定量评价两种，对于可以测量的工作进行定量分析，而对于无法直接测量的只能进行定性分析和评价。前者可以根据相应的公式，根据所获得的数据进行计算即可；而对于定性评价，则需要开展精确的评价，通常使用二次量化法，也就是先定性再定量，从而使得评价定性指标有量的概念，并以量作为前提，在量化的前提下进行定性描述。

总之，追求效益是所有行政及事业管理和生产生活的根本目标。在开发利用档案信息资源中追求效益是为实现根本目标而服务的，这些社会效益与经济效益都包含了各级各类档案信息机构在开发档案信息资源中所产生的效益，是在档案信息的基础上而实现的，体现在了包含国家机关及团体、企事业单位所产出的总效益中。历史事实证明，档案信息资源的经济效益是可见的，并借助不同单位的微观预算，为客观效益的统计测算打下基础。