浅谈唐宋时期文书与档案工作的分流

(云南衡水宜良实验中学，云南 昆明 652100）

在我国，已有4000 多年的历史文书与档案事业，孕育在部落联盟时期，萌发于夏殷商时代，从甲骨卜辞到青铜铭文，从卷轴竹简到笔墨文书，形式之多样，内容之丰富，历史之久远。随着王室文书的增多，逐渐产生了拟制、撰写、保管等的专门人员，从而形成了文书档案，由于当时各方面的社会条件及材料文书的不成熟、材料的数量还不是很多，因此文书工作与档案工作基本上统一的，没有出现明显的分工，即文书的撰写人员也是文书的保管人员。

出现在两周时期的“天府”，是我国历史上最早的档案机构；秦汉时期，文书档案工作被订入法律条文，尤其在汉朝对档案的收集保管更为重视；魏晋南北朝时期，文书与档案工作原本应有所发展，但该时期战乱频繁，大量档案被烧毁，因此它的档案管理部分的工作并没有超越秦汉时期；隋唐时期，结束了战乱，基本完成了全国的统一，尤其是唐朝，无论在经济上还是政治上，都拥有强大的实力，对秘书的工作制度也做出了具体的规定，文书工作与档案工作逐步有了分流的迹象；两宋时期，架阁库的普遍建立，标志着文书工作与档案工作完全分离，档案工作制度逐步被完善；后来经历了辽金元明清朝代的发展，文书工作与档案工作分别有了各自的制度，包括文书工作的撰拟、文体、送呈等，档案工作的机构、保管、销毁等，虽说清朝是中国封建社会中央集权的高度集中的时期，各个领域都高度强化，但奇怪的是，清朝的文书与档案工作往往混为一体，直到清政府瓦解也没有完全分离。因此我认为，唐宋时期可以算是我国文书与档案工作发展的繁荣时期。

一、分流的背景原因

自国家产生起，文书与档案工作便开始有了简单的书写、收录规则。随着时间的发展，朝代的演变，文书与档案工作也在逐渐的发展与完善。

（一）历史条件

隋朝建立之后，基本完成了全国的统一。618 年，无论从国家的稳定、经济的发展或者文化的繁荣来说，唐朝都是举世闻名的强国。经济基础决定上层建筑，就文书与档案工作而言，也有了较大的发展，大到机构的建立、官吏的设置，小到人员的选拔分工、保管的规则，都较以前有了很大的进步。在选拔人才的过程中,唐朝产生了一种专门的人事档案，称为“甲历”,这使得我国古代档案内容更加丰富完备。“甲库”的出现,具历史性的意义,它标志着我国古代文书工作与档案管理的分离，档案专业化管理从此开始。

隋唐两代，尤其是唐朝，由于文书与档案工作的皇权性和特殊性，再加上唐朝重视法治，还专门制定了具体而又全面的法律条文，例如档案工作的律令有：

就文书起草而言，规定必须遵循避讳制度“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口误及余文书误犯者，笞五十；既为名字触犯者，徒三年。”

就文书保密规定而言：“诸漏泄大事应密者，绞。非大事应密者，徒一年半，漏泄于蕃国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十。”

又如在《庆元条法事类》中，不仅对古代文书与档案工作做出了具体的规定，还补充了前面敕、令、格、式之不足。其中卷三最为典型，规定为书写文书不得触犯皇帝名讳。

随着经济、文化的发展，尤其是造纸术、印刷术的出现，加之对维护中央集权的需要，宋代的文书与档案工作上升到了一个更新的高度，文书和档案工作趋于完善，其工作制度也逐渐成熟。综上所述，随着国家机构的完备，文书档案工作突出表现为比以前更加系统化、法律化、制度化。

（二）政治因素

华夏文明上下五千年的历史，能一代一代流传下来，文书与档案起了很大的作用，是历史发展有力的依据，因此一个国家的发展不能没有历史。最初的文书档案，只是用来记录王室的祭祀等重大活动安排、以及皇室贵族家谱等，用甲骨文刻撰，因此被称为“甲骨文书”，这些文书的存在不仅关系到王室的利益，同时对于新政权的建立和稳固也有着重要的作用。

唐朝是当时举世闻名的强国，此时的文书与档案工作也有较大的发展，以法律的形式对其工作制度做出了具体的规定，自此文书工作和档案工作逐步分流。这样一来，公文文体整齐划一，将档案工作载入法典，对档案的收集、保管、检查销毁等都做出了详细的规定。以法律的形式规范档案工作,不仅提高了档案工作的地位,也使得档案管理工作更加规范化、制度化。唐宋以后及明清时期，都是文书档案发展的高峰时期，将前朝的历史传承下来，并在此基础上做出符合自己朝代的制度规则，文书与档案逐渐分流，形成各自的一套工作制度，不断发展进步，并在明清时期达到了顶峰。由此看出，自有文书与档案起，各朝各代都比较重视其工作制度的发展，并将其作为皇室发展的重中之重，一般会在比较严密的宫廷或者寺庙中保管，安排侍卫和专人进行看管整理，属于皇室的核心机密。

二、分流的表现

文书与档案工作在某个阶段一下子完全分离，是不可能的，它得有一个发展演变的过程。隋唐之前两者基本混为一体，档案工作人员也就是文书工作人员，文书人员将草拟好的文书送至上级审核、执行过后，再将文书归档并妥善的保管起来。直到隋唐时期才逐渐有区分。唐代的强盛，一方面离不开国家的统一，民族的安定，另一方面也离不开唐朝的在各个制度方面的优越性。

（一）观念的分野

唐以前，文书与档案工作基本混为一体，还未有明显的分流迹象，也就是说档案工作还属于文书工作的一部分，文书工作人员也就是档案的管理人员，界线尚未划清。到了唐代，随着各种条件的成熟，人们已经有意识的将档案管理从文书工作中划分出来。在《唐代文书档案管理制度及其法律化研究》中写到：

唐代的中央档案管理机关是指朝廷内部或者朝廷机构内部设置的专门从事文书与和档案管理的机构，它是按照一般的行政管理权限来进行划分的。唐代行政机关的职能和职权设置，经历了秦汉魏晋南北朝和隋朝以后，逐渐发展成熟，形成了三省六部制度，分为门下，中书和尚书三省，吏、户、礼、兵、行、工六部，三省是唐代的中央秘书机关，负责中央的文书材料的拟定、执行和保管，是最高的档案管理机构。其中在尚书的吏部与中书省、门下省三处都设有甲库，存藏官甲，甲库就是当时专门用来保管档案的档案库，设甲库令史为主官，有小吏专门负责抄录。

这其实就说明了，从档案的制度安排上来看，当时的人们已经有了将档案独立划分出来的做法了。

此外，从《隋书·刘炫传》中发现，文书与档案工作在隋唐时期发生了一次较大的变化,卷中隋朝吏部尚书牛弘和刘炫有过这样一段对话：

弘尝从容问炫曰：“案《周礼》士多而府史少，今令史百倍于前，判官减则不济，其故何也？”炫对曰：“古人委任责成，岁终考其殿最，案不重校，文不繁悉，府史之任，掌要目而已。古今不同，若此之相悬也，事繁政弊，职此之由。”弘又问：“魏、齐之时，令史从容而已，今则不遑宁舍，其事何由？”炫对曰：“齐氏立州不过数十，三府行台，递相统领，文书行下，不过十条。今州三百，其繁一也。往者州唯置纲纪，郡置守丞，县唯令而已。其所具僚，则长官自辟，受诏赴任，每州不过数十。今则不然，大小之官，悉由吏部，纤介之迹，皆属考功，其繁二也。省官不如省事，省事不如清心。官事不省而望从容，其可得乎？”弘甚善其言而不能用。

从二人日常的聊天中，揭露出了文书与档案工作在此时发生了一次较大变化，说明文书与档案工作的演进到隋唐时期出现了明显的分水岭，这段文字也成为档案发展史上的珍贵文献。可见有远见的政客文人根据历史的变迁推测出档案与文书工作的发展进程，早已有了将其一分为二的想法。

综上所述，从唐代开始，人们开始有了将两者分离的想法，决定将档案工作从文书工作中划分出来，使之成为一项独立的工作，让两者向更专业的方向发展。

（二）制度的分立

高度发达的政治、经济与文化，在一定程度上也影响着文书与档案工作的发展进程。从上文中我们得知，在唐朝后期，文书与档案工作有了分流的迹象，并为之制定法律条文及工作制度。文书与档案工作发展到了宋朝，随着各种条件的成熟加之档案数量的不断堆积，架阁库随之建立，上到中央，下到地方。这就表明文书与档案工作演变到此，基本完成了分离，档案工作进一步专门化，这也是宋朝的文书与档案工作比唐朝发展更成熟的标志，由中央到地方建立的工作制度也基本成型。

三、分流的意义

文书工作与档案工作的分流是历史发展的必要演变，无论对于文书工作来讲，还是对档案工作来讲，都是一项复杂、庞大、艰巨的任务，因此两者在唐宋时期分离也是有一定的历史原因的，而且是必经过程。

唐以前，文书工作和档案工作基本混为一体，文书工作人员也是档案管理人员，档案在哪里存放和保管，图书典籍就在哪里存放和保管。而甲库的建立，标志着我国古代档案管理与图书典籍管理的分离，成为了专门的档案机构。宋时期，架阁库的普遍建立，标志着档案工作与文书工作完全分离，表明档案工作将从文书工作中划分出来，使之成为一项独立的工作，当然也是档案工作发展成熟的重要标志。从此，文书是档案的源头，档案是文书的归宿这一定位就分明了。

对当时来说，文书与档案的分流，一方面在一定程度上，确实减轻了文书工作人员的负担，文书工作人员可以完全投入到文书的草拟、审核、执行中去；另一方面，将档案工作从文书工作分离出来，使之成为一项独立的工作，不仅加强了档案工作的专门化、独立化，在档案的收集、保管、查阅销毁等方面，也形成了更加系统的档案管理体系。两者在不断地发展与完善的过程中，不仅有了各自的工作制度，还制定了相应的法律、法规来规范其工作制度。自此，文书与档案工作的界限被明确划分，文书成了档案的起源，档案成了文书的归宿，这是历史的进步，也是文书与档案发展史的进步。

对于现在来讲，文书工作和档案工作的分离对现在的文书工作和档案工作都带来了一笔不小的财富。唐宋两个时期，在文书工作中的用纸、用印、保密、移交等方面，以及在档案工作中的收集、保管、整理、档案馆的建立等方面的摸索、演变，对现在文书工作和档案工作都具有很大的参考和借鉴的作用，有些基本成系统的工作程序，被后代沿用至今。

四、结语

文书是档案的源头，档案是文书的归宿。本文通过研究文书与档案工作分流的历史背景、原因、表现、及其意义，将文书工作与档案工作从原来的混为一体，到后来的逐渐分离，再到基本完善，做出了具体的分析。文书与档案工作的分流其实都是历史发展的必要结果，是历史的进步，也是人类的进步。经过前人的不断努力，从观念的转变、制度的分立、到机构的分离、人员的分工都做出了积极地探索，将先进的工作制度一直流传下来，并沿用至今，为后人留下了一笔不小的财富。