大数据时代背景下的档案管理模式探讨

（肇东市机构编制数据中心，黑龙江 肇东 151100）

大数据时代背景下，企业可以利用大数据技术对多种信息进行分析，如对市场中各种商品的销售行情、企业的在市场中的受欢迎程度等进行分析，企业在得到相关信息分析结果后，便可以制定一些科学合理的发展策略，以推动企业的发展。但企业若想实现对相关数据的分析，则需要预先建立数据档案，再使用大数据技术分析。这表明企业的发展过程中，应认识到建立数据档案管理模式的重要作用，以使企业的发展能够与时俱进。

一、大数据时代背景下的档案管理面对的巨大挑战

现代的社会是一个飞速发展的社会，科学技术日益发达，信息交流更加广泛，大数据作为高科技时代的产物，其应用范围十分广泛，一般的软件是无法容纳全部的数据的，且由于大数据的类型众多，需要用高科技新型软件进行数据的获得、存储、管理等。大数据一般存在以下几种特点：数据运算效率高、数据形式多样化、数据价值高等。针对以上大数据时代的特点，我们可以看出大数据时代下的档案管理工作主要面对众多的挑战。

（一）档案管理的方式及观念面对巨大挑战

大数据时代的到来，使得原有的档案规划管理理念及流程逐步被推翻。传统的档案管理工作一般是由档案管理的工作人员进行档案资料的分类并做好相应的标记进行分类工作，以便于日后档案的查询工作；随着大数据时代的到来，档案资料普遍存在信息量大、信息内容多样化等现象，原有的档案管理模式已经无法有效地对档案进行统计管理工作。

（二）档案管理的存储形式面对巨大挑战

大数据时代对于档案管理的存储提出了新的挑战[2]。目前，数据信息的主要应用形式是电子文档、电子音频及电子图片等，这些数据进行在进行存档工作时，传统的档案管理工作无法满足。因此，日后的档案保存的形式应该更加趋于多样化发展，对于档案进行分类智能化存储，在进行档案调用时，仅通过关键词的查询即可找到相应的文件。

（三）大数据时代下档案管理工作人员的业务能力面对巨大挑战

大数据作为新型时代产物，对于档案管理工作人员的水平也是一项重要的挑战。大数据时代的主要特点就是信息处理复杂化及信息多样化。对于传统的档案管理来说，只需要掌握档案管理的基本思路及管理的具体操作流程就可以。然而，新时代下的档案管理工作需要相关人员掌握的管理技术极为复杂多样，包括对于档案资料的分类、软件操作、数据查询、数据审阅等，所以，大数据时代下需要对于档案管理工作人员进行全面培养。

二、数据时代下档案转变档案管理模式的重要性

大数据时代对档案管理来说，不仅是机遇，更是挑战。因此，档案管理一定要抓住这一机遇，不断对档案管理进行完善和突破，把它融入大数据潮流中去，做到尽善尽美。

（一）提高工作效率

现阶段而言，各个企业的发展过程中都在不断追寻生产效率的提高，以使企业能够获得更多经济效益，进而加快企业的进步。数据时代下，企业在进行档案管理工作时，同样应重视管理效率的提高，以能够使企业快速利用档案信息，发挥出档案管理的最大作用，使企业更好、更快的发展。这就需要企业重视改变档案管理模式，如将档案管理模式向数据管理模式转变。档案管理模式向数据化管理模式转变后，便能够提高企业内部的档案管理工作效率，进而带动各个部门的工作效率提高，使各个部门的相关工作都能够快速开展。企业各个部门的工作效率提高后，势必能够加快企业的发展，使企业获得更多利益。

（二）提高档案管理的安全性

企业的发展过程中，一些档案信息具有较高的机密性，这不仅需要企业内部档案管理工作的安全管理，同样需要工作人员的保密，以能够保障企业的利益。但根据以往纸质档案信息的特点而言，对于机密档案的管理，虽然工作人员能够按照要求进行安全管理，但仍存在档案纸张的易腐蚀、易燃特点威胁。基于此，若能够将机密档案信息进行数据化管理模式转变，不仅能够提高机密档案的管理安全性，同样能够避免档案信息的损坏现象发生。与此同时，为了进一步确保机密档案信息的安全，具体的数据档案管理工作中，还可以选择断网存储到硬盘的方式，这便能够避免机密档案的丢失、被盗等现象发生。此外，基于机密档案的安全管理等级，还可以设置数据档案的访问权限，如可以设置密码、指纹等访问权限，以能够切实保障机密档案的安全。

（三）档案信息的大数据技术应用

企业在进行档案信息的数据化管理模式转变后，则能够利用档案的数据化特点，合理使用大数据技术，如可以利用企业内部现有的档案数据进行大数据技术的综合分析，以能够分析出企业的经营现状，分析出企业主要的盈利产品等，以便企业能够根据数据分析结果形成企业经营状况的判断，并能够通过数据分析结果制定符合企业发展的经营策略，这便会利于企业的发展。另外，基于档案信息的数据化特点，企业的发展过程中，应充分认识到建立档案信息数据库的重要作用，进而提升档案管理部门的工作效率，使其扩大档案管理工作范围，以使企业的大数据技术应用更为合理。

三、结语

综上所述，数据时代，各个企业的发展过程中，都在不断与数据技术相结合，以促进企业的发展。档案管理工作作为企业内部重要的管理工作，企业领导者也应重视档案管理模式的数据化转变，以使企业内部的档案管理工作提高工作效率，并发挥出更多作用，以推动企业的现代化发展。与此同时，大数据时代背景下，企业档案管理工作进行数据管理模式改革，既是企业与时俱进发展的机遇，但也存在挑战。基于此，企业的发展过程中，应充分结合自身发展的特点，再决定是否进行档案管理模式的数据化改革，以使企业健康有序的发展。