关于房产档案安全体系建设的几点意见

（哈尔滨市呼兰区住建局房屋产权交易开发区分中心，黑龙江 哈尔滨 150000）

档案部门需加大对档案保密安全工作的重视，基于档案安全给经济安全、社会稳定以及档案事业自身可持续发展带来的影响，快速有效地建成档案安全体系。在国家档案系统中，房产档案是重要构成元素，在一系列社会活动中发挥着重要的作用。然而房产档案管理工作也会受到一些安全隐患的影响。现以房产档案为准，分析安全管理问题以及打造安全体系的可行方法。

一、房产档案安全管理工作中的问题

（一）档案管理环境中的隐患

由于资金缺乏等原因，很多地方档案馆不能严格按照《档案馆建筑设计规范》等规范文件要求建设馆舍，有的档案馆馆舍是旧办公楼、住宅楼等改造而成的，在选址和设计上存在很大的安全隐患。

库房承载超重。这些办公楼由于年代己久，加上长期承载着大量沉重的档案，楼板多处出现裂缝，经当地房屋鉴定部门鉴定为承载超重，存在荷载承重安全隐患，随时有可能发生楼板塌陷的危险，严重威胁着生命和档案的安全。

档案库房分散、周边环境复杂。随着房产市场的活跃，房产档案日益增多，原有库房面积严重不足，只好租用临时库房存放档案。而这些临时库房都分散在各种场所中，如有的与其他单位办公室混用一栋楼；有的与居民住宅混用一栋楼；有的与其他商业场所混用一栋楼。尤其是商业楼，周围环境杂乱无章，甚至有的还是重大消防安全隐患挂牌单位。

设施设备陈旧老化。有的档案馆目前还没有安装铁柜铁窗，有的虽然按照“三铁八防”的规范要求安装了铁门铁窗，配备铁柜、空调、除湿机、监控等设备，但由于设施设备陈旧老化，难以做到24 小时恒温恒湿，从而真正达到除虫、杀菌、消毒的目的；有的库房虽然安装了摄像头，由于库房分散，没有形成监控网，无法在第一时间监控到影响库房安全的动态。

（二）安全标准与法规的问题

缺乏配套的档案安全法规和标准。在我国现行的法律法规中，关于档案安全的规定分散在《档案法》等各类法律规章里，没有形成上下呼应的档案法规安全体系；在档案保护业务规范和技术标准的制定方面，没有形成档案安全保障的标准体系。档案安全的法律法规不配套、标准的缺失和滞后，直接影响了对档案的安全有效管理。

二、建设房产档案安全体系的建议

（一）强化安全管理意识

房产档案的管理部门首先要改变既有的档案管理思想，确保部门中的工作人员都能够具备较强的安全管理意识，组织管理者更加全面地学习档案相关的法律法规与安全知识，提供更多教育培训途径，在对待档案管理工作时，要始终持有全面化与发展化的眼光，以此来打造完备的防护系统，针对房产档案管理中的隐患，形成更加有效的技术性措施，在每个管理环节中，都运用安全的方法来管理房产档案。

（二）完善实体档案安全管理工作

针对实体化的房产档案实施安全化管理，针对已经出现承载超重情况的档案库房，展开搬迁卸载工作，分批次转移高危档案，做好档案运输与临时保存环节的安全保障工作，借助这一举措来对楼板承受的压力进行有效缓解，消除档案与楼房面对的安全隐患。打造智能化档案馆，构件一体化办公管理以及档案信息系统，综合智能建筑与档案建筑的建设要求，确定建设位置与整体布局，优化功能结构，补充基本设施，形成全新的档案馆，在其中配备自动化管控系统，包括自动灭菌消毒、调控温湿度与防火防盗等系统，提升档案管理现代化水平，以此来应对场地分散等情况带来的安全性隐患，给重要的房产档案打造既安全又环保的保存管理环境。

面对受损的房产档案，需要及时展开修复，尽量将干预程度缩减到最小，以此维持档案的原貌，围绕受损档案的情况，形成修复抢救制度，使用先进的修复技术，修复褪变、易裂易碎与已经破损的档案，如果档案出现霉变的问题，可采取去污除霉的方法。建设数字化档案系统，以此缩减实体类档案的使用率，向地方档案馆学习建设经验，充分利用电子网络资源，对实体档案进行转化，通过减少翻阅实体档案来实现对其的保护，延长其寿命。不仅要对产权档案进行数字化处理，还要重视老档案与抵押档案。

（三）针对信息化档案系统开展安全管理工作

首先要选用正版的计算机软件，确保以可靠安全的方式保存房产档案信息，建设完备的系统权限，在原有标准内容的基础上，补充网络安全相要求，可运用硬件软件防火墙与防毒软件，预防网络病毒的侵害，面对房产档案，还要有完善周密的备份方案；在保存电子化档案图像数据时采取特殊的格式，以此使原文与电子图像保持一致，预防有人随意篡改房产档案的内容。

（四）做好应急准备工作

围绕房产档案管理期间经常出现的安全事件，形成应急预案，展开应急演习活动。设计应急预案时，要保障有较强的操作性与宽泛的涉及面，确保应急工作可以有计划、有组织地展开。打造具有综合性特征的应急预案，围绕难以预测的突发性事件指定应急预案，包括盗窃、泄密与自然灾害等，确保在出现突发性事件之后，管理者可妥善应对，控制损失。

三、结束语

本文主要针对房产档案管理工作展开研究，从安全管理的角度探讨了当前管理工作的主要问题，同时也提出了提升房产档案安全管理水平的可行举措。管理部门在认识到房产档案的真正价值之后，需要按照档案法等法规制度要求，有效展开档案实体管理工作，打造信息化管理体系，并形成有效的安全保障措施，做好应急准备工作，以此来更加安全地保存房产档案，应对档案管理事业中更多新的挑战。