企业办公室综合事务管理现状及改进措施

2020-12-08

魅力中国 2020年19期

（神华巴彦淖尔能源有限责任公司，内蒙古巴彦淖尔 015000）

经济的发展和信息技术的推广使用，促使企业的管理方式不断的创新，企业经营和发展中的事务更多，涉及的内容更广，这对企业办公室的管理也提出了新的要求。办公室作为企业经营和发展中的重要职能部门，对企业的经营和发展有着极大的影响作用。通过提高企业办公室综合事务管理的能力和水平，能够促使企业的各个部门更加和谐，更加有效的开展合作，同时管理者也能够更加准确的、及时的了解各部门和人员的具体工作情况，采取有效的措施进行调整和改进，推动企业持续健康发展。

一、企业办公室综合事务管理的现状分析

（一）办公室人员的整体能力有待提高

当前，部分企业在管理的过程当中没有充分的认识到加强企业办公室管理的重要性，所采用的人才选拔标准等不规范，从而导致应聘人员的综合业务能力、办事能力、知识水平等相对比较低，在面对突发情况的时候不能及时的、很好的处理，导致企业办公室综合事务管理的水平不高，效率下降，从而影响企业的经营和发展。例如，部分职员不能熟练的掌握和运用表格制作、文字输入等相关工具软件，管理过程中的基本技能有待进一步提高；在工作的过程中存在着工作延期、推卸责任的情况，影响日常办公的效率；企业部分的员工在工作中思维模式比较固化，不能够积极主动的参与新事物的学习，工作中缺乏创新性和创新意识，影响工作的氛围，同时也影响整体的管理水平。

（二）工作热情和工作积极性有待提高

企业办公室作为企业经营和管理中的重要职能部门，办公室人员工作的效率和工作的氛围会对企业的整体发展产生影响。企业在管理过程中需要积极主动地加强沟通和交流，营造良好的工作氛围。部分企业在对办公室人员进行选拔的过程中没有对相关人员的性格、特点、需求等的进行测试和分析，从而导致办公室人员的语言交流能力和灵活变通能力不强。在工作过程中缺乏主动服务意识和责任意识，无法准确的认识到自身的责任与义务，工作缺乏热情和积极性，从而导致企业部分员工无所事事，不按照企业的规章制度和程序规范进行业务活动等。

（三）管理过程不规范

部分企业在管理的过程中，对相关制度、程序和规范落实不到位，从而导致管理的目标性不强，不能准确的划分职责和权限，没有将企业的经营管理目标和相关职责等划分到具体的人员和部门当中，从而导致企业的员工无法准确的了解自身的责任与义务，日常工作当中分配不合理工作处理不当等问题，从而影响到企业的经营和发展。

二、企业办公室综合事务管理的提升措施

（一）开展教育和培训工作

企业可以通过开展培训和教育工作，提高办公室人员的整体能力和水平。一方面，通过加强思想政治教育工作，强化企业文化建设，营造更加活跃的、宽松的工作环境和工作氛围，增强企业办公室职员的责任意识和服务意识，提高办公室人员的创新能力和创新意识。促使企业办公室人员养成良好的工作习惯和工作态度，更加积极的、热情的投入到工作当中。另一方面，组织开展培训活动，通过系统的学习，提高办公室相关人员的业务能力和基本技能。

（二）科学的制定招聘标准

办公室在管理的过程当中，需要科学的、合理的选拔人才。首先，需要科学的制定招聘标准，对相关人员的技能等进行综合考评和分析，择优录取。其次，对新录用的员工科学的制定试用期，在试用期内对办公室员工的工作能力、基本技能、操作能力、业务能力、语言交际能力、灵活应对能力等进行综合的分析，以便能够更好的适应岗位的需求。最后，需要对相关人员的性格、特点、特长和需求等进行评价和分析，及时的对岗位进行调整，促使人员能够发挥出最大价值。

（三）加强日常管理

企业办公室需要不断的提高管理的能力，加强办公室领导与员工间的交流和沟通，促使企业内部相关人员更加和谐的相处，营造良好的工作环境和工作氛围。通过有效的沟通和交流，及时的了解员工的心理状态和员工的相关需求，针对员工日常工作和生活中的问题，帮助员工解决，通过有效的关怀，提升员工的归属感和工作积极性，从而提高员工的工作效率。

（四）建立和完善相关管理制度

企业需要不断地建立和完善相关管理制度，促使办公室的管理工作更加的规范、更加的科学、更加的合理、更具有人性化，从而提高办公室综合事务管理能力。一是，企业办公室需要提供全方位的管理服务，对企业的工作流程和工作环节进行管控。二是，科学的制定激励制度，通过有效的奖罚制度，确保日常工作中的各项目标和职责落实到实处，从而提高工作的效率。三是，建立和完善考核制度，制定科学的考核标准，通过有效的考核，促使企业的各项工作和流程更加的清晰，工作的分配更加的合理。