浅谈档案知识型管理的特征

庞军

（宁夏医科大学，银川 750004）

人们通过参与各种社会活动获取信息，信息资源是人们通过选择和组织整理出一套有用信息的结果。信息资源属于信息的一个部分，它与人们的信息需求紧密联系，它不仅仅是可以直接为人们所利用的信息，同时也反映了人们发展和组织研究生产力现有水平的标志档案是人类在其活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。档案是信息资源的重要组成部分，其对经济社会发展具有十分重要的价值。档案管理，是档案管理部门对档案实体及内在知识进行管理并提供利用的工作的总称。知识管理是信息提供者调用智慧提取显性信息的内涵，以提供给利用者的一种管理方式。知识管理是为利用者实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径。

当档案处于静态储备时，只是一种潜在的生产力，只有把它挖掘出来用于生产建设才能转换成现实生产力。档案信息资源开发的目的是实现信息的价值，使利用者获取有价值的信息，保证信息能够在适宜的时间地点中发挥其正面作用，并将档案信息中所隐含的有效信息最大限度的提取出来，及时、准确、安全地传递给特定用户进而产生效益。管理者在档案信息开发的核心任务是：挖掘、激活和共享，在提供档案利用服务过程中，应该贯彻以利用者为中心的理念，通过信息化、网络化、智能化手段，开展主动服务、个性化服务、全过程服务与超前服务，努力为档案利用者提供具体的知识与问题解决方案，而不仅仅是只替代档案实体，而是将档案服务活动提升为知识服务活动。为此，未来档案管理者在提供档案管理、开发利用时应以体现以下三方面的特征。

一、智慧管理

档案学的发展与信息资源管理息息相关，从理论范式的角度来看，信息资源管理的相关理论深刻地影响了社会的档案属性观。知识管理要求将大量、新颖的信息资源融入管理体系中导致了档案知识管理观的出现。而档案管理是知识逐步沉淀、逐步积累的整个过程，档案智慧管理的到来也是合理的。在知识管理导向下的档案智慧管理工作模式应逐步扩大档案资源收集范围，以电子文件及私密文档为管理要点，对复杂多元化信息资源进行收集、分类、归档，以充分满足后期档案整理成果应用需求。因此，在知识管理导向下，档案管理人员应逐步创新管理理念，摒弃以往单一的内源显性知识管理模式。逐步拓展档案智慧管理空间，采用多元化档案管理模式，营造科学系统的档案管理体系，为档案管理工作创新开展提供充足驱动力，在知识管理导向下，将知识管理理念、技术应用于档案管理工作中采用更加先进的智能技术应用，同时逐步挖掘、整合、利用档案信息资源，依托知识服务为社会提供服务，向着“智慧”的方向发展，从而进阶智慧档案馆。

二、资源共享

档案资源的共享利用，将档案资料的潜性价值转化为实际功用。知识管理的共享性要求与部分档案资源的封闭现状存在一定的矛盾，档案知识管理要依据整体性、系统性、服务性等三项原则对档案信息进行优化配置，只有打破档案知识共享的障碍，建立档案知识共享网络，对档案信息进行合理整合、实现推进档案知识资源共享，才可能充分发挥档案知识资源价值，提高档案的社会地位。由于档案资源的多样化和差异性，档案信息都有与众不同的特色内涵，推进档案知识资源共享需要建立一套模式以打通机构之间知识交流的渠道，甚至是将机构所持有的知识资源进行整合以高效地统一对外提供知识服务，既要分类别、分专题地实现档案部门信息资源的“小整合”，还要依托相关智慧技术，建立其他部门的业务管理系统与档案部门管理系统之间的信息连接网络，保证部门数据的即时传递和信息资料的自动归档，实现档案信息资源联盟的“大整合”促使分散零乱的各种信息成为脉络清晰、条理清楚的有机共享整体。

三、以人为本

档案知识管理中有知识管理建构的部分，大数据时代背景下，档案部门馆藏资源尤其丰富，这是巨大的知识财富，如何像知识管理中那样利用内外部的“智力资产”解决遇到的技术等运营难题，发挥档案部门的优势题，这是管理部门发展和转型的关键。档案机构要想完成向后保管范式、向档案知识管理的转变，强化以人为本的管理是必经之路。这就要求档案管理部门放弃传统的思维方式，明确档案的真正价值不在于永久收藏，而是将档案中信息发掘出来，实现知识的再利用。知识管理理论中以人为本的理念势必会注入档案知识管理之中。这样在档案工作中利用者是提供服务和接受服务的必要主体；以利用者为本的档案知识服务是未来发展的方向之一，利用者是档案服务的中心，应以档案知识为中心服务理念已成为共识，从档案工作者的角度看，需要接受新范式，以利用者为中心工作为本的思想指引下档案管理人员应依托大数据打下宽厚的人文基础，学习国内外先进的管理思想与理念，深入挖掘档案资源内在价值，不断完善自身的知识结构；打破专业壁垒，融会贯通科学知识与人文知识，拓展知识面，以知识挖掘内在档案知识以体现个性化服务。

档案开发利用中对知识管理的运用，会为整个档案实践和档案理论开拓一片新天地。