行政事务管理工作创新的相关对策分析

2020-12-08张耀刚

魅力中国 2020年21期

张耀刚

（国家税务总局盐城市税务局，江苏盐城 224001）

行政工作有很广阔的发展前景，未来的企业对于细分化专业化的要求越来越高，一个小小的行政类工作已经需要组建一个部门来处理工作，介于此也更需要专业和智慧型的人员来填充岗位的空缺。行政无定法，接待运维保，所有的固定套路都是要根据企业随机应变，高智商高情商一个都不能少。这对企业机制的灵活性以及人员潜力的发展性都是一个很大的挑战。

一、浅探存在意义

实践是检验真理的唯一标准。行政工作的开展不是整天只坐在办公室收发材料，要有实践思维，多去进行探索与实践。行政是一个经常被看轻的岗位，行政在很多体系和企业里就是平常无奇的。但实际上，行政岗位所包含的工作内容很丰富：企业管理、室内空间设计、设备管理、财务差旅费管理、日常管理等方面。建立合理的行政事务管理工作的机制可以为机关事业单位吸收更优秀的人才，行政工作是主导性的同时也是辅助性的，定期的员工培训可以让个体获得更多的职业与企业认同感，用合理的成本换来员工最高的工作积极性，提高工作效率形成良好的企业氛围。

二、发现问题窘状

（一）全局意识不具备

在众多行政人应该具备的思维方式中，站在管理者角度，培养行政事务处理的全局观念是十分关键和重要的。做好行政预算以及控制行政成本。总之行政工作要做好，就必须将工作想在前面做在前面，万万不可拖到最后。

（二）运行机制未落地

在进行行政管理的时候掌握方法，在实践中解决问题，服务水平才能更新提升，将企业的管理服务做到极致。有了规则却执行不力，等同于没有规则，所以行政工作还需要推动规则的执行，让所有员工快速准确了解各项规章制度，让所有员工可以方便获取相关文件，督促员工按照规则行事。

三、制创新策略

（一）清晰定位提效率

行政工作是相当繁杂的，涉及到不同的工作内容，也涉及到不同的专业知识，比如工建管理需要工程管理的专业知识；文控管理需要极强的公文写作能力；资产管理需要明白资产的全生命周期，并建立相应的控制等等。处理的事情又多又杂，所以需要逻辑清晰，做事情有条理，分得清主次轻重。一件一件自己要有安排有计划，并把计划告知。就是要理得清事和物。要把事情规则化，流程化，理清楚。比如文件夹名称、日期、内容有条理，文件归档有条理，好查找。

行政工作存在难以量化，服务难以评价等客观事实，很容易走进的误区就是服务变成管理。如果没有形成统一体系的制度流程，往往容易形成大家陷入日常各种琐碎事务、各自为战的状况，甚至人员替换的时候出行衔接问题，因为各自的办事方法与标准不一样。为此，当企业发展到一定程度的时候，需要开始进行相应的工作梳理，将一些常规典型的事务标准化、流程化，小的如访客的接待，大的如工商变更。

（二）注重反馈增质量

员工满意度本质上不是员工对行政的满意度，而是对公司的满意度，因为行政是代表公司提供服务。创新实施后，不是丢出去就完了，或者认为一定有好多反馈，要随时，跟踪行政事务管理的创新，收集意见反馈，及时进行修正。这不仅考验到行政的创新、计划与执行，也挑战了行政人员在整个过程中的沟通能力。有的环节上沟通比执行还要重要，每家企业的情况都不同，对应的侧重点就不同，相应模块会有增减，也有些模块会合并一起，甚至受重视的模块单独出来作为一个部门也有可能，这些都需要各位行政人员根据自身企业的实际情况去梳理调整，同时将这些模块进行合理的分配。

同时，要结合企业文化和价值观输出服务和福利，提升员工的积极性。企业员工反馈度与参与性的提升需要建立在行政事务管理工作人员自身高水平的服务意识与沟通能力等专业素质上。有序且持续的行政事务管理工作，需要高素质人才的助力。一个会做事的行政当然不能只坐在办公室里，常在实践中发现错误，在时间中提升自己的业务水平，才能真正做一个90 分的行政人，做一个“大行政”。

（三）借助技术走向现代化

在新时期背景下，借助各类电子设备终端收集、整理和分析数据是行政事务管理的必修课。上传下达的过程中注重质量、讲求时效。良好的企业形象对于公司的长远发展起着不可忽视的作用，而借助现代技术进行信息处理与行政管理提供了企业发展决策的便捷性窗口。新的技术也带来了新的管理思维模式，从而实现管理效率提升下运营成本的削减。

在相对开放、追求效率的互联网企业中，规则和制度相对来说更灵活，行政开始脱去陈旧的管理“外衣”，拥抱智能化、信息化：告别纯人工线下操作，把业务流程转移至线上系统；同时不再靠“经验感觉”做事，开始关注数据，借助大数据的筹算来辅助决策，能够极大地降低试错成本。完善单位网站管理，在现有网站宣传页上改进版面，增设意见收集类的反馈环节，综合各方意见进行管理优化，实现行政事务管理现代化、智能程序化。