大数据时代下的档案工作

2020-12-08刘艳玲

魅力中国 2020年21期

刘艳玲

（吉木乃县人力资源和社会保障局，新疆吉木乃 836899）

大数据时代发展过程中对于不同类型数据的利用模式相较以往发生了非常显著的变化，同时也对信息档案管理工作的发展变革造成了非常深远的影响。尤其是信息档案管理工作作为记录企业单位发展历程、发展现状、发展战略的一项重要内容载体，其在大数据技术的发展影响下必然会出现工作理论、工作模式、工作技术上的种种变化，最终充分适应大数据时代的发展要求，满足档案管理工作的各项目标要求和发展需求，推动档案管理工作持续发展并为企业单位发展提供更加充足的推动力量。

一、大数据时代下档案管理工作的发展趋势

（一）大数据时代下档案管理理论的发展趋势

结合当前大数据时代下档案管理工作的实际发展情况来看，以往传统的纸质文书档案在档案管理工作中已经转变为电子信息档案。同时在后续大数据时代的发展背景下，未来档案管理工作的发展也必然会出现理论知识的深层变化。本文认为后续档案管理工作的发展过程中，首先档案本身的记录范围会不断扩大，一切具有保存价值的文件内容、数据信息、视频照片、实物内容等均会转变为电子信息档案并于网络平台得到有效保存；其次档案本身的服务功能会不断拓展，以往受限于纸质文书档案管理所导致的各项服务问题，将会在大数据时代的发展背景下促使其服务功能朝向更加多元化、开放化、先进化、信息化的方向持续发展，对档案管理工作的服务内容、服务范围、服务标准均造成深远影响。

（二）大数据时代下档案管理技术的发展趋势

以往纸质文书档案管理工作中所应用的管理技术，主要是基于人力手段上的整理技术、编目技术、存储技术等。而在大数据时代的发展基础上，通过对计算机技术与信息技术的有效利用，传统的纸质文书档案逐渐转变为电子信息档案的情况下，各项管理工作对于人力资源的需求将明显降低，而对于电子信息技术、云存储技术、信息整合技术、信息挖掘绝技术的应用将不断广泛化、深入化，对提升档案管理工作的效率、质量均发挥积极作用。

（三）大数据时代下档案管理流程的发展趋势

档案管理工作在实际开展流程中无非收集、管理、服务三个主要环节。在大数据时代的发展背景下，档案管理工作的上述环节流程并不会发生太大的变化，然而在具体的流程开展过程中相应的流程业务模式、流程服务内容、流程应用技术等均会发生显著变化。例如以往纸质文书档案管理工作中对档案信息的收集主要依靠不同部门的自觉移交，而大数据时代下档案管理工作中对档案信息的收集则可以通过电子信息技术进一步拓展档案信息的丰富程度和信息深度，由此通过部门移交、自我收集、信息挖掘、整合登记等多种措施促使档案管理工作整体收集流程的业务模式发生显著变化。

二、大数据时代下档案管理工作的变革措施

（一）基于档案管理流程的变革措施

基于档案管理工作中收集、管理、服务三项流程。本文认为大数据时代下档案管理工作的变革应当采取以下措施以提升整体工作质量和服务质量：

首先在档案管理工作中的收集工作中必须做到整体流程的有效控制。管理部门在档案管理工作的开展过程中要从前端入手对档案信息收集质量进行有效控制，确保档案信息收集内容的全面性、真实性、细节性，进而将档案管理工作融入当前且与单位的发展进程中，对企业单位发展过程中的各项合同内容、系统内容、业务发展、企业文化、财政收支等进行全面的信息收集，为档案管理工作中信息内容的丰富程度提供积极的管理效益；其次在档案管理工作中的管理过程中必须做好全面有效的技术支持。管理部门在档案管理工作的开展过程重要结合当前档案管理工作的实际需求、未来档案管理工作地发展可能，不断加强对电子信息数据库的建设，确保数据库容量符合电子信息档案的增长速度要求。同时档案管理部门还要加强数据库建设过程中的网络安全与信息安全建设，避免出现档案信息泄露等严重问题；最后在档案管理工作中的服务过程中必须提升服务流程的智能性，以此优化档案管理工作的服务范围和服务结果。档案管理部门在此过程中要积极主动地与其他部门进行对接交流，了解其他部门在档案管理工作中对各项档案信息的实际需求，进而以档案信息内容为基础为企业发展中的市场营销、产品设计、网络优化、发展决策等提供智能化、辅助性的服务，提升档案管理工作的影响力，为企业发展提供更加有效的信息支撑。