提高机关工勤行政事务人员素质的有效路径探讨

林玉燕

（福建省漳州市华安县司法局，福建 漳州 363800）

机关工勤行政事务人员，是位于科员下边的一种工作职别，在这一级别的工作人员当中，其单位的位置相对来说是比较低的。但是不要小看机关工勤行政事务人员在机关单位的重要性，可以说他们是机关领导身边日常事务处理的参与者、组织者、参谋者及沟通者，是机关单位不可或缺的一份子，所以行政事务人员素质的高低和工作的好坏，将会直接影响机关事业的发展。其重要性可想而知，那么，怎样才能当好一名机关工勤行政事务人员，笔者从以下五方面论述。

一、机关工勤行政事务人员应具备的素质能力

（一）有良好的道德品质

想要提高机关工勤行政事务人员的综合素质，首先就是要提高机关工勤行政事务人员的道德品质，只有提高其思想道德品质，通过政治思想理论的学习，提高自己的科学文化素质，为机关工勤行政事务人员提高强大的思想武器，并且将自己的学习融入到日常的工作当中，才能够更好地为机关服务。

（二）有一定的工作能力

在工作当中，要通过不断的学习，进行自我能力的提升，认真学习机关办公室各项业务知识和技能知识，通过学习和日常的工作积累，提高机关工勤行政事务人员的工作能力。如果在工作当中遇到解决不了的问题，一定要借鉴他人优秀的经验，才能增加自己的知识储备，同时让自己更加能够实现岗位职能[1]。

（三）有高度的事业心、责任感

在机关单位的工作过程当中，一定要有高度的事业心和责任感。因为机关办公室工作繁而杂，加班加点是家常便饭，行政事务人员必须有高度的事业心、责任感，做到爱岗敬业，勇担责任，乐于奉献，树立良好的工作作风，才能够更有利于实现行政事务人员在机关中自我体现的价值，确保机关事业实现稳定快速发展。

（四）有良好的人际沟通能力

在机关单位当中与人沟通是不可避免的，这就要求我们的行政事务人员有良好的沟通能力，只有这样才能保持良好的沟通状态与他人进行事务处理，以免因为沟通不当或者沟通不及时使办公室业务开展不顺利。所以，良好的沟通能力是每个行政事务人员日常生活当中不可缺少的能力。

（五）有良好的协调能力

机关工勤行政事务人员在工作的过程当中也要有良好的协调能力，只有良好的协调能力才能正确地理解领导的决策意图，并将领导的决策意图进行有效地传达，根据岗位职责进行协调工作内容，将工作落实到位。在所有的日常工作当中，机关工勤行政事务人员要有良好的协调能力，这样才能更好地为机关单位服务。

（六）与领导和同事建立良好的关系

想要实现机关单位工作的顺利开展，一定要做到与领导和同事建立良好的工作关系，营造一个良好的工作氛围，只有这样，才能有效地开展机关工作。在工作的过程中与领导保持良好的沟通，方便领导在做决定或者布置任务的时候能够进行及时的传达，避免存在沟通不当导致工作出现失误，也要和同事建立良好的工作关系，这样有利于工作的合作进行，提高工作效率。

（七）有严格的保密意识

在工作当中，要有严格的保密意识，遵守保密纪律，做到单位的传阅文件不随便扩大范围，对分内工作以外的问题不随意答复，对领导研究的决策和批复的内容，坚决不向外泄露，保证单位秘密的安全性，有利于机关工作展开。

二、机关工勤行政事务人员的工作职责

机关工勤行政事务人员工作职责总的来说主要有两大项:一是办事，二是办文。这也是对机关工勤行政事务人员要求具备的两种基本能力。

（一）“办事”

办事的内容包括:领导批件的承办、催办；根据领导的授意，编写领导的日程活动安排，并做好活动记录；按照领导的授权，做好协调工作；做好会议的安排和服务工作；做好来访接待工作；做好值班工作，并记好电话记录；做好后勤服务保障管理工作，包括印信管理、采购管理、财务管理、公车管理、档案管理等。

（二）“办文”

办文的内容包括:发文的办理，包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖章、登记、分发、立卷、归档；收文的办理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁；文件传递，包括传阅、递阅;向领导提供信息也是办文的内容，包括信息的挖掘、筛选、加工、处理、印发，以及记录、整理、印发领导的讲话等。当然，在平时工作中，行政事务人员不可能一个人全部完成即办事又办文的任务，而是与同事分工合作。不论分工办文还是分工办事的，二者有着紧密联系。在很多场合下，办文的也要办事，办事的也要办文，所以，想要当好一个合格的机关工勤行政事务人员，既要会办事又要会办文，二者兼备[2]。

三、如何向领导汇报工作

（一）要做好汇报的准备工作。

要向领导汇报工作之前，要将汇报的内容进行梳理总结，形成问题明确、观点鲜明、格式清晰的提纲，让领导在听过汇报之后能够清楚地了解到你所讲的内容，不能让领导听完汇报之后一头雾水不能抓住你的汇报重点。所以在进行汇报工作之前一定要进行内容总结，提炼观点，让领导一目了然。

（二）要注意汇报的方法和技巧。

在向领导汇报工作内容时，也要掌握一定的方法技巧，要开门见山，简明扼要，突出重点，干脆利落。汇报的情况要属实，要准确，不能有大约、估计、模棱两可的语言。汇报中，回答领导提出问题时，一时回答不了，要先记录下来，等查阅清楚后再回答，千万不要编造，生搬硬套，糊弄领导。

四、如何处理好与领导和同事之间的关系

想要在工作过程中处理好与领导和同事之间的关系，首先就是要有良好的沟通，良好的沟通是解决问题的关键。想要处理好和领导的关系，重要的是要站在领导的角度去考虑单位发展的全局方向，然后尊重领导的决策，并且积极执行。在处理和同事的关系上来说，单位就相当于是一个家，同事就是家人，家人之间就要做到相互理解，相互倾听，保持着良好的沟通，及时地解决工作中遇到的问题。

五、提高机关工勤行政事务人员素质的方式方法

（一）加强培训力度，提升综合能力。

机关单位想要提高行政事务人员的能力，最好的方法就是要加大培训力度，定期组织培训，也可以外派出去深造学习。只要有利于行政事务发展而进行培训，通过培训来提高行政事务人员的整体业务能力以及素质能力。

（二）明确岗位职责，落实工作制度。

在机关单位的发展过程中，一定要让机关行政事务人员明确岗位职责,只有明确岗位职责,才能清楚自己的工作范围，明确工作范围才能够更好地工作，从而提升行政事务人员的工作效率。机关部门行政事务相对来说是繁琐的、无规律的，所以要根据他们的自身特点以及岗位进行合理分配，切实落实好每个人的责任[3]。同时，建立考核制度，制定合理的奖惩制度，保证行政事务人员可以获得公平的对待，提高他们的积极性。

（三） 简化工作流程，提高工作效率。

由于机关办公室业务量大，业务内容复杂，需要走很多的流程，也需要和很多的部门进行对接，在这个特定条件下，机关办公室的事务性工作应该坚持以精细化管理为理念，树立精细化的管理目标，不断简化机关单位工作流程、在保证服务质量的同时提高工作效率，还可以让每一项工作任务得到圆满地解决。

总结：综上所述，机关工勤行政事务人员的工作是当今社会机关部门发展过程中不可缺少的一部分，机关工勤事务人员的素质能力就代表了一个机关单位的整体形象，只有提高行政事务人员的综合素质，才能够实现机关单位工作的快速健康发展。