浅议信息时代下档案管理工作的创新措施分析

温汉会

承德广通信息网络有限公司，河北 承德 067000

档案部门实施档案管理工作的宗旨在于保存珍贵档案资源，进而提供相关领域的科学决策支撑。档案数据本身具有客观性，并且构成了相关单位的宝贵信息资源。档案资源一旦被丢失，那么将会造成档案资源领域的损失，因而档案管理人员务必做到运用正确方式来存放与保管档案信息资料[1]。在信息时代的全面转型影响下，档案管理工作将会达到全新的层次与水准。

一、档案管理工作在信息时代的特征

首先是转变了档案资源的存储媒介。存储档案资源必须依靠特定的档案存储媒介，在传统模式下，档案存储媒介主要为纸质媒介。但是实际上，运用纸质媒介的档案存储载体容易造成档案丢失的不良后果，导致档案资料遗失的风险明显增大。与之相比，运用数据化与电子化的档案存储媒介更加利于保存档案资料，降低档案资源丢失的潜在风险，充分体现了档案存储媒介转型的重要意义。

其次是节省了人力资源在档案管理领域的投入。档案管理人员在日常整理档案资源与归纳档案信息的环节中，将会投入较高的人力成本消耗，并且档案管理机构也要投入相应的资金成本。然而在信息化手段得以迅速推广的全新背景下，档案管理领域的人力成本将会得到显著的节约，避免档案管理机构浪费宝贵的人力管理成本。同时，档案管理机构可以充分运用电子化的档案存储介质来保存档案数据，完善了现有的档案管理实施方式[2]。

第三是消除了纸质档案遗失与破损的风险。纸质档案容易破损或者被丢失，并且可能会遭受水淹或者火灾等外界因素造成的档案灭失后果。纸质档案载体一旦损毁，那么档案信息也无法被恢复。在此基础上，运用电子档案与信息化档案可以有效杜绝上述的档案信息灭失风险，延长了保存档案信息的期限，确保档案资源始终处于较为安全的状态下。

二、信息时代下创新档案管理工作的举措要点

档案管理工作进入信息化时代后，档案信息载体以及档案管理方式都会产生相应的变更，因而给档案管理带来了多种挑战。为了实现对于档案管理模式的全面转型与创新，那么作为档案管理部门必须认识到创新档案保存载体以及节省档案管理成本的重要意义，具体涉及如下的档案管理信息化创新要点：

（一）提升档案管理负责人员的信息化素养

档案管理的具体实施人员必须具备良好的信息化素养，否则将会给档案管理信息化造成不良影响。档案管理部门对于现有的档案管理负责人员应当增强实施数字化管理培训的力度，从而保证档案管理的负责人员能够认识到数字化手段融入档案管理实施过程的必要性，自觉运用数字化的全新档案管理模式。档案管理模式的全面创新需要依赖新型的档案管理人才，因此档案管理机构目前必须做到充分重视新型管理人才的培养，善于运用多样的措施来吸引数字化与信息化人才。

（二）定期更新与维护档案管理的信息化系统

档案管理系统主要可以划分为软件系统以及硬件系统，档案管理机构负有定期维护与更新档案管理数据系统的职责。在云平台作为支撑的基础上，数字化的档案信息不易丢失，并且相关负责人员能够做到随时调取档案数据，充分体现了数字化档案在辅助企业实施正确决策方面的重要作用[3]。档案管理领域的信息化手段主要包含云平台与档案数据库，作为档案管理的具体负责机构来讲，目前必须投入充足的前期建设成本，避免由于缺失前期成本资金而造成云平台或者档案数据库的建设成效受到影响，增强相关人员对于数字档案管理的关注程度。现阶段的档案管理机构已经能够运用云平台来存储多种类型的信息档案，从而保证了档案数据达到较好的信息完整性，避免丢失档案信息。因此每隔一定的时间段，档案管理部门就要做到积极维护档案存储系统，更新档案管理软件并且设置必要的软件杀毒防护设施。

（三）完善现有的档案管理信息化机制

对于档案管理领域只有投入了充足的资源作为保障，才能达到迅速提升档案数字化管理水准的目标。档案管理部门目前亟待完善现有的档案管理保障机制，健全档案管理实践中的各项制度保障，确保为档案管理领域实践提供必要的管理制度支撑。相关部门应当保存珍贵的档案数据与档案信息，因此必须充分依靠数字化手段来支撑档案的日常管理工作，体现数字化手段与档案管理相结合的价值与作用。作为现代企业应当逐步建立更加完整的企业档案数据库，确保数据库能够容纳各种档案信息，促进企业实现档案管理层面上的转型。

相关负责人员在收集企业档案信息、统计企业档案信息以及存储信息的环节中，都要用到数字化的档案管理手段，运用信息化平台来支撑档案管理。企业必须认识到投入前期资源用于建设数字档案管理设施的重要作用，定期更新现有的档案管理软件系统以及硬件系统。企业及其相关部门必须认识到健全现阶段档案管理机制的必要性，运用完整的机制作为档案管理的支撑与保障。

结束语

档案管理工作具有繁琐性与复杂性，档案管理人员必须做到全面收集各种类型的档案资料信息，并且还要运用正确方式来进行归档处理。因此在保存与收集档案信息时，如果局限于人工实施上述的操作，那么很易造成档案数据遗失的后果，纸质档案载体也不利于长期进行保存。对于档案管理领域若能做到充分推广档案信息化的全新管理模式，则可以达到延长档案信息保存期限的效果，运用电子档案信息来提供相关部门的决策支撑。