如何做好不动产档案管理工作

唐阳

（内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗不动产登记中心，内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗 137400）

随着科技以及经济的不断发展，不动产档案管理也迎来了更高的目标，传统的管理方式已经难以适应城镇化快速发展下对不动产档案管理的需求，不动产行业必须要加强对档案管理的重视，明确档案管理的目标和方向，并确保档案的完整性与安全性，有效的开发和利用档案信息，提升档案管理的效率，为不动产行业的发展提供科学的参考。

一、不动产档案管理的重要性

不动产档案管理主要是对当地产开发、交易以及使用等过程的资料进行收集和整理，将其汇总成为清晰的产权信息，将不动产行业运行中的图纸、音像、视频等资料有效的整理起来，为以后的资料查找、档案开发、利用奠定基础。档案管理在不动产行业的发展中起着十分重要的作用和价值，通过对档案的管理和利用，能够对我国的不动产发展进行科学的分析，同时在数字化档案管理的过程中，使得档案信息更加完善和全面，为制定新的不动产发展规划提供了有效的参考，在很大的程度上推动了我国不动产行业的发展与创新。

二、目前不动产档案管理的现状

虽然在新时期下，不动产档案管理得到了更新和完善，但是从整体上来看，目前不动产档案管理中还存在一些问题，随着我国城镇化的发展，不动产档案管理的范围更广，设计的内容更多，对档案管理的要求也更加严格，因此档案管理人员不仅要具备高超的专业知识、法律知识，同时还要增强服务意识，明确档案管理的细则，这样才能全面提升档案管理的效率；但是目前很多不动产档案管理人员缺少专业知识，创新意识也不强，加上对档案管理人员的培训和教育活动相对比较少，因此很多档案管理人员的思路以及管理模式比较陈旧，难以与社会的发展相适应。此外，在信息技术高速发展的背景下，数字化和信息化的档案管理已经成为不动产档案管理的趋势，但是目前很多不动产档案管理的信息化水平还比较低，难以将信息技术高效的应用到档案管理的各个环节中，这就在很大的程度上影响了不动产档案管理质量的提升。

三、不动产档案管理的策略

（一）完善管理制度，加强监督

在新时期下，不动产档案管理中必须要有完善的制度加以保障，让不动产档案管理能够有序开展。首先，在档案的搜集和整理中，要加强各部门之间的配合，及时将档案信息上传到档案管理系统中，同时还要加强对档案管理人员的培训力度，定期组织专业的培训会议，在培训中渗透对档案管理的新思路和新方式，采用信息技术，完善档案管理的各个流程，引入具有创新意识和专业素养的档案管理人员，为不动产档案管理注入新活力。其次，要加强对档案管理工作的监督和考核，明确职责权限，严格按照《档案法》以及不动产档案管理的细则管理档案，通过设置档案管理责任制，提升不动产档案管理的效率，定期对档案管理工作进行考核，全面提升档案管理水平。

（二）加强服务意识

在不动产档案管理中，需要管理人员加强服务意识，精确档案管理对不动产行业发展的重要性，积极宣传，让更多的部门和群体参与到不动产档案建设和管理环节中，使得档案信息更加全面和准确；可以通过新媒体渠道或者发放指南、目录、现场咨询以及展览等方式主动宣传，全面搜集档案资料，进一步提升档案的开发和使用效率。其次，在不动产管理中还需要对档案及时更新和完善，尤其对于产权档案来讲，其具有动态性和变化性的特征，因此在管理中应该根据产权的变化及时更新档案状态，确保档案信息的准确性；同时在档案管理中还应该提供房产交易的审查服务，在不动产交易逐渐活跃的形式下，档案信息成为查询产权交易合法性的重要依据，尤其在产权发生纠纷和不动产抵押中发挥了十分重要的作用，因此不动产档案管理的过程中需要实时对房产交易信息进行全面的搜集和整理，设置详细的分类标准，方便档案信息的查询和使用。此外，在城市规划、旧城区改造等过程中，不动产档案也需要提供信息的查询、整理、归档等服务，充分反应出房产的结构。户数以及面积等信息，为城市建设部门提供数据参考。

（三）搭建完善的数字化档案管理系统

信息技术在不动产档案管理中的应用范围越来越广泛，其也为档案管理提供了技术支持，使得档案信息的搜集、归档、储存更加科学化与信息化，提高了档案管理的便利性。首先，不动产档案管理部门要结合档案管理的实际情况以及发展需求，构建完善的档案管理数据库，并设置具体的子系统，将档案管理的各个环节有效的对位到每个子系统中，并借助大数据、云计算等技术，进一步延伸不动产档案管理的范围，同时在数字化档案管理中档案的查询、搜集和整理也更加便捷，通过将纸质档案和原有档案生成数据的形式，节省了档案的存储空间，防止档案破损或者丢失。但是在数字化档案管理中，需要加强对数据库的安全防护，设置防火墙、安全密匙、身份验证等，定期对数据库进行升级，防止黑客或者病毒入侵，进一步强化不动产档案管理的信息化水平。

结束语

在新时期下，不动产档案管理工作需要积极转变陈旧的管理思路和管理形式，从目前不动产行业的发展趋势以及特征属性等方面出发，制定出更加适合的档案管理制度，确保不动产档案管理能够高效运行；同时在不动产档案管理的过程中，还需要引进具备专业素质的人员，并配置数字化的管理设备，提升档案管理的水平。其次，不动产档案管理中还需要加强服务意识，为我国的城市建设、不动产交易、产权确定等方面提供科学的参考，保证档案信息的完整性与准确性。此外，还要构建完善的档案管理数据库，借助信息技术提升不动产档案管理的科学性以及信息化水平，促进不动产档案管理全面发展。