医院人事档案管理常见问题及相关策略

2020-12-08哈坤

魅力中国 2020年21期

哈坤

（秦皇岛市第四医院，河北秦皇岛 066004）

人事档案作为员工工作经历以及业绩、能力的载体，在医院的发展过程中起着非常重要的意义，健全的人事档案制度对人才的开发利用起着至关重要的作用，目前信息技术已经渗透到各个行业，给各个行业的发展带来了勃勃生机，医院的人事档案管理信息化建设也必将成为人事档案发展的重中之重。

一、人事档案管理现状

（一）档案管理方式落后，当前我国信息技术不断发展，各个领域都有广泛应用，人事档案管理的应用也不少。但是很多单位认为人事档案管理不重要，不需要过多的技术水平，现在很多医院的人事档案由人事部们人员兼职管理，且很多医院没有专门的文件管理。例如，档案室、电脑管理平台等，大部分医院都是处于手工收集、整理、保管状态。

（二）文件陈旧，很多医院将文件存放在文件室里，多年不动，等到用时再翻找。费时费力，还有信息不對称，年龄、学历等都有虚假的情况，前后信息不一致，该有的没有，不该有的一大堆，许多文件资料不完整，信息不通。

（三）领导重视不足，很多医院的领导层，对人事档案管理的重要性认识不够，没有认识到人事档案管理的重要性，对人事档案工作的认识太片面，很多领导认为人事档案管理就是每天书写资料，都是简单的工作，不能提高医院的经济效益，由于领导重视不够，导致在人员、资金的投入跟不上，造成人事档案管理存在各种问题。

（四）现有的人事档案管理员的综合素质偏低，档案管理业务实际上是非常复杂的业务。特别是在新的发展背景下，人事档案管理者不能享受其他在职者的福利待遇，人员流动性较大。这对档案管理人才的培养造成了严重障碍，导致了现有的档案管理者的综合素养比较低。

二、人事档案管理如何医院服务

（一）为医院及时提供人才，人事档案是国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的，有关技术、经验、政治思想、品格、业务能力、业务表现、业务实质等内容的资料，是考察使用干部，以及解决工资待遇、退休政策、经验教训的重要证据，人事档案是一个人最基本的信息平台，是医院了解职员最简单的平台，好的人事档案系统，是医院的强有力的人才资源仓库、能提供真正适合医院的人才，更好的为医院的发展服务。

（二）发现不适合医院的人才和缺少的人才，随着医院的发展，一些人不适合医院的发展，通过人事文件管理系统，医院可以发现不适合现在阶段岗位的人员。这样的话，更换合适的人才，对医院的发展有利。同时通过人事文件进行整理，医院也可以掌握单位的人才水平，进而根据发展的需要引进需要的人才，使医院在竞争中立于不败之地。

三、人事档案管理的发展方向

（一）创建信息化人事文件管理平台，实现人事档案信息化管理，建立计算机信息管理平台，可以大大减少文件管理的工作量，提高工作效率。传统的文件纸张用量大，占地也大、保存不方便，利用率低。通过电脑信息化内存方式解决这个问题，电脑储藏量非常大，还有存储卡、硬盘等各种设备，避免保存传统纸张的问题。且绿色环保，符合国家的基本国策。

（二）文件管理的多元化，传统的人事文件内容简单，无非是表格、文档等内容。这跟不上时代的发展。现代化的人事档案要在传统档案基础上实现文件信息的多元化。例如：视频图像、音频资料等，这样才能更好地立体化的了解职员，为医院更好的服务。

四、如何完善医院的人事档案信息建设

（一）加强对人事档案信息化建设的认识。一支优秀的人才队伍是医院能够长期稳定发展的支柱，因此必须提高对人才的重视程度，最大程度上对医院的人才进行挖掘和利用。在对人才档案的信息化建设中要大胆放弃旧观念，引进新技术、新思想来对档案的管理进行全新化的建设，首先第一步要从培养档案管理人员做起，建立一支专业管理的团队，提高团队对档案管理信息化的认识，并以建立健全的管理制度来保障档案管理人员工作的有效性和积极性。只有这样才能从源头上促进档案管理信息化建设的实施。

（二）加强对人事管理信息化建设方面的投资力度。医院应加大对人事档案信息化管理的资源投入，尤其是在人才的培养以及硬件的投入上。首先，要引进一批先进的档案管理人才，加大对人才的培养，打造一支专业的档案管理团队，在人才的选择上，不仅要重视计算机信息技术和档案管理能力的培养，还要对其职业素养、道德品质都纳入档案管理的日程，档案管理是一项机密性比较强的工作，因为工作性质有别于其他工作，因此要选择那些稳定可靠，具有保密意识，政治历史清白的人员，并且还要在其上岗后对其着重进行这方面的相关教育以及培训，定期组织档案管理人员进行学习，保障人事档案管理信息化的前沿化，始终走在行业的前端。其次，要加大硬件设施方面的投资，成立专门的档案管理部门，为档案管理系统配置专业的硬件设施，比如专业的复印机、电脑、扫描仪和管理系统等，只有这些作为基础的后盾，才能保证档案管理信息化的发展和建设。

（三）建立相关的人事管理信息化的制度。所谓无规矩不成方圆，要想使档案管理人员各司其职，离不开完善的规章制度，只有健全的规章制度，才能激励档案管理人员积极工作，为自己工作中的表现负责，同时也要健全考核机制，这样有利于档案管理人员提高自身学习的积极性和工作的时效性，使档案管理团队始终是一个积极化、学习化、先进化的队伍，不断给档案管理工作注入新的知识，带来新的观念，建立一支充满活力和激情的档案管理团队。