档案管理制度改革的意见建议

2020-12-08赵兵

魅力中国 2020年21期

赵兵

（青岛大学，山东青岛 266071）

引言

当前高校的档案应包括学生党组织关系资料、学生在校期间成绩单、入学登记表、毕业生登记表、高中档案、体检表等资料。一份完整的档案记录了学生个人在校期间的情况，对用人单位对学生的录用有着真实确切的参考价值。对学生的个人奖惩情况都有着明确的记录，使得学生在校期间能够更加积极进取，严格规范自己的行为。档案是对学生综合情况的记录，对学生和社会都有着重要影响，对高校管理者而言，更应该完善管理制度，有效的管理模式更有利于满足学校管理，社会以及个人对档案管理的不同需求。

一、高校档案管理工作的现状

（一）档案管理工作效果不高

现阶段档案管理工作主要依赖人员来开展，因此，在对档案日常管理过程中会存在着一定的局限性，并且处于被动的状态。尤其是对档案需要查询时，必须要到相关档案管理部门进行查看，一定程度上降低了其工作效率。随着社会的不断发展，高等院校对招收学生的范围持续扩大，就学人员不断增多，进而壮大了院校的规模，同时档案数量也在大量的增长。并且增加的许多新型档案文件，导致档案管理传统模式以及不能够满足当代社会的发展需求，因此档案管理工作效率有待提高。

（二）高校档案管理工作方式需更新

当今时代新技术不断发展进步，但在高校档案工作管理中，工作人员依旧是采用比较传统的工作方式，主要是由于工作人员并没有深入了解新技术，因此新技术在档案管理工作中呈现出专业技术不足的问题。进而大大提高了档案管理工作的困难程度，也就不能够有效地适应新时代档案管理发展需求.所以，在新媒体背景下，需要高校档案管理工作人员加强对新技术了解，并且可以做到有效掌握，为档案工作能够符合新时代发展需求奠定良好基础。

（三）重视新媒体程度不高

在高校档案管理工作中，由于传统工作理念的影响，管理人员接受新媒体技术需要一定的时间。因此，新媒体技术在高校档案管理工作中也就不能够充分的利用，这样的情况与管理人员对新媒体技术的重视程度不高有直接关系，同时高校的领导对新技术的应用没有给予高度关注，促使新媒体技术在高校的档案管理工作应用受到了一定阻碍。

二、档案管理制度改革的建议

（一）制定档案管理目标

传统的档案管理模式存在不足，无法应对大数据时代带来的挑战，也不符合新时期的发展要求。当下高校档案管理工作的侧重点在于保管，记录的信息中仅仅为学生的情况，不包含对他们的个性、心理等方面的分析，因此专业性不高，无法起到引导学生发展的作用。为此需要制定合理的档案管理目标，推动管理方式的转变，增强档案管理的工作质量。根据目标要求解决管理过程中存在的问题，提升档案管理的质量与效率。在目标的指引下，档案管理人员将坚持严谨的工作态度，并发挥自己的创造性来改进管理方式，避免工作失误的情况出现，保证档案是高校学生学习与实践的准确记录，根据学生的情况及时修改相关内容，如相关处分的撤销等，避免影响学生今后的工作生活。

（二）实现统一化管理

高校档案规模大、数据多、内容广，并且通常交由不同部门分类管理，而不是由一个专门的部门负责。因此学生在查阅档案时需要去多个部门办理多个手续，较为麻烦。为了给学生提供便利的条件，需要进行统一化管理，通过这样的方式能够减少学校的资金花费，便于进行数据修改与记录。在信息采集时可以规定在某个时间段内统一进行、进行身体检查的同时对数据进行记录，对所有学生的档案统一进行修改，进而提高效率，便于学生提前准备好各项事务。统一化管理还可以规范管理流程，使管理工作有序开展。运用大数据技术进行统一化管理能够扩充信息采集的范围，细化档案中的信息。

（三）高校加强档案管理者的业务水平

随着高校发展的需求，要求有更专业的档案管理者开展业务工作，对工作者的业务要求的熟练度也不断加强。高校对档案管理者的选拔也应该是高要求、严标准，应具备高效的学习能力和管理能力。各个高校除了对管理者进行合理的考核外，也应该定时定期对档案管理者进行相对应的业务培训，加强管理者的理论知识、业务熟练度，更好地优化高校档案的管理工作，更好地为学生进行档案管理服务工作。

（四）设置对应的信息安全机制，提升档案利用的综合质效

保证档案数据信息利用的安全性是全面推进档案信息化改革建设的重要前提。在构建信息平台的过程中，应围绕人事信息的服务、管理功能，设置风险预控体系。在开展实际管理工作时，高校人事档案管理者也要围绕人事档案信息化和数据化目标实现期间存在的问题构建数据失效风险预警机制，建立起全过程监管机制，依照管理岗位需求、权责的不同，设立对应的权限，保证信息安全的整体水平；其次，制定预防关键信息、重要数据遗失的应急对策，在常规档案管理工作中，对重要信息进行备份，采用设立双档的形式降低数据遗失可能造成的风险；第三，规范人事档案实际管理流程，依照档案具体的管理规范开展信息收集、处理、调用与存储等工作，为信息化改革的高效、有序推进奠定基础。