人事档案管理信息化工作中存在的问题及完善建议

谢宁珂

（银川市规划编制研究中心,宁夏 银川 750001）

引言

随着信息技术发展应用不断成熟，弘扬“晋江经验”，充分发挥大数据优势，积极把握“数字晋江”建设机遇，扎实推进信息化建设，通过完善人事档案信息化管理体系，全面提升了单位人事工作水平，进一步提升了机关管理工作效能，实现了以人事档案信息化建设推进单位管理模式升级、提升服务效能的预期目标。

一、建设人事档案管理信息化的必要性

对于较为传统的人事档案来说，其保管方式一直为纸质材料，同时需要管理人员采用手工收集并整理，然后提供给单位利用，其工作量十分巨大，而且工作效率普遍偏低，浪费了大量时间以及人力。所以，在这样的情况下，需要档案管理信息化。在计算机中记录每个人的信息，这样做，仅输入一次就可以进行重复阅读。当我们需要某个人的信息时，只需要输入这个人的姓名或是与其相关的一些基本信息就可以快速找到其所有资料。这样的做法十分简单，完全符合现今时代发展需求。通过计算机对人事档案进行管理，并对相关信息资源进行分类及分析加工，可以提高工作效率，同时一定程度上使档案的管理成本得以降低。

二、人事档案管理信息化工作中存在的问题

（一）缺乏专门人才，影响档案信息化管理成效

在推进机关人事档案信息化管理过程中，需要配置懂信息技术、具有信息化思维的档案管理队伍。因此，需要负责机关人事档案管理的工作人员，熟练掌握相关档案政策，也需要熟练操作信息系统技术，具备信息化档案管理思维。但目前机关事业单位负责人事档案的相关工作人员缺少专业培训，缺乏使用信息化技术管理档案的技能和思维，很难有效推进档案信息化管理。

（二）人事档案信息化管理制度不健全

人事档案信息化管理的主要对象是数据与信息，二者缺一不可，共同构成档案的主体。数据的完整和信息的准确需要依托于统一而规范的数据采集标准，但现阶段却没有行之有效的制度与标准。在信息采集、获取方面，由于缺乏相应的制度规范，再加之工作人员的专业度和意识不够，没能做到及时、准确地采集档案信息，致使数据采集不全面、不完整。在档案信息维护方面，没有形成长效的动态更新机制，导致人事档案信息无法及时实现网络共享与同步更新。因某些单位或部门的体制机制原因，对档案信息化建设不重视，不积极推动相关制度的制定，造成档案信息化管理工作发展缓慢。

（三）缺乏完善设备，影响了档案信息化管理建设随着智能技术应用不断成熟，档案信息化管理已成为必然趋势。但是，由于缺乏充分投入和应有建设，人事档案信息化设备相对缺乏，直接影响了管理成效。多数基层单位缺少系统化的档案管理硬件设备。在推进人事档案信息化管理进程中，需要具备专业的硬件设备，从视频自动采录设备、档案数字化加工设备等，都需要机关事业单位加大经费投入，积极采购补充。但由于目前多数单位对人事档案信息化建设缺乏足够重视，使用的档案管理设备较为陈旧，直接影响了档案信息化建设成效。

三、人事档案信息化管理的策略

（一）加强人事档案管理队伍专业化建设

在提高认识和对人事档案战略地位的认同后，学校要从实际出发，从软硬件建设上加强人事档案管理队伍的专业化建设。首先，要设置专项资金专款专用于档案管理方面的建设。进一步完善软件设备，并拿出部分预算用于员工的专业化培训。只有在人、财、物等基础方面予以支持，才能够实现人事档案管理水平的大跨步。其次，要在招聘或调配人事档案管理人员过程中，选择具有良好思想政治素质，具有专业档案管理背景的人员进入队伍，增强人事档案管理队伍的专业素质。

（二）加强软硬件基础设施建设

由于人事档案具有极强的机密性，所以必须在资料的保密技术和软硬件设备方面做好防护，一方面，要加强硬件设备的建设，购置能够满足现实需求的电子设备，如工作站、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机等，并指定专人接受相关设备使用的技术培训，同时应加强库房的防火、防潮、防盗管理，配备灭火器材及测温仪等，并定期进行检查维护。另一方面，要引进专业化的软件设施，应包含保密相关软件、防火墙、备份系统等，降低信息被盗取利用的风险，并通过备份来提高档案资料的安全性。另外，还要搭建安全、稳定的网络环境，实现人事档案信息的网络私密共享。

（三）统一数据采集标准，健全人事档案信息化管理制度

创新人事档案信息化管理的工作理念，统一业务和数据标准，逐步制定并更新人事档案信息化管理制度。第一，应制定可行、统一、规范的数据采集标准，划定档案管理人员职责，明确岗位要求，设立监督机制，一人录入一人检查，避免错录、漏录。第二，引导档案管理人员建立有关信息化检索的观念，使人事档案管理工作向精细化、智能化方向精进，提升工作效率。第三，完善动态的人事档案管理制度，因为人是在不断变动的，人的履历与信息也需要不断完善更新，这样才能有效提升档案信息的利用空间。

结束语

人事档案资源信息化建设既可避免传统管理模式的弊端，又可使得人事档案资源的优势与价值得以开发与利用，使其更好地服务于社会，但人事档案资源信息化的建设，并不意味着其可以取代纸质档案材料，传统的人事档案管理模式具有法律性、凭证性，必要的时候传统的纸质人事档案材料具有绝对的权威与不可替代性，提倡人事档案资源信息化的建设主要是使其发挥辅助性的价值与作用。