信息化背景下高校教师职称材料归档问题研究

2020-12-08邵大壮

魅力中国 2020年21期

邵大壮

（西北政法大学人事处，陕西西安 710063）

受到传统的档案管理观念影响，我国高校教师职称资料归档管理存在问题很多问题。例如，高校教师的多部门管理、档案材料分散问题严重影响了教师档案管理的整体性和连续性；其次，档案内容的重复和机械化信息也干扰了教师的教研成果，教师教学质量评价。本文针对教师职称档案管理以及应用进行了研究分析，提出了提升教师档案信息化创新管理的构建方案，希望能够为提升档案教师的开发利用价值有所帮助。

一、我国高校教师档案归档管理中存在的主要问题

（一）档案内容方面

目前，我国高校教师的档案管理信息较为复杂，其主要体现在以下几个方面。首先是高校教师的质量和内容不高，都不能真实有效地反应一个教师的真实工作情况。其次，传统的档案管理方式落后，也存在信息重复性、不真实等问题，严重影响了教师科研教学管理质量。

（二）档案利用方面

高校教师档案利用涉及以下几个方面：1.信息利用率方面，高校对教师的档单管理过于保密，强调安全性和隐私性，没有建立对应的信息权限机制，导致教师档案利用率不高，也没有实现为教育事业信息公开服务的宗旨。2.高校教师档案利用频率不高。这导致档案信息利用不集中，运用较为单一。3.档案自我管控意识不强，高校对教师的档案多是保管，但大多是借阅，与此同时，高校教师自我运用、管理意识不强，没有予以重视，到后期也存在内容遗漏，信息和真实情况不符等纠纷。4.档案信息的开发利用率不高，院校没有借助当前主流的信息技术，导致档案利用、管理积极性不高，缺乏为教师以及院校发展提供运用依据。

（三）档案管理方面问题

经过统一化的调查研究，当前高校的教师职称资料档案归档管理存在以下问题。首先，档案管理工作仅仅是人事工作的一个附属部分，管理人员积极性不强，领导不重视，形成了全员淡漠管理的局面。其次，缺乏对应的档案管理资金，档案管理部门的硬件设施满足不了高校的建设，大多高校多是采用手工操作，管理方式落后、分散、缺乏科学性。最后，教师职称档案管理工作存在管理问题，导致档案管理工作漏洞百出。

二、分析职称评定信息化管理的价值和意义

职称评审信息化管理是教师按照职称申报要求将个人的申报信息如身份证明、教育资格、任职要求等按照对应的固定格式提交申请报告。通过职称评审软件系统可以及时申报个人信息，并将其交付给主管部门以及对应的评审系统中，评审专家通过局域网计算机系统统一实现网上评审，最终实现无纸化评审以及档案信息归档。

这种评审信息审核、归档方式应用广泛，真正意义上实现了无纸化评审，且可以预防评审错漏、信息获取不全等问题。对比传统的纸质文档申报，无纸化申报评审可提升评审人审阅速度、减少文档浪费；还可以及时输出分数、保证审阅速度高校、及时将审阅结果传输给对应的平台。可见，运用信息化手段，真正实现了高校教师职称评审管理质量，有效促进了材料归档管理建设。

三、对于提升高校教师职称评审资料归档管理的措施建议

以上可知，职称评审信息计划管理模式符合国家建设发展。对此，院校人事档案工作人员应当积极面对工作现状，不断推进信息化管理建设，以此来解决职称材料归档的真实问题。对此，笔者建议高校从以下几个方面来改革建设，进一步实现科学化、规范化以及信息化的管理格局。

（一）做好信息化档案建设，提升基础设施管理质量

建议对应的单位针对《全国档案系统信息化建设实施纲要》要求，不断加强人事档案管理基础建设质量，以保证人事档案信息化建设。针对目前高校存在的资金投入问题，建议对应高校机构要做好各项财务管理，并积极争取校园领导对人事工作的重视、积极性，不断为其讲解信息化建设对校园综合发展的价值意义。此外，要加强人事档案信息化建设布局，可以将其纳入到学校信息化管理体系中，进而推动高校人事档案高速发展。

（二）建立全面综合化的评审归档制度，提升高校评审质量

建议领导要积极做好评审材料归档管理工作，通过加强材料管理、做好材料及时监督和指导管理，进而实现职称评审材料针对化管理。首先，建议学校结合实际环境建立一套可行的电子归档制度，并要求各个申报教师按照相应的电子文件格式，做好一系列的文档格式检查、收集、鉴定以及归档等工作，以保证教师职称评审材料的处理流程有迹可寻，保证其归档工作的质量。

（三）运用双套制存档，实现数字化管理

双套制方式是将纸质文档扫描，留存数字化和纸质化两种形式。其中纸质文档和电子文档是可以相互转换的。因为双套文档可以让同一份文件的纸质文档和电子版本处于在统一的储存和可运用状态。在日常的工作管理中，电子文档在信息运输、传输以及利用方面有可移动使用、可复制、远程传输等特点。此外，纸质文档具有法律凭证以及原始记录、可长期保存的优势，这一点也是电子文件无法体现的。对此，双套制存档是信息化背景下职称评审材料归档的有效方法，对应的档案部门应当积极研究信息化背景下档案归档管理中的争议问题，并保证其评审材料归档管理落到实处。

（四）提倡信息化改革

传统落后的高校教师档案管理模式导致了档案查找和利用效率较低，无法适应新形势下社会对于高校教师档案管理的现实需求，因此，必须结合现代信息技术，实现高校教师档案的网络化、数字化和信息化管理，充分体现高校教师档案的真正价值。1.创建基于校园内部网络的高校教师档案管理数据库。高校教师档案管理部门可以自行开发符合自身发展的教师电子档案管理系统，有效结合纸质档案和电子档案，能够合理开发和利用教师档案信息资源，实现教师档案信息资源的网络化查询和浏览，创建完善的高校教师档案管理平台。同时，高校领导和档案管理部门也可以随时掌握最新的教师信息，为人才资源的优化配置、教学科研活动的顺利展开，以及高校干部队伍建设等提供有力依据。2.及时收集教师个人信息，不断完善数据库内容。创建一份健全的教师信息统计表格，每年采集一次教师个人最新信息，与教师职称评聘时间相匹配。避免了教师每年要填写各种各样的信息采集表，减少了教师无价值的劳动时间，使教师能够有充分的时间专注于教学活动和科研项目，同时也及时更新了高校教师档案管理数据库的内容。还可以给予每名教师相应的用户权限，由教师个人直接登录教师档案管理系统填写个人信息，有利于及时更新和维护数据库信息，由高校教师档案管理部门和人事部门共同审核教师填表的信息，以确保信息的真实完整，防止出现个别教师为了增加个人业绩而任意填写的情况。