新形势下做好企业档案管理工作的策略

2020-12-08李拓

魅力中国 2020年21期

李拓

（滦平县火斗山镇人民政府，河北承德 068254）

在社会日益发展的环境下，为了促进企业的快速发展，企业档案管理工作也要不断地加以改善。传统的档案管理工作具有许多局限性，给企业的发展带来了一定的阻碍，企业的档案管理部门应针对档案管理工作中存在的问题进行分析，制定规范的管理模式，加强档案管理工作，保证企业档案信息管理工作的顺利开展，促进企业的健康发展。

一、企业档案管理概述

企业档案包括企业经营活动中的所有相关信息，涵盖企业与员工的各个方面，具体包括人事档案，财务档案，设备档案和行政档案等。档案管理工作是企业其他工作的重要基础，只有加强档案管理工作，才能使其他各项工作有序推进，并取得更好的经济效益。新形势下，企业需要加强档案管理工作，有利于完善公司信息并加强员工绩效考核，还能促进企业的人力资源发展，保证企业的健康发展。

二、企业档案管理工作存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

由于企业档案信息数据复杂，很多人员没有认识到档案管理工作的重要性。企业也没有投入大量的资金和人力进行管理，许多管理人员忽视档案管理工作，导致档案搜集困难。

（二）档案管理制度不健全

档案管理工作缺乏规范合理的管理制度，工作人员不能按照流程对档案进行管理，导致档案泄密现象出现。更有人利用漏洞篡改档案文件，对文件的真实和有效性带来损害。很多档案管理工作并没有结合相关的法律法规进行开展，工作人员法律意识薄弱，缺乏制度管控，工作流程不能做到科学合理，因此常常会严重影响企业的发展。

（三）档案管理的信息化水平不高

目前很多企业的档案管理工作仍然采用传统的手段，并没有有效贯彻档案的信息化和智能化，导致档案管理工作没有形成信息化管理体系，相关方面的信息化手段并没有真正应用，不仅会导致档案出现受潮，破损，丢失等问题，还会增加档案信息检索的困难，增加工作人员的工作难度，降低效率，很难充分发挥出档案资源在企业经营中的重要价值。

（四）缺乏专业的档案管理人员

档案管理人员是工作开展的基础。只有完善的管理队伍，才能为档案管理工作的开展提供人员支撑。同时档案管理工作缺乏稳定的管理人员，也对档案信息的安全性和保密性带来一定的影响，不利于档案管理工作的进行。

三、加强企业单位档案管理工作的措施

（一）提高企业档案管理意识

企业要加强对档案管理工作的重视程度，提高对于档案管理部门的财政支出，使得工作人员认识到自身工作的重要性。企业要加强对档案管理人员的培训，并加强档案管理部门与其他部门的沟通交流，促进档案搜集和管理工作的进行。企业还应对档案管理工作中存在的问题进行及时解决，为企业的发展发挥自身的价值。

（二）完善档案管理制度

企业应结合实际情况完善档案管理制度，适应新形势档案管理发展的要求。在制定制度的过程中要特别注重制度的可操作性、科学性与合理性，符合企业自身需求。完善的档案制度应对领导与职工一视同仁，确保档案管理效率。档案部门要严格执行档案管理制度，确保档案制度的公平性与严肃性，让档案工作得以顺利展开。此外企业还要对档案工作进行科学合理的量化，获取公正、客观的考核结果。根据考核结果对档案人员进行奖惩激励，更好地激发他们的工作热情。

（三）加强信息化档案管理技术的应用

档案管理工作应该加强信息化基础建设，改善档案保管条件，使得档案管理工作有序高效进行。档案管理部门还应该引入信息化技术，从过去单纯保管走向对档案形成的监管与控制，并在实践活动中建立新的工作机制，以适应新形势下档案工作的需要。企业单位应积极运用大数据处理技术来开发企业的档案资源，实现电子档案的建立，不断的提升企业的档案管理能力，逐渐实现档案资源管理的信息化和智能化。这样不仅可以实现档案资源的规范性和完整性，还能便于档案资源的利用，提高工作效率。

（四）提高档案管理人员的综合能力

档案管理人员是确保档案管理规范化的基础条件和必备条件。档案是由档案工作人员进行保存和管理操作的，因此企业必须要组建一支政治过硬、专业能力强的档案管理队伍。首先，要选聘具有档案管理专业背景的人员加入到管理队伍中来，增强档案管理队伍的专业综合能力。其次，要做好档案管理人员的继续教育培训。企业设置专门的档案管理人员，根据自身的档案管理需求加强档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的创新能力和专业技能，保证档案管理工作的顺利进行。