数据时代的档案工作研究

宋鹏飞

（兰陵县人力资源和社会保障局，山东 临沂 277700）

随着经济社会向纵深发展，档案信息管理愈来愈受到各级部门的重视和群众的关注。传统载体档案管理的发展与演变是社会发展的产物，与同期社会生产力相适应。现存的纸质或实物等载体档案管理效能较低，由于受产生的年代、保存物理要求、转递过程繁琐等因素，传统的档案管理全过程依赖于档案管理所在地工作人员手工操作，不管是定期反复对档案整理、查阅、比对，还是依据档案开展各项公共服务，都高度依赖唯一的纸质或实物档案，投入的人力资源成本高，但管理的效能度低。传统的档案管理模式受制于档案现存地办理，适应不了市场经济高度发展的信息交互性要求，跨地域的异地办理需求催生了档案的信息化。

一、大数据给档案保密带来的挑战

（一）数据的安全隐患

大数据技术提高了信息安全防护水平，大数据分析技术可更好地发现网络异常行为、找出风险点，觉察网络攻击行为的蛛丝马迹，找到攻击源。基于大数据的认证技术，能够有效实现身份精确认定和高效鉴别。但另一方面，大数据本身就存在安全隐患。大数据时代，人、机、物的高度融合，深刻改变了秘密的存在方式。在对计算机档案管理软件中的信息进行处理和分析的过程中，某些信息数据不可避免地会留在某些终端端口，从而导致信息的泄露，由于大数据时代的档案管理往往是通过磁盘、云存储等技术来进行的，档案安全防护的技术和设备需要更加先进，否则就容易被网络攻击者或者别有用心的人窃取和泄露，造成的损失是巨大的。

大数据隐藏的海量复杂敏感数据，成就了网络攻击的“大目标”，也为网络攻击者和病毒提供了良好“栖息地”，给大数据的应用与发展带来了致命的冲击。由于大数据的存储数量大、价值高、管理模式开放等特点，容易导致数据的丢失，并给了网络攻击者、病毒可乘之机。同时，由于网络数据和个人信息安全立法还不完善、大数据监管机制还不健全，现有安全防护措施的更新速度难以跟上大数据发展的速度，加之数据采集和传输过程中人工干预引入的分析失真和误差，使得大数据安全隐患愈加突出。

（二）档案保密管理存在漏洞

我们发现现行的保密制度不健全，管理不规范。目前，在档案管理过程中，还存在着责任不明、执行不力、档案保管期限、保密期限不明确、绝密档案保管工作不规范、档案被召唤时的监督工作存在缺陷等问题。制度的缺失使档案保管行为缺乏正确的认识和有效地制约。档案信息的存储和利用具有很大的随机性，在大数据时代容易产生泄漏现象。

（三）档案管理人员队伍建设存在短板

大数据时代，人、机、物的高度融合，深刻改变了国家秘密的存在方式。近年来，各行各业档案管理部门顺应党和国家的部署和要求，不断提高档案利用价值，档案利用越来越频繁。然而，许多档案管理人员的保密意识和责任感都很弱。当他们向外界提供档案材料时，偶尔会泄露机密文件，对涉密档案的控制和管理与相关系统的要求存在偏差。

二、大数据时代做好档案保密工作的对策

档案的安全保护是档案管理的重中之重，是档案作用得以发挥的基础。在大数据时代下，针对挑战，我们要积极作为，不断提高管理与保密意识，提高“大数据”运用能力，为经济与社会发展提供良好服务。

（一）提高思想认识，树立保密思维

大数据将会给档案管理方式带来颠覆性变化，应在广泛聚集数据资料，形成大数据库，满足用户之用的基础上，必须积极转变思维方式，创新工作方法，适应大数据时代的档案服务要求。应打破以往规则习惯，改变对非涉密数据和数据垃圾的处理方式。应聚焦数据的显性价值和隐性价值，充分认清基本价值和潜在价值，尤其注重可能挖掘涉密信息、感知涉密事项趋势和未来的基础原材料，做到以“大数据理念”推进保密工作。

（二）完善大数据管理，坚持以法治档

完善管理体制是建设和管理大数据档案的基础。为了更好地管理大数据档案，必须创新档案管理方法，建立严格的数据采集、存储、处理和保密标准，以完善的安全体系保障档案信息的安全，形成符合要求的新型规范的管理和服务体系。要以完善保密法律法规为制度保障，尽快解决现行保密法律法规、技术标准等存在的监管盲区和漏洞，进一步明确非传统安全领域保密法律法规界定，完善针对数据采集、传输、汇集、存储、开放、共享等环节的规定，明确泄露关键数据、重要数据等行为应承担的法律责任。

大数据时代，档案信息化建设是社会发展的必然趋势，因为信息逐渐成为了当前社会发展的一项重要资源，面对错综复杂的社会发展环境，各个机构主体所拥有的信息资源就显得尤为重要，而档案信息作为国民经济和社会发展的战略资源之一，具有的价值举足轻重。档案信息化不仅能够有效减轻工作人员的工作量，提高工作效率，还能够在一定程度上保障档案信息的安全性，增强档案信息的有效性，并且能在社会在面临重大灾难或部门处于紧急状况时，为决策者提供进行科学研判、快速决策的档案信息资源，造福人类。