分析中职院校档案管理中电子档案的应用

王雅伦

（河南省工商行政管理学校 河南 开封 475000）

引言

分析了档案管理中存在的问题，提出了相应的对策和建议，以保证档案管理的有序发展，为中职院校的全面发展打下重要基础。对于中职院校而言，档案管理必须采用先进的技术，推动档案管理电子档案，符合中职院校的实际发展要求。档案作为社会科学，有其存在的重要价值，档案资料能够为领导部门审查提供依据，也可以确保中职院校自身资源得到有效配置。在新时期，必须采用电子档案技术，保证档案管理效率大幅度提高。

一、档案管理中电子档案的重要意义

随着互联网信息技术的快速发展，档案管理工作已经无法适应新时代的发展要求，在中职院校档案管理的过程中，必须确保档案内容准确完整齐全，经过档案形成部门领导审查，档案管理要符合国家的统一规范标准，保证质量。做到文字、图表、数据清晰无损，无擅自涂改的问题，方便核对。

随着档案管理数量和利用范围不断增加，传统的档案管理方式已经无法适应新时期的发展要求，反而会阻碍中职院校管理效率，在新形势下，最主要的就是积极促进档案管理电子档案转型，只需录入原始数据或者外部系统接入机制，就能够在计算机软件中对相关数据进行自动处理。对于凭证制作、审核汇总登账都能够实现自动化完成，借贷平衡工作也都可以利用计算机自动操作，还能够同时生成会计报表，极大地减轻人员的工作压力，避免因为人工计算而出现的各种错误。电子档案还能够直接利用磁盘对数据进行读取、拷贝、传输等方式，减少数据重复记录的问题，也可以节省纸质档案的空间。

二、中职院校档案管理电子档案的主要策略

（一）正确认识电子档案

对中职院校而言，中职院校档案对中职院校的发展至关重要，但是有很多中职院校负责人和档案管理人员对档案电子档案管理认识不到位。在中职院校发展时，必须要组织相关人员加强对档案管理的正确认知。中职院校要不断完善档案管理制度水平，根据中职院校的自身实际情况建立完善的中职院校档案管理机制，明确管理负责人，对于违反档案管理制度的人员要及时处罚，保证制度有效落实，在档案管理电子档案建设的同时，还要突出责任制和规范制，为档案管理工作打下坚实基础。在电子档案管理的过程中，运用信息化技术能够实现高速传输促进电子技术的发展，提高中职院校的档案管理水平。为此，在新时期应该按照职业院校实际特点选择合理的软件和设备，制定相应的管理技术，确保内部管理技术水平和方案全面提升，对电子档案硬件设备和软件设备及时更换，保证所有配套设施完善，增强电子档案的实用性，确保中职院校档案管理效率。

（二）强化责任，提高档次

电子档案管理系统的实施机制，只需要建立完善的档案管理系统，才能真正推动电子档案建的深入落实，确保电子档案技术发挥着应有的作用。新时期要积极加强档案管理培训工作，让他们能够熟练掌握并运用电子档案电子档案管理技术，以及电算化相关知识，确保整个管理工作有效开展，同时还要求管理人员必须按照法律规范对档案立卷、归档、分析、保存、复制，销毁都必须符合相关规定。

中职院校电子档案管理工作离不开高素质、能力强的档案管理人员，为此应当加强对档案管理人员的培训，让他们熟练掌握电子软件使用方法和技巧，树立信息化意识，提高电子档案管理效率。档案管理人员应该树立责任意识，在录入档案时应该保证档案资料真实、准确，全面反映档案建设规划的具体内容，加强中职院校档案利用整体效率。

在电子档案的过程中，必须要对档案电子建设完善的管理系统，由主管领导制定科学高效地管理目标，同时还应该强化资金投入的力度，完善人力资源配置，确保整个电子档案管理的整体水平，加强中职院校档案管理的效果，优化管理流程。

电子档案管理还必须遵循国家档案局制定的相关管理规范，根据中职院校的实际情况建设相关的档案管理制度，提高档案管理的整体水平。同时要保证电子档案安全性、规范性、可执行性，确保电子档案工作顺利开展，保证电子档案管理更加完善，积极推动电子档案建设，为中职院校发展打下坚实基础。电子档案其中一个重要的作用就是为后续项目提供参考和依据，若电子档案本身的广度和深度都不符合要求就直接归档或移交，很难为后续项目提供参考。

（三）规范程序，安全管理

互联网技术的发展对各行各业产生非常深远的影响，在电子档案建设管理时，可以有效应用互联网络技术建设管理平台，减少人力、物力、财力的消耗，为中职院校档案管理提供有效帮助。利用互联网络平台也能够扩充档案管理的内容，转变传统落后的思想观念，加强对电子档案的合理运用，为每一个学生建设独立的档案管理系统，保证电子档案管理水平全面提高。在电子档案建设的过程中，由于顺利实现这一目标需要很长时间，因此必须加强人员培训，培养档案管理人员掌握电子档案的基本知识，以保证档案管理运行水平的全面提高。加强档案管理人员培训，提高管理人员综合素质，正确运用信息管理技术管理计算机软件，确保电子档案利用效率全面增强。

结语

中职院校档案电子档案建设，具有系统性、连续性复杂性的特点，档案管理人员一定要增强职业素养，重视档案电子档案馆建设。档案电子档案管理需要逐步完善，以保证档案管理工作的顺利进行。资料真实可靠。在新时期档案管理工作必须做到与时俱进，将传统管理模式与现代管理理念有机结合，利用多种技术手段，提高现代档案管理的水平。