浅析火电厂基建工程档案管理

2020-12-08张辉

魅力中国 2020年21期

张辉

（中国神华能源股份有限公司胜利能源分公司胜利发电厂，内蒙古锡盟锡林浩特 026000）

一、基建项目档案的作用

基建项目档案是项目的前期文件经过鉴定、整理并归档形成的，反映了项目工程建设的全过程和的真实面貌。准确、完整、真实的基建档案是工程进行维护、改建、扩建使用的凭证。不完整、不准确、不系统的档案在其利用时其价值会大打折扣，并会影响其凭证依据作用的发挥，甚至会引起反作用，给工作造成损失，所以基建期间必须高度重视档案归档工作。（2）另外基建档案也提供了参考借鉴的作用，如单位某部门需要机组安装的具体位置时，就可以到档案室查阅相关的竣工图纸，这时档案室就发挥了很大的作用，实现服务功能。基建档案也是工程质量的反映，它是工程建设中和竣工验收时的必备依据，也是为投产后生产运行、检修、改建和扩建提供重要的依据。它是全部档案的一个重要组成部分，也是进行生产建设和科学研究的必要条件之一。

二、基建项目档案管理存在的问题

（一）制度不统一，导致无法统一基建档案的管理方法和操作流程

火电厂基建工程建设过程中，由于参建单位多，档案工作标准往往得不到统一。基建档案管理工作程序不规范，管理措施不完善，各环节不符合档案质量要求。在日常工作中也缺乏严格的约束机制和协调手段，建档程序不规范，不合理，不科学。这就需要制定基建档案统一工作标准，约束和规范档案工作规范和流程。

（二）网络不健全，导致不能保障基建档案的领导、监督、保证三统一体系

其一，档案人员虽具备档案专业知识，但缺乏工程火电厂建设方面的知识。而技术专工虽有较丰富的基建工作经验和专业知识，但缺乏档案知识，双方各有所长却不能互通有无，缺乏沟通与交流。其二，基建工程队伍流动性大，人员不稳定，这期间如遇到人员变动，工作会失去连续性，文件在交接和管理上断档，档案流向不清。其三，档案管理职责没有落实到具体人员，使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。这就需要建立涉及设计、监理、施工、调试等众多参建单位的三统一档案管理网络，建设单位要在基建档案管理中发挥组织领导、监查作用，监理要发挥过程监督作用，施工单位起保证作用。

（三）档案意识不强，导致无法确保基建档案的成套性、准确性、系统性

第一，由于火电厂工期较紧，参建单位主观上存在着“重建设速度轻档案积累”的情况，档案的质量远不如工程质量受人重视。有些文件是后补甚至凭记忆在做，有的文件在交付使用后很长时间才陆续归档。第二，工程人员档案意识淡薄，档案基础理论不扎实，不熟悉档案工作规律、分类方法及有关规范。第三，由于参与其中的人员对归档立卷的重要性认识不够、不够重视，使得档案编制不规范。

（四）基建档案的自身属性影响，导致难以进行基建档案的同步收集

基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点。此外，有的施工方因故拖、缓，有的工程设计变更多，这些都影响了文件同步收集。由于基建档案的专业性很强，部分档案人员交多少收多少，收多少整理多少，从而严重影响了归档整理质量。这些都导致基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能同步收集，造成了基建档案工作滞后，工程项目管理和技术文件处在分散、损坏、丢失等情况下。

三、加强基建档案管理的措施

（一）建立健全的基建档案管理制度

建立健全的基建档案管理制度是做好档案工作的重要保证，制定各项管理体制应根据国家的有关法规和工程的自身实际情况。并经单位领导批准，严格执行并管理，制定的管理制度应包括《工程文件管理制度》、《档案管理规定》、《档案管理网络》、《火力发电厂档案收集制度》、《工程竣工文件归档范围和归档要求》等等。这些制度都包含了文件归档范围、归档时间、归档程序、归档质量。制定健全的各项档案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各项制度真正落实到各部门和参建单位人员中，才保证基建过程中文件的收集齐全、完整也为后期归档提供了基础。

（二）转变思想观念，加强档案意识

管理部门、监理单位、设计单位、施工单位都隶属于基建档案工作涉及的单位，如果单一依靠档案部门很难在规定的时间内完成，所以档案工作人员应该最大限度地争取到各个部门的支持与配合，加强了各部门的协调与沟通，积极推广档案工作的重要意义。此外作为档案管理者也应该不断增强自身的责任感，努力提高工作的积极性，突显档案工作的重要性。

（三）构建专业化的档案管理团队

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，必须加强档案培训工作，档案管理工作坚持完善档案基础管理、明确档案管理工作责任、加强档案管理流程管控，对档案收集、整理、分类、组卷、排列、编目、移交等环节严格要求，形成科学规范的工作流程，确保项目档案管理工作规范顺利推进。