刍议名医基层工作室档案规范化管理

刘开希/嵊州市人民医院（浙大一院嵊州分院）

2018 年，省政府提出在医疗服务领域深化“最多跑一次”改革，重点解决“看病难”“看病烦”的痛点，提升群众就医获得感。嵊州市卫计局在全市开展首批十大名医基层工作室建设，以更好更快地提升基层医疗机构服务能力，让群众得到更为优质的医疗服务。名医基层工作室是嵊州市部分医疗单位为享有盛誉的名医建立的工作室，建立工作室的目的是整合以名医为领衔的专家团队到基层医疗单位坐诊，请名医承担基层医疗人才培养、新技术和新项目推广等工作，进一步提高基层医疗单位的业务能力和服务水平。名医基层工作室档案（以下简称“工作室档案”）指名医团队在从事上述医务工作中形成的，反映名医及其团队工作业绩、学术水平、服务能力等情况的重要资料。做好工作室档案规范化管理是加强医院档案资源建设的重要举措，对于总结工作室实践经验、深化医疗领域“放管服”改革、推进现代化医院建设等也具有重要意义。

1 建立健全档案管理制度

医院要及时跟进了解工作室建设方案、团队成员情况，特别要加强与各参与单位（如卫生健康主管部门、名医所在单位、工作室领衔专家与基层医疗卫生机构）的联系与对接，了解工作室档案产生的主要内容、档案资料存放地点和收集保管人员等信息，在此基础上制定《名医基层工作室档案工作方案》《名医基层工作室资料收集整理制度》《名医基层工作室文件材料归档范围和档案保管期限表》等工作制度。制度应当明确工作室档案的归档范围、归档时间、收集保管方式、利用权限等，还应当要求各相关单位务必配合工作开展，并特别强调档案工作与工作室建设工作相同步。在实践中，还要根据工作的发展不断完善工作制度，确保档案管理规范、有序。

2 强化档案收集工作

工作室档案具有分散性、增补性、珍贵性等特点。为确保工作室档案的齐全完整，要强化档案收集工作，做到阶段性收集和持续性收集相结合、现场收集和跟踪收集相结合。医院档案人员要提高做好工作室档案工作的自觉性和责任感，采取灵活多样的收集方式，比如在各工作室中指定一名事业心强、业务过硬的团队成员担任档案资料秘书，明确要求其做好本工作室档案资料的收集整理和移交归档。档案人员要开拓工作思路，建立名医工作室档案工作钉钉群、微信群、QQ群等，秘书通过线上平台上传需归档的档案资料。档案人员要改变单一被动的“坐等上门”的方式，与名医建立一对一联系，向他们直接收集珍贵档案。为此需要向名医大力宣传做好工作室档案管理的重要意义，可利用工作室档案形成高质量的编研作品，赠送给名医，让名医支持档案工作。医院还可采用多种途径鼓励档案人员、秘书探索收集工作的新途径与新方法。

3 加大档案开发利用力度

工作室档案包含名医团队开展医疗、科研、教学、人才培养等工作中直接形成的海量的、有价值的资料。医院要加大档案开发利用力度，主动对档案信息进行深度挖掘。如依托医院现有的信息管理系统，或引进功能更齐全、兼容性更强的档案管理专业软件，建设专门的“名医基层工作室档案专题数据库”，利用网络平台分享名医团队的专业经验等。数据库还可分为“工作室介绍”“名医风采”“团队业绩”“名师教学”“学术成就”“科普讲座”“典型医案”“影像中心”“媒体报道”“工作动态”“交流反馈”等栏目，公众能够在栏目里查阅相关档案，非常方便快捷。此外，建立名医基层工作室是基层卫生健康系统创新管理模式的有益探索，工作室是本地的品牌形象，优秀的品牌形象要持续宣传与维护，而利用工作室档案形成优质编研成果，是宣传工作室品牌形象的重要途径。