计生档案管理的几点思考

（山东省菏泽市成武县汶上集镇卫计办，山东 菏泽 274200；山东省菏泽市成武县永昌街道办事处社区卫生服务中心，山东 菏泽 274200）

计生档案作为卫生健康部门档案的一部分，属于国家档案的重要内容，但因为客观条件、思想认识、人力以及经费等方面的因素影响，计生档案管理工作依旧存在一些薄弱环节。为了促进计生工作的顺利开展，充分挖掘出档案资源的实用价值，更好地为计生工作服务，我们应进一步规范计生档案管理工作。

一、档案管理工作中存在的问题

一是重视程度不足。对档案管理工作重视程度不足是当前普遍存在的现象，不管是领导层还是一线的工作人员，对档案管理的认知还是停留在传统的状态，认为档案管理工作就是简单的对档案进行保管，在需要的时候能调出所需的档案即可。这种认知严重影响了档案管理工作的发展，没有充分的发挥出档案管理的意义。

二是档案管理制度不健全。部分卫生部门未制定详细的管理制度，这种制度的不健全导致工作人员在开展工作的时候缺乏依照，而且制度的不健全也使档案管理工作缺乏约束性，导致其他部门不能更好的配合档案管理工作。同时，因为管理制度的不健全，在出现问题的时候，往往不能责任到人，发生相互推诿的情况。

三是工作人员能力不强。计生档案管理工作人员缺少系统的管理知识，使得虽然档案在他们的管理之下，尽管能够做到不丢失，但是在寻找资料的时候，往往会因为能力问题和档案管理不系统，导致档案非常难以查找。

四是硬件设施薄弱，管理手段落后。当前，不少计生档案管理工作仍采用传统的人工录入方式进行档案信息的录入，缺乏对现代信息技术的运用，消耗大量的时间和精力，而且还不能保证录入信息的准确性，在今后进行查阅时也不能做到有效性。从而严重影响了档案的保存。

二、计生档案管理的对策措施

一是加强计生执法档案管理。计生执法档案管理要求准确、完整，所有适用于计生执法工作的档案材料都必须要经过档案信息资源的筛选整理，进而加工之后发挥出价值。我们要重视执法档案的完整性和正确性，力求分类明确、归档规范、组卷合理。针对年代较为久远的档案材料，部分存在缺卷或者纸张老化、书写材料不符合规范要求、档案损坏或字迹模糊的问题，必须要第一时间进行抢救，部分具有价值的执法档案材料要进行信息化转化，同时做好保存工作。此外，部分卫生执法档案材料在很长的时间内都能够发挥出重要价值，所以在进行归档整理的过程中应当坚持广泛利用和长久保存相结合的原则，实现档案利用和保护工作相互促进，从而符合计生执法工作的实际需要。

二是不断完善相关管理制度。唯有完善的管理制度才能够保证档案管理工作的有序开展，结合笔者多年实践经验，计生档案管理制度应当包含下面几部分内容：对档案管理人员实施月度、季度、年度考评机制，计生档案的收集、整理以及保存工作必须规范有序，严格按照上级业务部门的要求和标准实施操作；建立定期谈话制度，档案管理工作人员应当定期对各科室负责人进行沟通，从而取得工作主动权；建立计生项目登记制度，为各级计生办公室和医疗保健相关机构制作检查登记表，收集完整的一手资料；推行档案收集整理时限机制，要求档案管理人员在每天下班之前应当对各个科室、部门的资料进行汇总，每月对档案收集整理和归档情况进行汇报等。

三是加强档案人员队伍建设。在信息时代下，计生档案管理的信息化建设也逐渐推进，这不仅要求档案管理人员必须要具备丰富的专业知识，同时还应掌握计算机操作技能。所以我们应当鼓励支持档案管理人员积极参与培训学习，定期开展培训讲座会议，努力提升在职档案工作者的综合能力，同时帮助他们树立现代化、信息化的档案管理理念。在组织进行培训教育的过程中必须要选择多样化的培训方式，构建立体化的培训模式，力求培训工作的针对性与时效性。此外，还应进一步强化计生档案工作者的图书馆学与情报学等关联学科知识，让他们能够主动地投入到档案管理研究工作中来，清楚地认识和了解档案管理工作的现状与发展趋势，更新其知识结构体系。

四是加快档案数字化建设。随着社会经济的不断发展，要求档案管理工作要进行有效的创新，档案信息化和数字化的建设是时代发展的必然趋势，因此，计生要加快档案数字化的建设。首先要确保纸质档案与电子档案的一致性，在进行电子档案录入时，要求工作人员必须做到细心、负责，对录入的电子档案进行检验，以避免出现档案有误的情况，为今后的工作减少不必要的麻烦。档案数字化的建设要适应本单位的实际情况，不能盲目的开展，而是要借助信息化技术，对档案管理工作中存在的弊端进行改革，从而促进档案管理与本单位共同发展。

五是实施档案科学化管理。计生档案管理人员必须定期对收集的档案实施科学规范的归档整理。为确保档案管理质量和效率，实现档案类目规范设置的要求，我们应当努力做好下面几方面的工作：第一，科学设置档案类目；第二，贯彻落实计生档案管理工作检查制度；第三，档案人员要树立依法治档意识，落实档案归档利用相关规范，保证档案材料的准确性与完善性；第四，开展好年度档案收集整理工作。发现问题之后能够第一时间排查解决，实现计生档案管理的制度化、规范化。

随着近年来我国档案事业的飞速发展，对计生档案管理工作也提出了更多的要求，这成为了每一名档案管理人员必须深入研究的课题。而档案管理模式的创新与改革在于认清当前计生档案管理工作存在的问题，采取有针对性的解决措施才能够让档案管理工作顺应时代发展的要求，满足计生工作的实际需要。我们要认识到，档案管理工作的创新是一项长期性系统性的工程，档案管理改革还有很长的路要走，只有不断努力才能够发挥出档案材料的价值与优势。