大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析

2020-12-08

魅力中国 2020年26期

（内蒙古通辽市疾病预防控制中心，内蒙古通辽 028000）

引言：

随着现代社会的快速发展，在给事业单位档案管理工作带来发展机遇的同时，也带来了一定的挑战。事业单位档案管理单位在新时期阶段应该准确把握机遇，同时积极面对挑战，通过发现目前管理工作中存在的问题，进一步结合社会实际发展情况进行管理方式的创新，提高档案服务水平，进而为档案事业的长远发展做出贡献。

一、大数据的概念

科技的进步改变着人们的生产生活，使社会各个领域朝着信息化、智能化的方向发展，为生产力的发展提供了强劲动力的同时，也带来了大量的数据。安全地使用数据。这就对传统的数据处理模式提出了新的要求，而大数据技术的产生很好地解决了大量数据处理方面的问题，为社会的信息化进程提供了极大的推动。

二、存在的问题

（一）档案管理人员综合水平素质与专业能力较低

事业单位中大多数的档案管理人员是通过人才招聘或选拔出来的，专业性与技术都有保障，但其中也不乏兼职人员。对这些兼职人员，因其要求不够严格，自身专业能力与素质都没有达到管理人员的平均水准，在工作中难免发生错误，整体工作效率也得不到保障。在信息化时代，档案管理人员如果不接受定期的培训，无法适应新的设备和新的管理方法，就会产生不进则退的现象，综合素质和业务能力都得不到提升，仅仅注重一些表面光的方面对提高实际工作效率并没有帮助。

（二）人事档案管理存在安全问题

首先，人事档案的信息化程度的低下导致了档案本身的安全问题受到影响，容易造成档案的遗失、损坏和被修改等情况的发生，而相关基础设施的缺乏，也影响了档案保密制度的严格实施，对档案的安全管理造成了极大的威胁。其次，许多单位已经基本实现了人事档案的信息化管理，将纸质资料转变为计算机数据，但由于管理人员信息技术水平的制约和管理制度的不完善，容易造成数据信息的泄露和恶意篡改，对来自网络的威胁不能进行有效的重视和预防，严重影响到人事档案的安全。

（三）技术水平滞后

当前，事业机构档案管理的建设经费来源重点以财政支付的形式获取资金，因为国家对事业机构档案管理投资的资金量有限，所以造成事业机构档案管理设施更新不全面，档案管理科技条件比较滞后，现存的档案管理形式不能迎合新时代档案管理业务的发展需求，以往的档案设施影响着大数据系统的推广。因为缺少专门的档案管理平台，无法创建优秀的档案信息库，所以不能突出分布式档案保存机制的优势，无法实现数据的个性化检索，不能对潜藏档案数据资源进行进一步开发，无法迎合事业机构档案资源应用需求，影响着档案管理行业的发展。

三、大数据背景下事业单位档案管理工作策略

（一）加强人员培训，提高综合素质，改变工作模式

要加强档案人员的工作技能培训，杜绝形式主义作风，以提升工作技能和工作效率为出发点，从技能和方法的角度深入学习，改善人员的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人员综合素质。从自身出发，以自身力量迎接新的未来。

（二）加强档案信息化程度

许多单位对人事档案实现了基础的信息化管理，但只是对现有文字信息的转变，没有进行深入的分析和处理，无法形成有效的数据。档案档案管理工作人员要合理利用大数据技术，对数据资料进行准确的分析整理，对有问题的人员档案进行及时补充或修改，并做到及时的更新。同时要建立完善的人事档案信息数据库，对档案资料进行有效整合，构建科学的管理机制，提高人事档案数据的利用效率。

（三）加快智慧档案建设速度和力度

首先，要树立大数据思想。档案管理人员的思维对档案管理的服务水平提升具有决定性的作用，因此，档案管理人员必须要树立大数据的思维，将大数据的档案管理理念运用到实际工作中，为构建现代化的档案管理模式奠定基础。其次，要加大资源投入力度。提升档案管理服务水平需要从软硬件方面对档案管理进行全面优化。硬件设施上，应对档案的保存条件、计算机网络等进行必要的更新维护；软件设施上，则要加强对电子档案和档案管理系统的安全保卫工作，保证档案信息资源安全、完整。最后，要构建多元化的智慧档案信息系统。加强电子档案的收集与归档管理，同时要提升纸质档案向电子档案的转化速度和效率，从档案信息需求出发，将各类信息资源收集到资源共享平台，以实现档案资料及其他各种信息资源的智能采集和自动归档。

（四）丰富管理方式

提升大数据环境下档案管理业务的有效性，还应完善档案管理方式，改进档案管理操作模式，重视结合事业机构电子文件和纸质档案共存的现实改进档案管理设施。第一，建立健全的档案管理方案，完善档案管理形式，强调以宏观方面优化档案管理流程。第二，创建专业的档案管理服务网站，在大数据环境下，创建档案管理服务体系，真正在事业机构中实现档案信息共享，而且建立开放式的信息查询检索体系。第三，还应优化整理档案文档，实现对档案文档的合理化整理，由此科学管理电子档案，进而随时处置档案信息资源，不断提升档案管理高效性。