行政档案管理的创新思路探讨

2020-12-08

魅力中国 2020年26期

关键词：行政事业单位档案管理

(江苏省常州市金坛区发展和改革局，江苏常州 213200)

引言

行政档案管理工作属于事业单位运行中的基础性工作，因此必须通过适宜的档案管理方法，让事业单位可以及时适应社会变化，为人们提供更为高质量的档案信息服务。

一、行政档案管理特征

（一）执行性

行政单位通常是指对国家权力进行执行的相关机关。同时在我国，这些行政机关隶属于国家权力机关，归国家政府管理。所以，落实行政管理措施时，要严格按照国家权力机关与执行党的政策方针以及路线进行工作部署。

（二）权威性

权威是指将一部分思想强加到目标主体上的一种特征，行政档案信息因为来自于国家行政管理工作，因此，需要以国家名义进行落实故具备较强的强制性与权威性。

（三）服务性

档案工作具备较强的服务性，这主要因为行政单位本身就具备较强的服务性。所以，工作人员在进行档案信息的管理时，要注意融入更多的服务理念。

二、行政档案管理的创新路径

（一）秉承更高的服务意识，提升档案利用率

对于行政档案管理工作来说，这项工作运行的主要职责就是为事业单位各项工作的落实进行服务提供。因此，档案管理工作人员在组织工作落实过程中，必须具备较强的管理与服务意识。注重开发行政档案信息的价值，以帮助事业单位其他部门或相关人员对档案信息的查看与使用。与此同时，为保证服务提供水平更高，管理工作人员还要对自身进行严格要求，努力扩展知识面，提升相关操作技能操作水平。并依据事业单位的实际发展及时创新档案管理方式完善管理规章制度，保证档案信息的收集与整合效率。

（二）建立健全行政档案管理体系

一个更加科学的行政档案管理体系能够保障档案管理工作落实的更加高效，为事业单位的发展提供更多助力。首先，行政档案信息管理人员应根据各项管理规范配合更加科学的行政档案管理规章制度，并要求事业单位中的各个部门都参与到此项工作中来，协助档案管理人员收集信息并完善管理制度。其次，工作人员还要对行政档案信息的收集与整合进行管理流程的配置，并要求各岗位职责人员严格按照规定流程落实相关操作，保障每项工作开展的质量。最后，是配合监督体制，对行政档案信息收集、整合、归档与保管等各项工作落实进行检查，及时发现问题，并依据问题解决经验规范行政档案管理制度。

（三）提升行政档案管理的信息化建设水平

信息化时代背景下，事业单位的行政档案管理信息化进程必须得到加速，尤其是在事业单位行政档案管理工作中的高新技术应用。新的管理方式、新的软硬件设备让事业单位行政档案信息的价值得到了纵向与横向开发。例如，扫描仪与条形码技术，保证了档案信息的真实性与可追溯性，提升了事业单位档案管理部门与其他部门之间的协作效率。尤其是云计算技术在事业单位行政档案管理工作中的应用，不仅可将所有储存和服务站进行连接，还可形成“档案云”，让档案信息的查阅与使用操作更加简单。虽然事业单位中的大部分行政档案管理工作模式已经朝着数字化方向发展，但是由于每个部门的信息技术与软硬件设备的投入力度不同，因此，利用云计算技术可让单个终端的硬件要求得到降低，可让基础设备的投入成本得到有效降低。与此同时，借助云计算技术对数据资料进行和存储，相关人员在对行政档案信息进行查阅与应用时，可直接进行自助式服务。这不仅让此项工作落实的步骤得到缩减，还有效减轻了行政档案信息管理工作人员的任务负担。最为重要的一点是，能够让行政档案资源的共享水平更高，同时为使用用户提供个性化服务，针对性的满足使用者在档案信息查阅与使用层面的相关需求。与此同时，为了让行政档案资源得到更加全面的保护，云计算技术还可以将档案信息以数据化的形式储存在档案云中。如果信息产生用户的终端数据遭到破坏，导致调取信息资源时无法显示的更加全面。就可以利用档案云对资源进行查找与修复，这让信息交流水平更高，同时为信息资源的产生于使用用户提供了水平更高的服务。

（四）提升档案保密管理力度

事业单位的行政档案管理部门由于经管的行政数据信息较多，所以为了让工作落实更加高效，服务覆盖面广。机构规模较大的行政事业单位会将档案室与其他职能部门进行分割，独立出一个专门管理档案信息的部门。同时，配备专业工作人员进行管理，尤其对于行政档案信息来说，有些信息是不能对外开放的，所以，行政档案信息管理部门在实际管理运行过程中要严禁无关人员的出入。同时，在对档案信息进行线上管理时，档案信息的查阅与使用者也需具备相关权限才能登录相关系统。而没有权限的人员，是不具备信息翻阅与使用资格的。与此同时，为了让行政档案信息得到更加全面的保护，还要对一些可以公开的档案信息查阅场所进行管理措施配置，如全天候监控、人员出入制度、警卫安保设防等。与此同时，还要对档案信息的储备场所进行设备配置，对于专业的管理人员，也要进行素质培训，并持证上岗，维护信息安全是相关岗位职责人员的首要任务。