加强新冠肺炎疫情防控档案管理的策略探析

王永锋 赵海静 赵慧智 郭晓旭 王 青 彭光耀/河北省人民医院

2019年末，新型冠状病毒感染肺炎（以下简称“新冠肺炎”）疫情开始在我国湖北武汉蔓延，随后迅速向全国各地扩散。新冠肺炎疫情成为新中国成立以来传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。在党中央的领导下，全国各地开展了一场规模空前的防疫人民战争，各行各业精锐出战。在这一过程中，形成的大量档案具有不可替代的凭证价值[1]，客观、真实、系统、完整地将各类档案保存下来，是各级各类档案管理部门义不容辞的责任。

1 新冠肺炎疫情防控档案的特点

第一，政治性。疫情在暴发以后很快成为全世界新闻媒体报道的焦点，社会影响非常大。抗击疫情的阻击战打响以后，此项工作成为党和国家这一时期的中心工作和重点工作[2]。档案工作与整个事件一起，成为其中心（重点）工作的重要组成部分，具有很强的政治性。

第二，多样性。由于此次疫情防控是全社会、全系统共同参加的战争，各省、市、县乃至各相关单位均建立了疫情防控工作领导小组及办公室，涉及面广、形成领域多元。就档案的产生而言，随着领导体系、工作任务和发展阶段的变化，其组织领导、方案制定、物资保障等都在迅速变化，各类档案也纷繁复杂、多种多样。

第三，整体性。新冠肺炎疫情防控工作全国一盘棋，防疫工作是一个有机联系的整体。因此，全国各省、市、县，上级、同级、下级之间自然形成网络系统，各地区、各系统、各条块协调有序、配合有序，档案与之共生。临时机构撤销以后，档案移交管理工作也应该按照区域统一收集、整理、鉴定、归档、保管和利用[3]。

2 新冠肺炎疫情防控档案的收集范围

疫情防控涉及全社会各个系统，因此相关档案的收集范围也应包含社会全系统的各种文件材料，包括纸质文件、照片、影像资料、电子文件及其他实物等。从新冠肺炎疫情防控档案的收集记录内容来看，可分为以下几类。

一是行政指令性文件资料，包括国家各级组织应对疫情的重大决策、预案、方案；各级领导在应对疫情中的重要批示、指示、讲话材料。

二是业务指导性文件资料，包括各单位在指挥与协调各方面力量进行疫情防控时形成的具体措施、预案、处置方案、疫情报告、报表，疫情防控物资储备、捐赠、调配、使用等记录，以及本单位在防控工作中形成的疫情简报、疫情信息、防控方法、诊断标准、流行病学调查、个案调查、处置进程等。

三是宣传动员性文件资料，包括记录和反映医务人员、公安民警、社区党员等一线人员迎难而上、救死扶伤、甘于奉献的文字材料、图片、音频、视频及各类实物，特别是各地援助湖北医疗队、防疫队形成的有关文字材料、图片、音频、视频及各类实物。

四是其他文件资料，即在疫情防控期间形成的具有保存价值的文件资料及实物[4]。

3 新冠肺炎疫情防控档案管理的难点

一是决策机构的临时性。虽然各地、各级均成立了由党委、政府主要领导牵头的防控领导小组及办公室，但是这一机构往往是为了应对这一突发公共卫生事件而临时设置的。这就决定了领导机构的关注重点在应对疫情本身，可能存在不能及时将档案收集工作纳入应急工作部署的重点内容的情况。此外，机构工作人员往往是从多部门、多地区临时抽调的人员，如果无人牵头，再加上档案收集和移交的意识不够强、人员不够专业，很容易造成珍贵档案遗失[5]。

二是档案分类的复杂性。此次疫情防控由于参与面广，档案形成的复杂性也特别突出。从专业上分为临床医学、预防医学、社会学、管理学等不同学科；从来源上分为国家机关、医疗机构、生产企业、交通运输、科研院所、新闻单位等所有社会参战系统；从呈现形式上又分为纸质档案、电子档案、实物等不同种类[6]。这些情况均会导致收集工作的内在规律难以把握，收集范围、时间和方法难以确定，增加了档案管理的难度[7]。

三是档案收集的非程序性。新冠疫情发生突然、涉及面广，档案管理部门即使制定了相关预案，也很难对疫情发生的规模和严重性作出准确的预判[8]。面对新环境和新任务，档案管理人员就更难事先做好充足的准备工作，这使得常规档案管理流程不能完全适用、套用在新冠肺炎疫情防控档案工作之中。为保障新冠肺炎防控档案的安全和完整，以往适用于正常状态下的档案管理体制、方法与工作制度等，都需要进行重新考虑和设定。

4 新冠肺炎疫情防控档案管理体系的建立

4.1 高度重视

各地、各级档案管理部门要充分认识到这场疫情防控的斗争，其规模之大、范围之广、影响之远，都是史无前例的。这场斗争中形成的档案资料是全党、全国人民团结奋战的真实记录和宝贵财富，充分体现了我们社会主义制度的优越性。把这些档案资料收集好、管理好，不仅对当前深入开展抗击疫情的战争有着重要的指导作用，更对今后应对突发公共卫生事件有着十分重要的历史借鉴作用。

4.2 强化组织

档案管理部门的领导应树立大局意识和责任意识，要把这项工作作为当前工作的重点，抓紧抓好抓实。各级档案管理机构要抽调精兵强将，成立工作专班与各地疫情防控领导小组办公室和一线单位主动对接，及时了解疫情档案的构成，及时指导一线做好档案的收集、保存和管理。做好此项工作对档案部门来说，既是一次凸显其重要性的机遇，也是一次严峻的考验。

4.3 健全制度

要建立一套针对此次疫情防控的完整的档案馆（室）应急管理制度。在制度中，除了明确常规内容，如收集工作的地位和作用、组织机构的职责和权力、收集范围和移交办法等，还应明确规定收集的时效、临时机构档案归档、个人档案征集、档案的分散式保管、档案利用权限等事项，使工作开展有章可循、有据可查、有规可依，防患于未然。

4.4 超前介入

在疫情发生时，所有的工作也都以疫情的防控为中心。在这样的状况下，不能将档案工作目光局限在档案馆（室）这个狭小的圈子里，档案人员要主动到达疫情一线、管理一线，应该主动投身到各项档案工作的流程中去，及时指导、协助各地将办理完的有价值的文件适时分类、完整归档。

4.5 依托平台

在这场规模空前的抗击疫情的战争中，从中央到地方都成立了领导小组及其办公室，办公室又分设了综合组、公文组、疫情监测组、防疫处置组、医疗救治组、宣传组、交通组、物质保障组等机构。各级档案管理部门如果能够依托这一平台，借助各级防控领导小组及其各个分组的力量，档案资料的齐全完整就有了基本的保证，能达到事半功倍的效果。

4.6 运用科技

在信息化、智能化、智慧化高度发展的今天，做好档案管理需要借助科技的力量。本次疫情防控，所形成的档案资料巨大、目录繁多。因此各级部门、各个单位必须尽快建立相关信息资源的数据库，使新冠肺炎疫情防控档案的管理实现数字化、信息化、网络化。同时在做好保密工作的情况下，建立公开、透明的档案管理机制，部分档案信息要及时对有关部门和个人开放。

4.7 科学利用

档案部门应联合有关业务部门开展新冠肺炎疫情防控档案管理的研究，从实践与理论上加以分析研究[9]。利用这些珍贵的档案，与以往历次重大突发公共卫生事件进行对比，从流行病学调查、所实施的应急预案、采取的防治措施等多方面进行研究，从而发现历次疫情防控之间的内在联系，得出规律性的认识，进而做好今后的预测预警工作，把突发公共卫生事件造成的损失降到最小，并提高对突发公共卫生事件的预防和应急能力[10]。

本文系2019 年度河北省医学科学研究课题计划“档案生命周期视角下医院档案精细化管理的探索与实践”（课题编号：20190018）的研究成果之一。