修订档案法对档案职业能力的新要求

周秋萍/广东省佛山市档案中心

作为社会公共服务事业的重要组成部分，档案工作不仅与其他公共服务部门关联甚深，也与公众日常生活关系紧密。实践中，档案工作者应当不断提升专业技能与综合素质。2019年10月，第十三届全国人大常委会第十四次会议对《中华人民共和国档案法（修订草案）》（以下简称“修订草案”）进行审议。2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议，针对“修订草案”再度进行修正，并确定了新的《中华人民共和国档案法》。较之此前的档案法，修订后的档案法呈现了五大“亮点”，将为未来档案工作提供了全新指向。

1 修订档案法的新指向

一是突出信息化建设要求。信息化建设是修订档案法重点提出的内容，修订档案法中有多条关于档案管理信息化、数字化建设的内容，比如第一条“提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化”，第三十六条“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”，第三十八条“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化”，第四十条“有条件的档案馆应当建设数字档案馆”，第四十一条“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。可以说，在信息科技快速发展的今天，此部分内容的提及有其必要性所在，当前传统的档案管理模式已经难以满足档案事业快速发展、档案数量不断增加的诉求，大数据的兴起，要求档案工作实现全面的数字化转型，从“双套制”“双轨制”过渡到“单套制”“单轨制”。强调信息化建设是档案工作在未来与时俱进、迎合时代的需要。

修订档案法第三十七条指出，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，在肯定电子档案所具有的法律效力同时，更指出了档案信息化建设的具体内容，即建立电子档案管理系统、建设数字档案馆、移交数字档案资源并推进其共享和利用、制定电子档案具体管理办法等。

二是加强档案的开发和利用。修订档案法强调相关部门要重视对档案的开发和利用，充分发挥档案的作用与价值，只有做到精准开发、系统开发、深度开发，才有可能让档案更好地服务社会、服务公众。目前的档案工作还存在可提升的空间，未来需要加大档案开发力度，让档案全部“活”起来。修订档案法第二十七条将档案封闭期由三十年缩短到二十五年，指出“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济、教育、科技、文化类档案，可以少于二十五年向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放”；增加档案开放鉴定的表述，要求尚未移交进馆的档案要在档案移交前完成开放鉴定工作。第二十八条将“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”修改为“单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案”，扩大了档案利用主体的范围，为外国公民利用我国档案提供了法律便利。

三是明确档案馆的文化职能。修订档案法第三十四条指出“国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观”，新增内容本质在于强调凸显国人的文化自信，更增加档案管理过程中对优秀文化的传承，强调档案馆所应有的文化职能。就实际情况而言，修订档案法所增加的这部分内容颇具意义。一方面档案馆当中的馆藏资源本身就包括中华文明的诸多精华，另一方面档案馆属于文化事业机构，凸显其文化属性有其必要性。

四是增强档案知识产权保护意识。很多档案特别是征集的档案具有知识产权属性，应加强对其知识产权的保护；而档案开发、利用和传播的过程，本质上也是信息和知识扩散的过程，同样需要进行知识产权保护。这意味着档案管理机构在获取档案的过程中，需要加强对档案所拥有知识产权的认知，无论其隶属于政经科艺哪一个方面、哪一个领域，对其接收、管理、利用和公开都不能违背知识产权的相关法律法规要求，以免引起知识产权纠纷。如修订档案法第六条新增“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和利用，推动档案科技进步”，同时指出“国家采取措施，加强档案宣传教育，增强全社会档案意识”，第二十八条明确“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定”。第三十一条保留“向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利”，这里提到的“科研创新和技术创新”等都涉及档案的知识产权，而鉴于其所具有的复杂性，档案馆更有必要建立健全知识保护体系。一方面，积极响应修订档案法号召，将专利、商标及著作权等纳入档案管理体系当中；另一方面，严格按照法律渠道，对档案的开发、管理和利用方面，明确知识产权的保护与监管范围；还应及时获取档案保护流程的相关数据，一旦出现知识产权类的问题时，借助有形知识产权档案处理纠纷。

五是树立档案安全风险意识。安全是档案管理工作的底线，宏观层面包括意识形态安全、政治安全以及国家安全，微观层面则包括档案资源本身安全。开展档案工作有必要树立全面的安全风险意识，明确档案安全管理的工作机制、责任主体、安全保障措施及监管部门（或机构），必要时需要引入第三方机构或部门对档案管理的行为、流程进行监督，从源头上维护档案安全。如修订档案法第十二条指出“按照国家规定应形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度”，第二十五条则强调“属于国家所有的档案和本法第二十二条规定的档案及其复制件，禁止擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境。确需出境的，按照国家有关规定办理审批手续”。这些修改内容在让原本的文字表述更加精准的同时，也强调了档案安全的重要性。应当注意，当前档案在社会保障体系、信用体系中所占比重越来越大，与公众生活品质越发息息相关，尤其是随着信息技术的普及应用，档案安全已经从普通的物理领域拓展到网络虚拟领域，对其安全的维系责任就变得更为重大。

2 修订档案法对档案职业能力的新要求

修订档案法将于2021年1月1日起正式实施，它对档案从业者的职业能力提出了新的要求，如第十一条要求“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员的业务素质。档案工作者应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称”。

2.1 增强对信息技术的应用，不断提高个人的信息素养

首先，辅助建立健全相关管理制度，整合档案存储资源。具体包括电子档案管理和应用制度、电子档案接收制度、电子档案安全保密制度等。档案人员要特别注意利用数字档案系统收集电子档案资源时，注重档案的时效性，并实现纸质档案和电子档案的优势互补。其次，提高个人信息素养，推进信息技术的应用，维护电子档案的法律效力。要积极运用数字档案管理系统，推进档案资源跨区域和跨部门共享，利用系统开发技术模块辅助对馆藏档案进行开放鉴定，同时充分认知档案的价值，对档案的获取、保护和利用进行归纳总结。

2.2 在档案馆文化职能的导向下，不断提高个人文化素养和沟通能力

弘扬和传播中华民族的优秀传统文化、提升和坚定国人的家国情怀，是当前社会建设的全新命题。修订档案法强调要突出档案馆的文化职能，将民族情怀和民族文化置于档案征集和管理的过程中，便是彰显档案馆文化职能的重要表现。档案人员需要以此为导向，不断强化自身的民族情怀、提高对民族文化的感知能力，提高档案管理特别是征集关注的“文化含量”。第一，提高自身对档案文化的识别和认知能力，将民族情怀和民族文化置于档案征集工作当中，即在档案征集过程中，关注能够彰显中华民族优秀文化、文化自信的内容和信息，并将其作为重要征集内容。第二，夯实民族意识和家国情怀，不断推进档案馆和其他公共文化机构间的合作。这就要求档案工作者必须提高自身统筹协作能力、策划组织能力，积极推进档案馆与博物馆、文化馆、展览中心、教育部门等单位的深度合作，发挥自身的档案资源优势，进一步发挥自身的文化职能。

2.3 加强法律认知，提高知识产权保护意识

档案人员要加强知识产权的学习和认知，不断提高知识产权保护意识，不断完善自身的法律知识储备，重点加强有关专利、著作权、合同及商标法等方面法律的学习，严格按照知识产权法的要求开展档案工作。

2.4 增强危机意识，保护档案安全

第一，规范档案使用方式，避免造成不必要损失。修订档案法格外强调了电子档案所具有的法律效力，所以特别需要加强对电子档案的管理，以免造成不必要的损失。首先，要强调电子档案的分级管理，即完全开放电子档案和内控型电子档案，前者严禁以拷贝形式调档；其次，电子档案在借阅过程中，必须辅以监控；最后，对于需要保密的电子档案，必须进行加密处理。第二，树立保护好馆藏纸质档案的意识。信息时代、大数据时代，做好馆藏纸质档案保护工作仍具有重要的现实意义，档案人员必须树立保护好馆藏纸质档案的意识，强化保护纸质档案的业务技能，做好纸质档案保护工作。第三，全面提高安全意识。档案人员的安全意识与档案安全管理的效果息息相关。可通过举办档案安全培训讲座、开展档案安全宣传等方式，强化档案人员的安全意识；也可通过制定安全管理条例等措施约束档案人员的行为，为安全管理创造良好的条件。