国外档案机构的跨界合作：理论基础、典型模式及启示

杨 静/盐城师范学院公共管理学院、中国人民大学信息资源管理学院

袁晓云/上海大学图书情报档案系

近年来跨界合作繁荣发展，这既是国家政策大力扶持的表现，也是“互联网+”赋能各行业的体现。档案行业也不可避免地卷入了“跨界”大潮，摸索前行。相比于国内，国外档案机构的跨界合作已有较为丰富的实践经验，跨界实践的主体与模式呈现多元化特征。这种跨界最初始于不同地域档案机构的合作，到20世纪末图、档、博数字资源的整合意味着档案机构的跨界走出了档案行业界限。随着信息技术的普及，跨界的内涵不断丰富，档案机构的跨界合作走出了文化事业机构范畴，开始寻求更为广阔的跨领域合作。目前关于档案机构的跨界合作主要有两种界定方式，一种是跨越档案系统或行业的界限与其他行业进行合作[1]；另一种是将图书馆、博物馆、档案馆等文化机构视为界内，探寻公共文化行业整体与其他行业的合作可能。本文采用第一种界定方式，即以档案行业为界，跨出自身界限，通过合作取长补短、优化资源整合，最终实现价值重塑。笔者拟从国外档案机构跨界合作的理论基础及典型模式分析入手，为国内档案机构探索高水平跨界实践活动收获启示一二。

1 国外档案机构跨界合作的理论基础

1.1 新公共服务理论：开放与主动服务的理念先导

新公共服务理论缘起于西方国家“政府重塑”运动，其核心思想包括以公民为服务对象、以追求公共利益为目标、强调服务的理念、明确责任的复杂性与重要性、提倡新型的管理模式[2]，力图打破传统被动的管理模式。首先，新公共服务理论为档案机构树立开放思维和主动服务的理念提供了指导，为档案机构跨界合作提供了动力支撑。档案机构的跨界合作受众多因素驱使，其合作动机很大程度上来自于其对自身业务水平与服务水平提升的内在需求，通过自身的积极行动提升资源和服务绩效，从而提升社会对档案机构的价值认同，推动自身健康发展。其次，新公共服务理论强调政府要打破传统的行政格局，形成跨系统、跨部门合作的新型服务模式。各级政府及其领导的公共文化服务机构应该借鉴新公共服务理论，转变管理理念，由片面追求效率和经济效益的市场化思维，向努力实现公平和社会效益的服务型思维转变，通过政策导向促进公共文化服务机构数字资源的整合，加强机构间合作，提高公共文化服务效能[3]。

1.2 资源依赖理论：资源互补与利益协同的合作前提

资源依赖理论主要运用于组织管理中，它认为组织需要适应环境，积极地面对环境。其基本假设包括组织内部无法产生所需要的所有资源，组织为了生存必须通过环境中其他组织获取必要的资源[4]。通过形成战略联盟，企业可以获取其他组织控制的关键性互补资源，从而减少对外部环境的依赖，甚至避免来自于其他竞争者的威胁等[5]。资源依赖理论对档案机构的跨界合作可以提供很多理论性启示。首先，档案机构必须积极面对与适应新环境，否则难免面临生存压力；其次，档案机构也存在资源短缺的问题，靠一己之力同样会面临心有余而力不足的困境，档案机构有对合作组织资源的依赖性；最后，档案机构在与其他组织机构合作时，如何科学地处理组织间的资源共享、组织间的权利、结构与治理问题、供应链关系等问题，都能从资源依赖理论中获取启示。

1.3 博弈论：互利与共赢的合作目标

博弈论是带有竞争性质的理论和方法，按照约束性协议的是否达成可分为合作博弈、非合作博弈。合作博弈强调兼顾个人利益与集体利益，支持通过坚持集体主义带来的理性决策[6]。合作存在、巩固和发展的一个关键因素是寻找某种分配原则，使得可以在合作范围内部的参与者之间有效配置资源或分配利益[7]。合作博弈的思想为档案机构跨界合作树立了合作目标，即档案机构的跨界合作是档案机构与合作伙伴之间实现互惠双赢的“非零和博弈”。档案机构在寻求跨界合作过程中充满着各种决策问题，组织之间的决策必然会运用到博弈论。合作博弈能够创造价值，基于双方共同目标的建立、有效的付出、彼此合理的约束，最终实现集体的价值作用于合作的个体。从不合作到合作，从非合作博弈到合作博弈，这一过程是理性的多方主体不断参与决策的过程。合作博弈需要各参与方兼顾个体利益和集体利益的最大化，联盟的形成、成本的分担、利益的分配是合作博弈中需要考虑的重要问题[8]。

1.4 社会网络理论：持续与规模化的合作保障

社会网络理论发端于社会学研究领域。社会网络可认为是由多个社会行动者及它们之间的关系组成的集合，是由某些个体间的社会关系构成的相对稳定的系统，是行动者在一定文化环境中塑造而成并反过来影响行动者的一系列社会联系或社会关系[9]。社会网络理论的关系理论、结构理论和社会资本理论等都能为档案馆的跨界合作提供启示。首先，其能为动员更多社会力量参与档案机构资源开发与利用服务建设奠定基础；其次，档案机构能够通过与其他合作主体之间的联系，挖掘更多潜在的社会资本，同时也获得更多资源，如通过合作伙伴挖掘所在领域的更多信息受众，并通过开发合作项目等与新受众建立联系，形成价值的连锁效应；再次，通过社会网络理论为培育公民档案工作者、为用户参与式档案资源建设与服务提供理论依据，拉近档案机构与社会公众的距离，推动档案机构工作的持续开展等。

2 国外档案机构跨界合作的典型模式

国外档案机构的跨界合作实践，最早可追溯至1867年法国国家档案馆建立的专属于档案馆的博物馆——法国国家历史博物馆，向公众展示其馆藏档案[10]。此后，很多国家都在不断探索档案机构跨界合作的新模式，发展至今已经积累了较为成熟的实践经验。依托各领域的优势资源，与公共服务机构、高校、社会化信息服务机构、传媒行业以及社会公众等开展了多途径、多层次合作并逐渐形成固定的跨界模式。

2.1 “档案机构+公共服务机构”合作模式

“档案机构+公共服务机构”合作模式最主要表现形式为“档案机构+公共文化服务机构”合作模式，以档案馆与图书馆、博物馆的合作为代表，具有较强的实践和理论基础。图书馆、档案馆和博物馆同属于文化机构，都有为社会提供公共文化服务的职责，彼此间共性突出且有较大互补空间，跨界合作可行性大且易于操作。具体合作方式如下。

第一，合作保护国家文献遗产。如加拿大国家图书档案馆（LAC）合并的初衷即为统一保管加拿大文献遗产，并于2016年推出了国家文献遗产数字化战略（NHDS）[11]。第二，策展合作。档案馆与图书馆、博物馆合作联合办展览能够实现馆藏资源与形式的优势互补，覆盖更广泛群体，提升宣传效果。2018年1月美国“丹麦儿童成长为美国人”档案展览在布莱尔公共图书馆与技术中心展出[12]。第三，资源共享。美国大屠杀博物馆与位于拉巴特的摩洛哥档案馆签署合作协议，共享双方机构保存的二战时期北非犹太人档案，从而使得北非、欧洲乃至全世界的学者都可访问并开展相关研究[13]。

“档案馆+公共服务机构”合作模式还包括档案馆与其他公共服务机构的合作。如哥斯达黎加国家档案馆联合Ifed等民主研究机构举办旨在促使公众认识公民在推动民主进程中重要作用的民主专题展览[14]，显示了公共文件在政治透明度、问责和尊重权利等方面所扮演的重要角色，是加强建设民主生活的重要保证。档案馆与其他公共服务机构合作，能够凭借档案的权威性有效提高宣传效果。

2.2 “档案机构+高校”合作模式

“档案机构+高校”的合作模式在国外非常普遍，通过二者的合作可以实现资源和优势互补。高校可以为档案馆提供人才、技术、场地、受众等多方面资源，档案馆则可以为高校提供丰富的第一手档案素材，为高校教育和科研工作助力。二者围绕档案资源的保护、馆藏档案的数字化、技术化加工、宣传推广、开发利用等不断拓展合作空间。

华盛顿学院档案馆和华盛顿学院学术技术部合作发起增强现实技术（AR），旨在利用新兴技术将观众与馆藏中的历史文物联系起来，让学生们在不接触历史文物的情况下探索历史文物，从而使他们能查看以前禁用的一些档案材料[15]。“爱尔兰的虚拟记录库”项目由圣三一学院和英国国家档案馆、爱尔兰国家档案馆、北爱尔兰公共记录办公室和爱尔兰手稿委员会4个档案专业机构合作，该项目以数字化方式重建在火灾中被烧毁的爱尔兰公共记录办公室的建筑和馆藏，通过创建3D的虚拟现实模型，将爱尔兰公共记录中心重新带回人们的生活[16]。

2.3 “档案机构+社会化信息服务机构”合作模式

“档案机构+社会化信息服务机构”的合作模式在国外应用广泛，社会化信息服务机构一般是专门从事信息服务的商业性机构，拥有较为先进的信息技术，可以更高效地进行档案数字化、存储、管理甚至开发工作。

澳大利亚Brolly公司是澳大利亚首个实现完整全面的社交媒体存档和参与服务的公司，它帮助档案部门实现政务社交媒体归档，通过合乎道德与安全的方式捕获政府与公民间的社交媒体互动来推动透明政府建设[17]。Unisys公司帮助美国国家档案与文件署为该机构的5300名员工和承包商采用基于Google云的电子邮件和协作系统，实现无限存储，以及持续的记录管理和设备管理[18]。

2.4 “档案机构+传媒行业”合作模式

“档案机构+传媒行业”合作模式既包括档案机构与传统媒体的合作，也包括档案机构与新媒体的合作。“档案机构+传统媒体”的结合，例如与影视行业的合作，从美国国家档案基金会每年评选的“档案成就奖”可窥一二。2017年，美国著名演员汤姆·汉克斯因利用档案进行影视创作弘扬国家历史和文化而获此殊荣。此外国外很多影视剧、话剧、纪录片等为最大限度地展现历史上的真实场景，经常会选择与档案馆合作，查阅大量档案文件来丰富创作维度，使很多事实得以更为生动地还原。

“档案机构+新媒体”的合作模式主要表现为档案机构与社交媒体的合作，在先进技术的助推下，能够将原有档案进行多媒体处理并在线公布，实现传播方式的创新。通过资源开发、生动展现、平台互动等方式使“死”档案变成“活”资源。英国泰恩·威尔档案馆在2011年开始与社交媒体接触，与网络相册Flickr合作，将部分馆藏图片上传到网络上公开免费使用，大获好评。品尝到社交媒体鲜活魅力的档案馆随后又开发出“纽卡索的隐秘之处”（Hidden Newcastle）的APP，能利用GPS给手机推送图文，档案馆将当地几百年前记录在案的档案材料开发后嵌入，随着游客在城市里的走动推送短小有趣的历史片段，使人与身边景色、浓厚的历史文化相互融合，增加游客的融入感[19]。

2.5 社会公众参与式档案资源合作开发模式

Web2.0环境使社会公众参与档案资源的开发成为可能。近年来，“用户生成内容”（UGC）受到越来越多国外档案馆的认可。卢森堡国家档案馆启动名为“参加我们国家的历史研究”的众包项目，邀请公众参与文档的索引工作，旨在使将来的研究人员更容易使用这些信息。该项目对所有志愿者开放，包括历史学家、家谱学家、学生和历史爱好者。由于志愿者的加入，第一个子项目不到一周的时间就高效完成[20]。美国国家档案馆在2010年就提出了公民档案工作者的概念，2018年利用公民档案工作者服务周，让公民在《国家档案目录》中“标记”和转录2018页原始来源文件，添加的标签成为目录一部分，从而改善搜索结果，使记录更易于发现，并且解锁难以阅读的文本。在为期一周的活动结束时，有430位公民档案管理员为3500页以上的页面添加了标签和笔录，超过了最初的目标[21]。加拿大国家图书档案馆通过数字实验室项目（the DigiLab）邀请用户使用馆藏档案资源，并且为用户免费提供数字化相关技术设备的培训和使用，实现了档案馆馆藏数字化与用户档案资源利用的双赢[22]。

3 国外档案机构跨界合作对我国的启示

3.1 明确跨界合作的基本问题

档案机构的跨界合作是一个战略问题，需要与其他机构达成共识，从而取得单个机构无法达到的协同效应。国外档案机构跨界合作之所以能获得成功，是因为对跨界合作的基本问题定位科学。第一，树立开放与包容的合作理念。首先，树立开放合作的理念，积极主动寻求合作。档案机构应当以公众需求为导向，主动争取合作伙伴，擅于寻找共通点，发现合作项目，展示自身优势，努力促成合作。其次，树立包容互助的心态，积极响应合作。随着民众档案意识的提升与档案价值的多元化开发，档案资源的应用领域不断拓展，可以辅助学术研究、为影视剧的创作和设计行业提供灵感素材、助力城市文化名片的打造、推动城市记忆工程构建等。面对来自其他机构的援助申请或合作邀请，档案机构应在参与中不断深化合作，发现新的合作契机。第二，寻求协同一致的合作动机、合作前提及合作目标。首先，不同性质单位存在不同的合作动机，如出于社会责任感、自身盈利或扩大影响力等，档案机构在选择合作单位时应优先选择与自身目标一致性最高的单位。其次，档案机构及其合作对象必然基于资源互补与利益协同的前提开展合作。最后，档案机构与合作对象之间有互惠共赢、持续合作的共同目标追求，因此双方的合作必须目标兼容并且符合各方利益主体的需求。

3.2 实现合作成果的多元应用和价值扩展

国外档案机构跨界合作非常重视成果应用，通过积极的成果应用形成合作的良性循环。目前，我国各地档案机构跨界合作的实践也逐渐增多，主要合作方式有联合办展、联合开发（文创）产品、共建教育基地、合作推出影视作品或举办宣传活动等。但目前能在全国更大范围内特别是在其他领域内产生影响力的合作成果寥寥无几，档案机构跨界合作的效果或影响力还有很大提升空间。档案机构的跨界绝不仅仅是形式上的跨界，而应是基于成果应用和价值实现导向下的实质性跨界。基于此导向，能够推动档案机构跨界合作的模式化，推动跨界合作项目的持久开展，推动合作成果的应用效益化、合作价值的社会化。在档案机构跨界合作战略的制定阶段就要通盘考虑，思考可能产生的预期效果，持续且深入合作可能性的大小，合作项目的可行性和价值性、合作形式的创新性等问题。2014年APEC会议上领导人中式礼服的面料，正是源自苏州市工商档案管理中心馆藏的宋锦样本档案，由吴江鼎盛丝绸公司生产；同时该中心与8家丝绸生产企业、大师工作室设立了“苏州传统丝绸档案传承与恢复基地”，走出了一条档案部门与企业联合开发传统产品并推向市场的新途径，可谓是档企跨界合作成果应用的典型案例[23]。

3.3 构建参与式档案资源合作开发模式

国外档案机构非常注重积累社会资源，形成持续合作的社会网络，以营造良好的合作生态。参与式档案资源合作开发模式给档案机构积累社会资源提供了便利。一方面，档案机构可通过培育社会代理人的方式邀请公众代表参与档案管理实践，弥补档案馆社会亲和力不足、社会参与度不够等问题。代理人强大的号召力和影响力具有潜在推动力，既能帮助提供档案馆开展活动所需的场地、设施等物质资源，又能帮助横向拓展档案机构的外部社会网络。另一方面，档案机构可邀请公众参与档案资源开发和利用，此举能拉近档案馆与公众的距离，使公众有机会主动了解档案馆、接触档案资源、挖掘档案信息资源的价值；还能使档案馆为更多人所熟知，使档案馆能够更精准地匹配档案资源与社会档案信息需求。正如参与式模式中典型的UGC模式，满足了用户实现自我价值的需求，帮助大众感受到被需要和信任，用户对档案的探索贯穿在内容生成的过程中，档案被赋予了新的价值与功用，融入了公众的记忆与感情[24]。

本文系2017 年国家社会科学基金年度项目“大数据时代智慧档案信息服务平台构建与创新研究”（项目批准号：17BTQ074）阶段性成果之一。