档案数据化趋势下文件连续体理论的生命力探析

伏春鹏/上海大学图书情报档案系

信息技术的发展使文件运转方式发生了改变，传统的分段式文件管理办法显得捉襟见肘。1996年澳大利亚国家档案标准提出了文件连续体（Records Continuum）的定义，1997年澳大利亚档案学者Frank Upward在其著作中正式提出了文件连续体理论的四维模型。文件连续体理论为文件运转提出了一种新的管理模式，该理论倡导连续性开展档案管理工作，使其能够在管理数字态档案时展现出强大的生命力。

2018年，时任国家档案局局长、中央档案馆馆长李明华在全国档案局长馆长工作会议上指出：“档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据的变革过程。”[1]数字技术加快了档案数据化趋势。在国外，新西兰、澳大利亚等国家先后发布了基于文件连续体理论的数字连续性计划[2]；在国内，国家档案局鼓励“在有条件的部门开展数字档案‘单轨制’试点”[3]。无论是数字连续性的探索还是“单轨制”的尝试，都不约而同地指向了文档连续化处理。因此。对档案数据化趋势下的文件连续体理论探索不仅顺应了档案数据研究趋势，还为新形势下档案数据管理提供了一种全新的方法论。

1 文件连续体理论在档案数据化中的适用性分析

文件连续体理论诞生至今，在不断探讨和实践过程中，内涵得到了丰富，能够适应不同形态下的档案管理。通过对文件连续体理论模型的坐标轴进行了解可以直观反映文件连续体理论。该模型由身份（Identity）、互动性（Transactional）、文件保存（Recordingkeeping）和证据（Evidential）4个轴以及形成（Create）、捕获（Capture）、组织（Organise）和聚合（Pluralise）4个维度构成，轴和维度相交构成了16个坐标，共同反映了文件的时空延伸性[4]。文献连续体理论中的四个轴与不同时空范围的数据管理要素相互对应。轴与维度交汇又形成了反映档案数据目的、过程和职能的坐标。因此对该理论模型进行移植，可以窥探文件连续体理论在档案数据管理中的适应性。

1.1 从“轴”和“坐标”层面分析

第一，身份轴由内到外主要反映了档案数据的生成者、保管开发部门、管理部门及数据管理制度和体系。在我国分别代表档案的生成部门；企业信息中心（数据中心、档案室）、各级综合（专业）档案馆；档案行政部门以及档案政策法规体系。第二，文件保存轴由内到外的坐标指的是活动中产生的数据；业务部门利用的档案数据集；组织中相关联的档案数据包以及在社会范围中具有较大影响的多组织数据集合。在我国实际管理的对象分别是日常工作中形成的电子文件和数据；各单位主要事务开展后形成的案卷级数据包；相关职能部门所形成的全宗级数据库；以及多领域联合构成的数据共享中心库。第三，互动轴是数据在不同的生成和保管场所中反映的不同作用和对同一维度其他环节所产生的影响。在实际管理中代表档案数据能直观反映不同场景中形成和利用主体的主要职能及在社会中所扮演的角色，体现了档案数据发挥现实作用到实现社会价值的整个过程。第四，证据轴反映了档案数据作为真实的原始记录，在不同时空范围中以何种形式发挥证据和凭证价值的过程。在档案保管的基层单位，档案数据是个人开展业务所留下的痕迹以及单位所开展活动产生的记录；扩大范围后，档案数据反映的是某一领域的机构职能；范围再次扩大，在地区或行业间共享系统中，档案数据展现的是某一重要历史活动和社会事件的真实面貌。文件连续体理论的“轴”与“坐标”覆盖了所有档案机构，同时反映了档案在各个时空范围的凭证作用及证据价值。在这一层面，文件连续体理论表现出与档案数据管理极强的匹配性，表明档案数据可以充分借鉴这一模型进行管理。

1.2 从“四个维度”层面分析

数据化趋势下的档案管理依然遵循着文件连续体理论模型由内向外的形成维（Create）、捕获维（Capture）、组织维（Organise）和聚合维（Pluralise）的维度划分标准[5]。第一，形成维描述的是业务活动过程中形成的关联性较低的数据，这一维度描述的是数据不断生成的过程，数据主要是对背景信息的描述和对事件过程痕迹的真实展示。这一环节的主体主要是形成档案数据的个人或团体，数据反映某一特定时间点所发生的行为痕迹。第二，捕获维描述的是在业务部门中将其内部发生的业务活动数据进行捕获，这些被捕获的数据是在部门中有价值的部分，它们的元数据具有关联性，能够成为业务部门开展活动的凭证，这些数据是某一事件和职能的档案数据组成的有关联性的数据集合。这一环节将独立形成的数据进行了初步汇总整理，使其能够展示活动开展的全过程，同时也可以追溯到形成维的各个参与要素。第三，组织维描述了一个类似于全宗形成单位的规模化机构，对于内部各业务部门数据集合的筛选、整理、编目和保存，反映了其在社会中的分工及角色，在这一维度中数据的时空延伸性被扩大，数据集合来自不同时间和地点，共同反映了机构的职能和定位。第四，聚合维描述来自不同机构的数据聚集在一起，对其进行建构后，形成反映某一社会活动的记忆，档案数据在这一维度中虽不直接呈现事件的背景信息，但却通过数据的连续性使其获得了范围更广的数据扩展性，使数据集合提供更全面真实的信息内容。

四个维度均能反映档案数据在不同环境下所表现出的作用和价值，也是档案数据克服时空限制并展现其延伸性的过程。维度从内向外反映了档案数据从生成到参与社会记忆构建的过程；从外向内则体现了数据可在同一时空状态下存在于不同维度的特性。在这一层面，实际的档案数据运转方式与文件连续体理论对于连续性的思考有机结合，为档案数据的时空延展性提供了理论支撑，在这一理论帮助下档案数据能够更全面发挥价值。

1.3 文件连续体理论模型与档案数据管理的匹配性分析

文件连续体理论强调文件管理应该重视逻辑联系，应该将文件管理活动融入社会活动当中[6]。文件管理是一个统一的、相似的系统，文件的积累不应受阶段划分影响，也不应受时空限制[7]。档案数据管理其实是一种更高形态的电子文件管理，数据管理的整个流程都更加切合文件连续体理论。档案数据的多维度、连续性、整体性以及对于背景信息的重视都超过了传统档案。档案数据的运转过程贴合时空延伸性，同时也具备档案不同维度划分的特性，文件连续体理论在档案数据管理中表现出了极强的匹配性。

2 文件连续体理论在档案数据化趋势中的价值阐述

2.1 文件连续体理论有利于档案数据理论构建

第一，文件连续体理论为档案数据和电子文件关联提供理论支撑。该理论是在后现代主义和电子文件管理实践的相互影响下产生的，当前档案学研究正因为数据驱动产生新的研究范式，“数据连续性保障即将成为大数据环境下电子文件管理的新课题”[8]。连续性在数据化趋势中的展现，促使研究者重新审视传统电子文件管理与当前档案数据管理的关系，在这一过程中，以文件连续体理论参与档案数据理论构建，引导档案数据连续性体系建立，对电子文件连续性与档案数据连续性相互关联起到理论支撑作用。

第二，文件连续体理论为档案数据的界定提供指导。数据化趋势下档案数据的范围仍未明确，但是大量数据的产生和利用使档案部门在数据管理中有被边缘化的风险，档案部门对于管理范围的界定需要合理的理论支撑。近年来国外对数字连续性的实践逐渐兴起，“将数字信息的管理和维护相互结合，确保数字信息保持连续性以备利用”[9]正成为档案机构发展趋势。与此同时，国内研究也提出在数据科学的指引下保证文件的可用性、可信性和可控性[10]。在这一趋势下，档案部门借鉴文件连续体理论，用一体化、连续性的思路维护数据的完整、真实、安全和可信，有效发挥数据的原始记录性及凭证价值，进而促使档案部门参与数据全程管理，体现了文件连续体理论在界定档案部门管理范围，明确保管权限中的现实价值。

2.2 文件连续体理论助力档案数据管理

第一，文件连续体理论有助于档案数据全程管理。目前数字连续性参与电子文件管理的实践已相继在英国、美国、澳大利亚、新西兰等国家开展，我国在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等文件中多次提出了对数据全程管理战略和对档案数据治理的展望。当前数字连续性的实践经验证明在数据化中强调部门之间联系，避免人为地割裂数据之间的联系，可以实现档案数据更高价值。运用文件连续体理论指导档案管理向数据连续性转变，能发挥数据连续性在制度和框架上对档案数据管理的优势，保障数据在不同维度进行交流，是实现对数据连续性的控制、完善数据治理体系、助力全程管理的重要步骤。

第二，文件连续体理论有助于档案数据管理流程建设，能够有效保证档案数据有序和连续管理。数据化趋势下档案管理应该在一个完整、安全和可信的系统中开展。数字档案的管理更应该关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案及立档单位之间的联系[11]。这与文件连续体理论去中心化、非线性化的流程不谋而合，该理论在各维度保证了数据的连续性，确保其背景信息能够可持续的更新，还弱化了“文件”和“档案”作为文件运动端点的特性，数据可以在开放的环境下持续发挥作用，其原始记录性不会受到影响，这样就保证了数据在长时间运转中实现其价值。文件连续体理论有利于实现数据管理的可控、可信和可用，能有效控制档案数据管理流程。

2.3 文件连续体理论有利于档案数据证据价值最大化发挥

“档案学的中心点是证据而不是信息”[12]。文件连续体理论对于档案数据最主要的功效是促使其证据价值的扩散和延续。不管是在形成维对事件发生的记录，还是在捕获维对记录的整合，都是档案生成主体为保存事件痕迹而开展的工作。而文件连续体理论为保存证据提供了连续性的结构，数据的利用不受时空限制，可依次发生也可同时进行，并且数据在各个维度中的运转是可逆的。

第一，档案数据能够在不同时空内实现同步更新和处置，保证档案数据的证据性不因机构或保管方式的变化而失效。第二，档案数据从生成时就开始对背景信息进行实时更新和著录，所具备的元数据具有连续的可追溯性，能够反映记录形成主体在一段时间内发生的变化。第三，文件连续体四个维度不受时空限制，为档案数据发挥证据价值提供了支撑平台。档案数据从生成开始就在不同维度中扩散和收束，能够与其他关联数据进行联系，运用当前的信息技术展现出强大的证据价值。相比传统档案的证据性，档案数据能利用相关联的背景信息强化证据价值，能借助具有一定联系的数据来保证相关业务的证据完整性。因此文件连续体理论为档案数据证据性保障提供了支持，同时该理论对于文件在时空中运动的描述也有利于文件证据最大范围的运用。

3 档案数据化趋势下文件连续体理论的生命力提升

3.1 在数字化向数据化的转型中融入文件连续体理论

当前以大数据为主的信息技术影响促使档案管理从数字化向着数据化转型，未来档案信息化建设将围绕战略性、前瞻性、实用性问题开展档案科技研究[13]。随着数字档案馆建设成效初显以及“一网通办”、“最多跑一次”服务、政府数据开放的推动，在智慧服务的背景下，档案数据化趋势逐渐明朗。对于档案数据理论探索和档案管理实践工作的创新都会对未来档案事业发展产生重大影响，在这样的发展趋势下应争取将文件连续体理论融入档案数据管理，将数字连续性的实践经验同文件连续体理论相结合，用文件连续性作为档案数据化转变的理论构建核心。

3.2 将文件连续体理论与档案管理的新趋势有机结合

将电子文件单轨制与理论融合发展。单轨制是文档一体化、连续性管理的初步实践，在这一时期将文件连续体理论融入单轨制的理论构建和制度建设中，在开展单轨制业务探索的同时为进一步实现档案数据直接管理积累经验。第二，将智慧化档案利用同该理论紧密联系。智慧城市、智慧档案馆等智慧服务体系推动档案网络化平台的构建，跨地区、全国性的档案数据共享平台成为发展需要。文件连续体理论对于数据管理的连续性、可理解性、可溯源性等优势能够有效提升档案数据共享质量；运用文件连续体理论模型分层次构建共享平台可以促进数据流转安全、完整和可靠，在平台中保证数据的整合，使档案利用能够更加个性化、智能化。

3.3 依托文件连续体理论构建档案数据治理体系

档案数据治理体系需要在制度和框架体系上进行改革，针对档案数据的特点，结合文件连续体理论对制度、标准和法规进行更新，优化档案部门对数据连续性的适应能力。过去，档案部门作为信息保存和治理的重要主体，对于保存和利用信息都有自身优越条件和独特基础。未来，在数据连续性环境下的数据治理更需要档案部门发挥自身优势，应该使档案部门参与数据的全程管理当中，在文件连续体理论支撑下制定数据管理部门组织框架和制度体系，在连续性基础上拓展数据价值，将文件连续体理论的学习和利用融入信息素养的提升工作中，使档案数据连续性管理成为国家数据治理的重要环节，依托文件连续体理论指导档案数据管理并构建社会数据治理体系。

4 结语

对于文件连续体理论在档案数据化趋势下的生命力探析，既展现了该理论在档案数据管理中的强大可塑性和包容性，同时也发掘了借鉴该理论进一步优化档案数据管理的路径。依托理论对于数据的连续和可理解性的解读，可以探索档案数据实现社会记忆的进一步构建；依托理论对于数据可溯源性的深化，可将档案数据更加普遍的参与到收集证据、发挥记录价值的过程中，有针对性的维护社会各群体的利益；同时伴随着数据化崛起的数据科学与文件连续体理论相互结合，可以在以档案数据为主的研究中探索更加抽象的“档案数据连续性”问题，以更专业的视角探讨文件连续体理论的作用。随着实践不断深入，文件连续体理论与档案数据联系将更加紧密，文件连续体理论将同数据特性融合，向着“数据连续性”发展，进而有效保障档案数据的安全存取和长期可用，文件连续体理论将在不断地实践探索中得以创新，永葆生机。