基于EPC 总承包模式下的项目档案网格化管理研究与实践

米 彪/雅砻江流域水电开发有限公司

EPC工程总承包模式又称设计、采购、施工及试运行一体化模式，指在项目决策阶段之后，从设计开始，经招标，业主委托一家工程公司对设计—采购—建造—试运行等进行全过程承包。在这种模式下，总承包单位通常是在总价合同条件下，承担建设工程的设计、采购、施工、试运行等工作，并对所承包工程的质量、安全、进度、造价全面负责，工程验收合格后向业主移交，业主或业主代表管理工程实施。然而作为工程建设重要组成部分的项目档案管理，在EPC总承包模式下，无论从政策法规层面还是档案管理技术层面，目前均没有现成的规范和标准，项目档案管理只能套用传统工程建设模式的管理办法，在具体的实施过程中存在很多问题。2016年，《基于EPC总承包模式下的项目档案工作实践与研究》在国家档案局获得科技项目立项，旨在建立适合EPC总承包模式下的项目档案管理体系，明确工程建设各责任主体的项目档案工作职责，促进EPC总承包模式下项目档案规范化、标准化、精细化管理。本文基于上述内容进行探讨，并结合雅砻江流域水电开发有限公司杨房沟和两河口水电站EPC项目档案实施网格化管理的情况，针对出现的问题提出了应对措施。

1 EPC总承包模式下项目档案管理的主要问题

1.1 项目档案规范化精细化管理难以保证。目前，EPC总承包模式下的项目档案管理缺乏相应的规范与标准，业主在编写招标文件和制订EPC总承包模式下的项目档案管理办法时无章可循，致使EPC总承包项目的档案管理难以建立起覆盖以业主单位为龙头，总承包单位为纽带，分包单位为基础的档案管理网络。

1.2 项目档案工作在某些方面存在“没人管”或“多头管”的现象。“业主单位牵头策划、总承包单位全面负责、监理单位监督指导、分包单位具体实施”的职能与职责不明确，业主单位与总承包监理单位、总承包监理单位与总承包单位、总承包单位与分包单位的工作界面不清。

1.3 归档文件的形成质量不符合有关规程规范。由于业主单位和总承包单位管理缺位，监督指导的界面不清晰、职责不清，业主单位在项目档案过程管理中介入相对较少，总包单位对分包单位项目档案监管不到位，相应责任不落实，文件形成、流转、整理、归档等环节缺乏规范化、制度化管理，导致归档文件类型格式不统一、签署不全、原始数据的采集与记录难以满足后续利用等问题。

1.4 项目档案的完整、准确性不够。由于职责不清、前瞻性不够，总包和分包单位形成的项目档案不能及时移交业主单位，在施工过程中由总承包单位管理储存，致使部分档案资料存在的问题难以及时发现和得到纠正，项目建设期间很多重要环节、重要活动产生的过程性文件不能得到及时收集、整理和归档，甚至出现个别关键性文件丢失的问题。

2 EPC总承包模式下项目档案网格化管理对策

2.1 网格管理的单元构建

依据EPC建设项目涉及的单位，业主单位后方与现场管理机构、第三方检验检测单位为一级网格，总承包监理单位项目部、总承包单位、总承包单位现场项目部为二级网格，各分包单位或分包单位项目部为三级网格。按照“界面清晰、职责明确、量化考核、运转高效”的网格化管理要求，从纵横两条经脉进行梳理，厘清各方职责。纵向上需要厘清业主单位后方与业主单位现场管理机构（以下简称“现场管理机构”）、第三方检验检测单位，总承包单位与总承包单位现场项目部（以下简称“总包部”），总包部与各分包单位的管理权限与职责；横向上需要厘清业主单位与总包部，现场管理机构与总承包监理单位项目部（以下简称“总承包监理”），总承包监理与总包部的管理权限与职责。

2.1.1 业主单位后方与现场管理机构、第三方检验检测单位的工作界面及职责

业主单位后方。一是统一项目档案管理制度和标准。贯彻落实国家、省级及行业有关档案方面的法律法规和标准规范，结合公司的实际情况，制订项目档案管理各项制度及技术标准，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。二是在工程招标和与参建单位签订合同、协议时，设立专门条款，明确项目文件与项目档案管理责任，明确承包方项目档案管理分管领导、机构、人员、设施设备配置要求。在监理合同中还应明确监理单位对所监理项目的项目文件和档案审查、检查责任。三是建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核。四是在合同项目开工时，对参建各方进行项目文件和项目档案管理交底，并适时对项目管理相关人员和档案人员开展档案业务培训。五是对现场管理机构进行目标管理考评，在对参建各方进行合同履约考核时，对项目文件与项目档案管理条款的履行情况做出评价，并对工程建设项目文件的形成、收集、整理、归档工作进行监督指导。六是负责项目策划、决策、招标和实施过程中管理权限范围内形成的项目文件收集、整编、保管和利用，并参加项目建设重要会议、重大活动、阶段性交（竣）工验收。七是协助现场管理机构做好项目档案管理登记和项目档案验收申报，并监督指导其开展项目档案预验收及专项验收工作。

现场管理机构。一是建立健全项目档案管理体系，落实项目档案管理所需的人、财、物；建立由现场管理机构为主导的和由参建各方组成的工程项目档案业务管理网络，并在业主单位后方档案部门的监督指导下，归口管理和实施统一的档案管理制度及业务标准。二是将项目文件的形成、收集、整理、归档工作纳入工程建设管理程序，与工程建设同步。三是监督指导参建各方成立档案工作领导小组和档案管理机构，明确项目档案分管领导，配备相应的档案管理设施设备及专兼职人员。四是适时对参建各方进行项目文件和项目档案管理交底。五是负责招标后至试运行阶段现场管理机构形成的项目文件收集、整理和归档工作，并负责组织、协调、监督、指导参建各方项目文件的形成、收集、整理归档和内部验收等。六是按照项目档案管理和归档考核机制，对总承包监理项目文件的形成、积累、整理、归档情况等进行考核评价，并参加总承包监理对总包部合同履约考核，对总承包单位项目档案管理合同约定的履行情况做出评价。七是对参建各方提交的项目档案进行审查确认与接收，并负责其保管和利用等。八是负责项目档案管理登记和项目档案验收申报，参加各阶段验收项目档案验收和项目档案专项验收，以及负责专项验收前自检和验收前有关文件材料的准备等工作。九是向运行维护单位移交运行维护所需要档案。

第三方检验检测单位。第三方检验检测单位是由业主直接委托的、独立于总承包监理和总承包单位，主要负责其合同项目业务范围内形成的各种载体的项目文件收集、整理，并经现场管理机构主管部门审核确认后，向现场管理机构档案部门移交归档。参加项目档案各阶段验收和专项预验收以及正式验收工作，提交项目档案自检报告。

2.1.2 总承包单位与总包部的工作界面及职责

总承包单位。一是在工程招标和与分包单位签订合同、协议时，设立专门条款，明确项目文件及项目档案管理责任。二是监督指导总包部项目档案工作。三是对总包部项目档案工作考核，但不负责项目文件的具体收集、整理。

总包部。一是接受总承包单位对项目档案管理的监督指导。二是负责总承包单位形成的与本合同项目有关、应归档的文件收集、整理与归档移交。三是配合总承包单位对进行项目档案工作考核。

2.1.3 总包部与各分包单位（分包项目部）的工作界面及职责

总包部。一是依照国家及行业有关法律、法规、标准，以及业主档案管理相关要求，负责制订统一的档案管理实施细则和作业指导书。二是检查指导分承包单位建立健全档案管理工作体系，落实项目档案管理所需的人、财、物。三是督促分包单位严格执行业主及总包部编制的档案管理实施细则和作业指导书。四是对分包单位开展项目档案技术交底。五是检查指导分包单位项目文件形成及整理归档工作，并对分包单位档案工作进行考核和对存在问题纠偏的整改跟踪。六是总包部及分包单位在合同期内形成的所有往来文函，以及开工申请、施工组织设计、施工技术要求、施工方案、施工措施、月报、年报，有关质量、安全、进度等内部管理制度、内部流转文件，分部工程评定及验收签证书、单位工程评定及验收签证书、施工管理工作报告等验收类文件，计量支付文件等工程计量支付及索赔类文件，测量控制网加密及地形复核文件，均由总包部负责收集、整理并向业主归档。七是审核、汇总、整理各分包单位提交的项目档案质量，并按业主档案管理要求向业主单位现场管理机构移交归档。

分包单位。一是建立健全档案管理工作体系，落实项目档案管理所需的人、财、物。二是严格执行业主及总包部项目档案管理制度。三是负责技术交底及施工日志、质检日志、防汛值班记录等的日常记录，原材料报审文件、试验检测原始记录及报告、配合比资料，工程变更文件、竣工图、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、单位工程观感质量检查记录、分项及单元（工序）验收评定记录、施工记录的收集、整理组卷，并移交总包部。四是负责分包项目文件的形成、收集、整编、归档质量的自检及纠偏。五是配合完成由业主或总承包监理组织的分部、单位工程及合同工程档案验收。

2.1.4 业主单位与总包部的工作界面及职责

业主单位。一是适时对总包部进行项目文件和项目档案管理交底。二是不定期对总包部的项目档案工作监督指导。三是参加总承包监理组织的对总包部项目档案工作考核。四是对总包部移交归档的各类项目文件进行审核确认。

总包部。一是负责配合项目文件和项目档案管理交底。二是对不定期项目档案工作监督指导所发现的问题进行纠偏。三是将设计、采购、施工和试运行阶段形成的文件和资料进行归档，并进行自检和向现场管理机构的档案管理部门移交。四是配合业主单位做好项目档案验收工作。

2.1.5 现场管理机构与总承包监理的工作界面及职责

现场管理机构。一是监督指导总承包监理建立健全档案管理工作体系，落实项目档案管理所需的人、财、物。二是督促总承包监理按照业主单位档案管理规定制订监理档案工作管理制度，并审查。三是适时对总承包监理和总包部进行项目文件和项目档案管理交底。四是监督指导总承包监理项目文件形成及档案整理归档工作，并做好总承包监理项目文件归档移交的审核确认。五是对总承包监理项目档案工作考核，并督促其对总包部、分包单位档案工作监督指导。六是组织合同工程项目档案预验收，并配合总承包监理做好分部、单位工程档案预验收。

总承包监理。一是按照现场管理机构的要求和合同约定，建立健全档案管理工作体系，落实项目档案管理所需的人、财、物。二是制订总承包监理档案工作管理制度，报现场管理机构审查后实施。三是实时参加项目文件和项目档案管理交底。四是按照业主档案管理要求和合同约定，做好“四控制两管理一协调”形成的项目文件收集、整理，经现场管理机构审查后向现场管理机构的档案管理部门移交归档。五是组织分部工程、单位工程档案预验收，参加合同工程和各阶段验收项目档案预验收以及项目档案专项验收，并提交相应的自检报告。

2.1.6 总承包监理与总包部的工作界面及职责

总承包监理。一是监督指导总包部建立健全档案管理工作体系，落实项目档案管理所需的人、财、物。二是督促总包部建立由总包部和各分包单位有关人员组成的工程项目档案业务管理网络。三是督促总包部按照业主单位档案管理要求和合同约定，编制总包部项目档案管理实施细则和作业指导书，并进行审查。四是检查指导总包部项目文件形成及整理归档工作。五是对总包部档案工作考核和对存在问题纠偏进行整改跟踪。六是组织项目档案管理技术交底和分部或单位工程档案预验收。七是审核总包部提交的项目档案，签署审查意见后提交现场管理机构审查确认归档。

总包部。一是按要求建立健全档案管理工作体系，落实项目档案管理所需的人、财、物。二是建立工程项目档案业务管理网络。三是按照业主单位档案管理要求和合同约定，编制总包部项目档案管理实施细则和作业指导书。四是负责总承包项目文件形成及整理归档工作。五是参加并配合做好分部工程、单位工程、合同工程、各阶段验收的项目档案预验收和项目档案专项验收，并提交自检报告。

2.2 网络化管理体系研究

2.2.1 网络化管理的体系设计

建立由业主、总承包、监理、第三方检测等单位组成的项目档案工作领导小组，构建在业主单位领导下，以业主单位现场档案管理机构为核心，业主单位现场各部门、各参建单位专兼职档案人员为基础的项目档案工作网络，对参建各方档案业务进行监督、检查、指导与协调。其中业主单位后方分管领导负责EPC总承包项目全建设过程中的档案工作，需将档案工作纳入项目建设规划，与项目建设实行同步管理。各单位、各部门需要明确分管项目档案工作领导，设立档案资料管理部门和配置档案专职人员。从开工到竣工的每项工作、每个工作程序都应明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制，并将项目文件的形成、收集、整理归档，纳入参建各方、有关部门的职责范围或岗位责任制，纳入领导责任制，纳入合同、质量、计划、目标等管理。建立考核机制，对各单位进行相应考核。总包部则需根据业主单位的要求，建立总承包范围内的项目档案管理网络，组织或督促项目分包单位做好工程项目文件的收集、整理和归档等工作。

2.2.2 网络化管理的制度建设

业主单位需制订本项目档案管理办法，包括档案管理网络、领导及各岗位责任制、项目文件文控管理制度、项目档案分类方案、项目档案整编规定、竣工图编制管理规定、档案移交办法等。在制订制度时还应做好向相关专家咨询的工作，如验评记录的检查意见如何规范填写、如何整理组卷等。此外还应注重档案管理制度的宣传贯彻工作，使参建各方的档案管理人员及技术人员充分了解档案管理制度。在项目建设准备期间，业主单位需做好与第三方专业检验检测（包括试验、测量、环水保等中心）、总承包监理、总包部的沟通联系，确保项目涉及的所有单位按照统一制度和标准形成、收集、整理、归档项目文件。总包部必须建立健全的档案管理制度至少应包括《项目档案管理制度》《工程技术文件管理制度》《档案室管理制度》《工程竣工图编制管理规定》《项目文件形成与收集整理归档实施细则》《分包商项目档案移交管理办法》等。

2.2.3 网格化管理的量化考核

应制订《项目档案工作考核管理办法》，对内应包括领导重视程度、管理制度执行情况、归档情况等量化考核指标，对外应包括档案工作保障体系、档案管理过程控制、档案业务工作等量化考核指标；并依此适时开展项目档案工作考核，将考核结果与合同履约及奖惩直接挂钩。

本文系国家档案局科技计划项目《基于EPC 总承包模式下的项目档案工作实际与研究》（项目编号：2016—R—14）项目研究成果之一。