基于SWOT分析的中国社区档案工作思考

王璞钰 张江珊

摘 要 社区档案作为社区工作中必不可少的一个环节，对社区工作的正常运行与稳定发展起着越来越重要的作用。基于SWOT分析法，对当前我国社区档案事业建设的内部优势和劣势及面临的外部机会和威胁进行分析，从而制定科学的发展策略，以期更好地推进我国社区档案工作良性发展。

关键词 社区档案 SWOT分析 档案管理

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2020-04-10

★作者简介：王璞钰，扬州大学社会发展学院学生，研究方向为档案管理与应用;张江珊，扬州大学社会发展学院副教授，中国人民大学博士研究生，研究方向为档案信息公开利用、档案开放立法、档案社交媒体应用。

Abstract As an indispensable link in community work， community archives play an increasingly important role in the normal operation and stable development of community work. Based on SWOT analysis， this paper analyzes the internal advantages and disadvantages as well as the external opportunities and threats of the current construction of community archives， and formulates scientific development strategies in order to better promote the benign development of community archives in China.

Keyword community archives; SWOT analysis; archives management

由于经济发展及民生建设的需要，社区档案工作的作用日益凸显，它为社区建设发展提供有力的文化支持，也成为新时期基层档案工作建设的重要阵地。本文拟通过SWOT分析法，以系统论为指导思想，综合分析社区档案工作的内部优势、劣势，外部机遇、挑战，从而制定切实可行的策略，以期推进我国的社区档案工作发展[1]60。

一、中国社区档案工作的SWOT分析

1.内部优势（strength）分析。（1）社区档案工作受众广泛。据国家统计局人口数据统计显示，我国2019年城镇常住人口达73111万人，占总人口的53.73%，由于社区制度的建立，这些人口多半居于城镇中的各社区内，随着公众档案意识的提升，基层组织机构电子化、信息化办公水平的提高[2]128，需要将各种形式载体的社区档案文件信息予以公开，在满足公众利用的同时，也实现了档案资源的价值。社区档案工作的服务对象包括社区居民、进驻社区的企事业单位、研究社区工作的学者和机构以及社区志愿工作者。（2）社区档案资源数量庞大。社区档案是社区在日常工作中产生的档案，据有关数据显示，仅北京市一地在2013年的社区室藏档案就达到1828567卷[3]。随着社区职能的转型升级、工作范围的扩大，社区在工作中形成的档案数量也呈现逐年增长趋势。（3）社区档案资源价值丰富。基于国家精神文明建设加快推进的大环境下，我国很多社区开始构建特色社区档案文化资源，这些档案资源包括社区成员档案、家庭档案、社区历史档案等，这些特色社区档案具有具体化、去中心化等特点。因此，社区档案不仅具有档案所共有的凭证价值，还具有一定的文化开发与利用价值[4]。

2.内部劣势（weakness）分析。（1）人员素养整体较低。从整体思维角度来看，社区档案工作人员专业素养和知识水平存在差异性，受所属地区经济文化水平影响。部分经济文化发达地区的社区档案工作人员具有管理档案所必需的复合型素养，即熟练的信息技术和档案专业技能，对于档案学科和技术的发展趋势及最新动态具有高度的敏感性，然而有些社区工作人员抱残守缺，不重视社区档案工作，存在着观念老化的问题，从根本上制约了社区档案工作的发展[5]56。（2）社区档案工作现代化程度低。从宏观角度来看，由于社区档案信息化建设力度不够，致使档案管理仍以传统的手工管理为主，在提供利用上缺乏主观能动性。由于我国社区档案数量的庞大，在提供了豐富的资源的同时，也制约了社区档案数字化工作与社区现代化整体工作进程。（3）社区档案组成复杂。根据《城市社区档案管理办法》有关规定，社区档案包含实物档案、影像档案、文书档案、电子档案等载体形式，在内容上主要包含民政救助、人员流动、户口管理、养老、居民治保调解等方面。整体上来说，社区档案在组成上兼具种类和内容的双重复杂性[6]。（4）法律体系不完善。由于社区档案工作复杂，且缺乏完整的研究体系，当前国内还没有具体针对社区档案的法律法规，仅在《档案法》和《城市居民委员会组织法》中有所提及。2015年颁布的《城市社区档案管理办法》仅是一个指导性文件，且如今已有较多的不足。合适的社区档案政策也未能在全国范围推行落实。

3.发展机遇（opportunity）分析。（1）政府政策支持。我国于2015年11月23日正式颁布的《城市社区档案管理办法》作为当前唯一的全国性指导文件，明确了社区档案归档工作要求及注意点，也对社区档案工作所需要收集的档案做了分类，同时也肯定了社区档案的价值和地位[7]20。社区档案与社区密不可分，我国所颁布的一系列的推动社区发展和建设的政策文件同时也涉及了社区档案方面，如2018年12月29日修订的《城市居民委员会组织法》涉及了社区档案管理方面;而在2019年4月4日发布的《关于开展第三批居家和社区养老服务改革试点成果验收与报送居家和社区养老服务改革试点经验的通知》涉及了档案材料建立方面。随着居民生活保障体系日趋精准化、完善化，对于社区档案的需求也会更多，推动了社区档案的建设与发展。（2）社区快速发展的内在需求。随着我国社区建设的飞速发展，至2018年，各类社区服务机构和设施数量已达到42.7万个，较2010年的15.3万个大幅度提高。通过社区档案工作的支持，在保证建设速度的同时，社区建设的质量也得到有力的保证。具体体现在：其一，辅助社区稳定日常的和谐秩序。通过社区档案中的居民治保调解方面的档案，为社区工作人员在处理日常居民纠纷方面提供经验支持。其二，推动“智慧养老”工作进行。社区档案涉及居民养老、户口管理等方面，这些既能促进“智慧养老”工作的进行，又会提高居民养老的精准化和信息化水平。其三，促进“城市记忆”建设工作。利用社区档案中涉及社区历史的部分，为“城市记忆”建设工作提供资料支持。

4.外部挑战（threat）分析。（1）社区档案工作理论研究滞后。社区档案作为一个舶来品，自20世纪90年代进入我国以来，已有三十多年的发展历程。经过多年的发展，已有了一定的成果，但是也存在着较多的问题。研究的方向过于单一，不重视实践调研工作，社区档案的概念缺乏权威性的说法，都不利于社区档案工作发展[8]35。（2）社区档案意识不足。地方档案行政部门对社区档案工作一般只有指导作用，缺乏有力的监督管理。在部分偏远地区，相关部门对于社区档案工作的价值与作用认识不足，意识不到社区档案的重要性，致使监督与管理工作无从谈起。

二、中国社区档案工作发展的策略分析

基于上述分析，结合我国社区档案发展的未来趋势，将形成以下策略强化社区档案工作优势，弱化劣势，紧密抓住发展机遇，积极应对外部威胁，从而使社区档案工作取得良性发展。

1.多层面、全方位地推动全社会社区档案意识的提升。社区档案管理事业良性发展的首要前提，是社会大众对社区档案认同力度的提升，应从以下两个方面进行：（1）创新宣传手段，加大宣传投入。档案宣传作为普及档案知识与传播档案文化最为直接有效的手段，应加大人力和资金方面投入。基于当前新兴的社交媒体传播平台，敦促社区开展社区档案文化宣传工作，以普及档案知识和拉近群众距离为出发点，创新社区档案宣传手段。其一，社区档案宣传应立足于本社区的宣传部门，着眼于新兴媒体平台如微信、微博等，扩大社区档案影响力;其二，在宣传内容上注重选择公众维权、居民生活方面内容，做好定期问卷调查与内容定期调整工作;其三，将档案知识与社区历史、城市记忆有机结合，引导群众产生对社区档案的兴趣。（2）打造特色档案内容，形成品牌效应。社区档案中除去文书档案、科技档案、会计档案等，也存在着具有社区自身特色的档案，包括反映社区民俗风情和历史记忆的档案。投入精力打造特色档案内容，使之品牌化，以吸引更多潜在的受众群体。一方面依托档案资料，编成社区年鉴、社区历史回顾、社区名人传记，丰富社区文化。另一方面借助数码与影像技术，将现有档案资源转化成纪录片形式并上传至网络共享平台，通过共享方式进一步挖掘特色档案内容品牌价值。

2.多措并举，推动社区档案工作质量提高。在目前建设服务型政府的大环境下，社区作为社区档案工作的主体，应将重点投入到提高社区档案工作服务质量方面，具体从以下几个方面进行：（1）明确社区职能，精简社区档案内容。社区作为20世纪80年代引入我国的一个舶来品，推动了我国城镇化的建设工作。由于我国尚处于社会主义初级阶段，许多方面的建设还存在着不足。在社区层面，由于社区职能模糊致使社区工作人员工作负担过重，很难将重心放在服务民生上，因而明确社区职能，适当削减社区档案中的公文成分，提高社区档案的民生性与去中心性，解决社区档案内容冗杂的问题，优化社区档案整理工作，便于社区档案的开发利用工作。（2）着眼基础，拓宽服务渠道。目前，社区档案普遍存在群众“查档难”的问题。因此，社区应针对这一问题开展具体分析，基于社区自身经济和技术水平，选择适当的渠道。部分档案数字化水平较高的社区可搭建数字服务平台，从网上提供档案信息服务;另一部分水平较低的社区可开设专门的社区档案查询窗口，为社区民众提供便捷的查档服务。（3）精确受众群体，提供个性化服务。通过本地档案行政部门的指导，社区可针对不同受众群体的需求，建立精确的用户需求模型，为受众提供个性化的社区档案服务。在基础居民服务利用板块做好的前提下，依托现有资源，借助各种社会分析软件，构建社会人士利用板块，具体分析不同受众群体的需求特点，为不同的受众提供最为需要的社区档案资源，提高社区档案服务的精确性。（4）构建网格化体系，创新服务方式。网格化管理是指基于一定的标准，运用数字化、信息化技术手段，将城市管理辖区划分为若干单元网格，依托对单元网格的相关巡查工作，建立监督和处置这两者处于分离状态的一种形式。社区档案工作也可建立单元网格，将社区档案工作的各个环节纳入监督管理体系，通过实行社区网格化服务管理模式，加强社区档案服务利用的简易性、互动性，降低运行成本，使利用者能够获取最为完整且丰富的档案信息资源。我国社区档案工作网格化的运用仍处于初步阶段，需要社区从网格化服务制度保障体系和网格划分标准这两方面，构建完善的社区档案网格化管理服务模式，为社区群众提供方便快捷的查档渠道，提高服务质量。

3.加强跨界合作，提高现代化水平。社区档案工作现代化水平的提高是一个涉及软硬件设施建设与人才队伍培养等多重方面的问题。如何有效且迅速地提升社区档案现代化工作水平，需要社区积极主动地加强跨界合作建设，具体应从校地合作、地企合作、跨地域合作这三个方面实施。（1）构建完善的合作体系，实现校地双赢。社区档案工作需要社区工作人员、档案工作者的共同参与，而目前我国社区仍存在着人力资源不足、一人多用的现象，影响到了社区档案工作的正常运行。随着越来越多的高校开办档案专业，社区可在上级部门的领导下，与高校构建完善的校地合作体系，一方面丰富学生的见识和提升学生的实践水平，另一方面缓解社区档案管理事业中人才缺失的局面，实现双赢。（2）推动地企合作，拓宽社区档案工作建设新思路。随着市场经济的发展以及国家对“小微企业”扶持力度的提升，服务业企业在我国国民经济中开始扮演重要角色。通过档案服务业企业提供业务外包等服务，有效解决社区在社区档案整理、软硬件建设上的问题。此外，社区结合自身具体情况，也可向档案服务业企业要求档案管理软件开发、档案数字化等服务，进一步提升社区档案工作质量。（3）搭建跨地域合作平台，缩小整体差距。参照西部大开发等跨地域合作交流模式，构建地区之间的社区档案工作交流平台。一方面，社区档案工作质量高的地区可为其他地区提供先进管理工作经验和模式;另一方面，定期举办社区档案工作线上交流会，促进地区之间的交流与学习，缩小地区之间差距，从整体层面提升社区档案工作水平。

社区档案管理事业作为档案管理事业中一个较为冷门的部分，也是最为贴近民众的部分。关于提高社区档案管理事业整体水平的策略中，社会大众对社区档案的认同度提升是首要前提，社区档案工作服务质量的提高是重点，加强跨界合作是有力保障。在新时期，社区档案工作人员只有借助新兴技术和社会各界的帮助，转变传统思维方式和手段，才能更好地为社会提供社区档案服务，扩大社区档案的影响力。

参考文献

[1]魏扣，李子林，郝琦.社交媒体应用于档案知识服务的 SWOT 分析[J].档案学研究，2019（1）.

[2]王晓春.社区档案社会化服务的问题及对策研究[J].山西档案，2019（1）.

[3]中国报告网.2019年中国智慧社区行业分析报告——市场竞争格局与发展前景评估[R]，2018.

[4]王思婕，陆阳.2019社会治理视域下的档案公共社会价值及其实现路径[J/OL].山西檔案.http：//kns.cnki.net/kcms/detail/14.1162.G2.20191111.1100.002.html.

[5]王晓春，刘国赟.大数据时代社区档案社会化服务研究[J].兰台世界，2019（11）.

[6]于青.《城市社区档案管理办法》解读[N].中国档案报，2015-12-10（003）.

[7]于青.开创城市社区档案工作新局面——《城市社区档案管理办法》解读[J].中国档案，2016（2）.

[8]李亚飞.我国社区档案研究综述[J].兰台世界，2017（7）.