基于APM资产云管家的医疗设备维修信息化管理实践

张志强

（长沙市中心医院 设备科，湖南 长沙 410006）

1 引言

自2014 年国务院对《医疗器械监督管理条例》进行修订开始，国务院与国家食品药品监督管理总局以及国家卫生健康委员会等上级管理部门陆续出台关于医疗器械研发、注册、生产、销售、使用、不良事件监测等各环节法规与规章，我国医疗器械市场从研发、生产的上游到医疗机构内部使用与风险管理的下游都进入了高标准严要求的时代。尤其是2015 年由国家食品药品监督管理总局公布的《医疗器械使用质量监督管理办法》更是对医疗机构内部医疗器械采购、验收与贮存、使用、维护维修等各环节提出了新要求，要求医疗器械使用单位必须配备规模相适应的专业管理技术部门与相应的技术人员，而且鼓励医疗器械使用单位采用信息化技术手段对医疗器械质量管理。

由于每家医院的规模与重点专科情况各异，配备的医疗设备类别与比例也有差别［1-2］，作为医院内部的医疗设备管理部门，如何做好医疗设备的相关安装、验收、保养、质控、维修、维护、报废等一系列全过程质量管理工作［3］，对于医疗设备管理部门而言，是一项具有挑战性的工作［2］。为了应对日益复杂且精细的医疗设备管理情况，响应上级要求的信息化管理要求，全国各地多家医院都在逐步推行医疗设备信息化管理软件方案［4-7］，并借鉴各种质量管理工具和分析法研究和解决医疗设备维修管理工作中存在的问题［8-10］。长沙市中心医院采用的APM 资产云管家，在目前市场上现有的产品中，模块结构搭建相对完善，功能较为全面，具有大数据分析功能。经过几年时间的运用推进，笔者认为其对于医疗设备的全生命周期管理有较大的辅助作用。

2 管理现状

长沙市中心医院是一所集医疗、急救、保健、康复、科研、教学为一体的三级甲等综合医院，拥有两个院区。院内建立档案管理的医疗设备总数量约为5 000 台/件，价值约为5 亿元人民币。医疗设备管理部门为器械设备科，配备专业的医学工程专业技术人员16 人，其中50 岁以上5 人，主要负责机械类和普通设备维修；年青维修工程师7 人，负责各类别的专业医疗设备维修；质量管理4 人，负责管理流程各环节的质量控制。除少数大型设备购买了保修服务外，绝大多数设备为医院自行维修，每年的维修、维保总费用占比不到设备总值的2%，低于目前全国各家医院3%～5%的平均水平。但由于医疗设备种类繁多，实际管理过程中还是存在较多问题：

①缺少客观数据支持设备申请论证。医疗设备由临床科室提出申请，设备科初步审核后医院组织论证审批，由于缺乏基础数据支撑，大多数的论证主要还是依靠主观印象，对于同档次的医疗设备，什么品牌的设备故障率更低，由于之前工程师的维修都依靠纸质记录，而且只登记了设备名称和使用科室，没有品牌和序列号等详细信息，后期难以进行统计和分析。

②纸质记录难以检索与管理。医疗设备入院时由工程师和临床科室共同验收，我院根据最新颁布的上级相关法律法规定制《医疗器械履历登记本》进行验收登记，由于全部是手工填写，存在填写不规范导致后期查找相关资料困难的问题，例如注册证号、设备序列号等关键信息查找困难，在上报医疗器械不良事件、核实召回信息时增加了信息查找工作量。

③手动登记数据难以统计分析。医疗设备维修记录都是纸质材料，每个科室的报修情况、每个工程师的维修工作量，每类设备的故障率、故障原因等一系列的数据都难以进行统计和分析，不便于发现医疗设备管理工作的问题和进一步改进完善。

④工作进度情况跟踪难度大。临床科室报修医疗设备的主要方式是电话报修，遇到设备故障高发期，电话很容易出现占线，增加临床科室报修工作量。在实际维修过程中，由于涉及到等配件、外修、保修、厂家沟通等繁杂情况，临床科室难以获知设备的维修进展，只能反复打电话询问进度，导致临床科室对管理部门的工作满意度不高。

3 信息化管理实践

3.1 管理平台架构

正是由于在实际医疗设备管理工作中遇到了上述种种问题。为了改善和提高医疗设备综合管理效率，我院于2016 年引进APM 资产云管家，对全院医疗设备进行信息化管理。APM 整体系统界面见图1。

图1 APM 整体系统界面示意图

主界面分为：我的主页、设备档案、到货安装、维修流程、预防维护、计量管理、临床助手、知识文档、绩效分析、系统配置共10 个功能模块。

我的主页主要用于展示全院医疗设备整体情况，图1 所示即设备分布情况总览表，展示了总设备情况、报修中的设备情况、以及每一类设备的维修平均响应时间。

以ROST高频特征词和感知情感的分析结果为基础，结合游客对于黄山民宿的评价，将文本的内容进行分类，构建了民宿游客感知价值的概念模型，包括经济价值、享乐价值、美学价值、情感价值四个维度。

设备档案是整体个系统的基础，所有医疗设备的基础档案都可以在这里新增、停用、报废、查询，还有供应商资质管理，合同管理等。具体包含：基本信息、设备分布分析、合同管理、供应商管理、报废资产、新增资产建档、批量导入资产数据、盘点工单、报损模版管理共九个子功能模块。

到货安装这个功能可以实现预验收，在设备还没有完成医院全部验收流程之前，可以在这里预登记设备的相关信息，待设备完成全部验收流程之后，再转为正常资产。

维修流程是设备维修管理的核心功能，可以查看处理所有报修记录，包含已完成的和未完成的所有工单；还有数据统计功能，可以查看每个科室、每类设备、每个工程师任意一段时间的工作量。

预防维护这个模块主要用于设置预防性维护保养计划，按设备类别或按科室制定出相关计划后，可以在手机上实现接单和记录维保工作情况。

计量管理主要用于管理计量设备工作情况。

临床助手主要用于临床护士的设备查房工作，可以直接登记设备的自检结果、使用状态等信息。

绩效分析是一个单独的系统，也是整个系统的特色功能，所有的大数据分析在这个BI 平台实现，例如：养计检、保养准时率、保养工单明细、保养工时与成本、保养覆盖率、维修指标、一次维修成功率、平均工单响应时间、平均维修时间、总维修时间、总维修时间、工程师维度、总维修次数、故障次数统计分析、维修满意度、维修费发票统计、维修配件统计、设备七日修复率、设备停机时间、设备完好率等。以多维度指标来综合分析全院的设备管理相关数据，还可以自动生成图表，方便直观。

系统配置这个模块用于配置、管理整个APM系统，例如设置管理人员的账号、权限，设置工程师的权限、是否自动派单，二维码管理、流程管理等等基础功能的配置。

以上即为整个APM 系统的功能架构，作为管理者和日常维护人员，需要熟悉上述所有的功能模块；作为工程师则只需要在微信上操作即可完成所有维修相关的工作；作为临床用户则可以使用微信实现报修、查询以及反馈评价。

3.2 使用流程

临床用户报修流程详见图2。第一步微信扫描二维码关注公众号；第二步点击公众号中的“扫一扫”扫描医疗设备上的资产标签二维码，填写报修信息即可。然后工程师在微信的公众号中收到该条报修信息，一键接单上门处理的同时，临床报修人员也马上会收到已有工程师接单的反馈。工程师维修完成，在微信中填写相关信息，并结单。整个流程都会在系统数据库中记录下来，方便后期查询、统计、分析。

图2 操作使用示意图

3.3 绩效分析

区别于传统的纯人工模式和医院自主开发，购买一套代替传统管理流程的软件模式，这套APM 的核心在于提供了数据分析能力，方便医院管理和决策。在维修指标中就包含了一次维修成功率等各项评估数据指标，详见图3。

如图4 所示，可以从时间段、院区、科室、设备类别、工程师等多个维度来统计数据，根据统计数据分析发现工作中存在的问题，以便于进一步改进完善管理工作。

根据这些数据，可以对应地改进我们的工作。例如，按照设备故障率的科室排序，设备类别排序，如果发现某些科室或者设备类别的故障率明显高于平均，可以组织讨论，分析原因，并针对性开展对应科室或者设备的使用再培训；如果是产品的原因，可以与厂家反馈要求改进，与采购部门联系要求谨慎购买该类设备；根据工程师的维修次数、维修时长数据，如果分析发现工程师的工作量明显过高或者过低，就可以考虑工程师的工作量是否合适，是否需要调整工程师的分工范围等。

图3 各项统计分析数据指标

图4 时间选择示意图

4 总结

通过这几年的推广使用，APM 系统为医院切实解决了许多难点管理问题，设备入库的信息得到了规范，每台医疗设备在入库的时候就对注册证、序列号，保修期限等重要数据进行登记，在后期上报医疗器械不良事件，确认设备召回范围时，以及确认设备是否在保修期内的时候，就不再需要人工查阅纸质档案，系统内即可查找相应数据，大大提高了工作效率。此外，临床科室可以通过APM 平台，随时查询到设备的维修进度，对于科室设备的维修数据可以全面掌握，不再需要电话人工查询，降低了临床科室的工作负担；更重要的是，实现医疗设备信息化管理以后，可以得到更多关于医疗设备维修维护、使用过程的客观数据，能为科室管理、医院管理提供决策依据。

信息化管理系统的运用响应了上级部门的管理要求，有效提高了管理效率，尽管在使用的过程中发现了一些问题，但都可以随着平台使用的深入逐步优化解决，对于医疗设备管理来说，这是必然的发展方向。

采用信息化管理软件助力医院的精细化管理，降低医院的运营管理成本，提高医疗机构的工作效率，以最终实现为患者提供优质高效的健康医疗服务。