新形势下档案管理工作的规范化

王伟巍

（福建省三明市人力资源和社会保障信息中心，福建 三明 365000）

一、档案管理工作的意义

新时期下档案管理工作，对单位的发展越来越重要。把档案中的信息和资料进行有效的整合和利用，可以更好服务和促进单位的建设和发展。档案记录着单位的历史发展，在一定程度上可以反映单位的发展趋势。而决策者可以充分利用档案中的信息，作出有效的决策，制定相应的发展策略，使单位在未来的发展中更加的有方向、有目的。因此，档案管理工作有重大的意义，要不断规范档案管理工作。

二、新形势下档案管理工作的对策

（一）完善档案管理的规章制度

随着社会的进步和经济的发展，越来越多的人意识到档案管理在各项事务中的重要性。但由于档案管理工作人员思想比较落后，不重视档案管理工作，加之档案管理制度不健全，规章制度实用性差，进而导致档案管理工作不规范。因此，要不断完善档案管理和规章制度，保证管理方案切实可行。

在制定档案管理工作制度时，各单位应该结合实际情况制定，根据出现的问题积极调整。制定的规章制度要明确管理档案人员具体情况，档案管理工作具体内容，以及档案管理工作的新要求，还有各方面的软硬设施管理办法，来保证规章制度的实用性。另外，为了保证档案管理制度的广泛性，还要制定管理人员的分配原则，工作的奖罚机制等，保障档案管理的工作效率，提高档案管理规章制度的适用性。

（二）加强档案管理的信息化建设

随着科技的高速发展，各行各业都开始信息化的建设。传统的档案管理过程都是由人工进行操作完成的，比如档案的录入和查询等工作。但面对这种工作量大的操作，管理人员需要很长时间，容易产生倦怠，造成工作效率偏低，还不能保障工作质量。另外，传统档案的数据保存在纸面上，长时间会发生破损，不利于保存，档案的查询工作也非常的复杂，且效率低。而使用计算机进行档案的管理工作，在档案的录入，查询，更改，整合等操作更加的便捷，档案管理工作更高效。因此，档案管理工作也应紧跟潮流，与时俱进，加强档案管理的信息化建设。单位要加快实现信息化管理，丰富档案管理方式，提高档案管理水平，使档案管理工作适应时代的发展。要依照单位自身的管理模式，找到最适应的档案管理软件，保证管理工作的高效性。还要定期培训档案管理人员，提高使用管理软件的水平和熟练度，提高工作人员的信息化水平，保障管理工作的质量。另外，加大信息化管理的基础建设，把档案资料数字化，建立数据库体系。以网络信息化的档案管理为基础，对档案进行科学化的整合，提高利用率，使档案之间能够进行跨平台的信息交流，实现资源的共享，推动档案管理信息化进程。

（三）提高档案管理人员专业水平

过去的档案管理工作对管理人员的素质要求并不是很高，甚至都没有专门的档案管理人员，采用兼职人员，难免在管理工作中出现纰漏，造成档案管理工作不规范，难以达到理想的管理效果。目前新形势下的信息化程度不断发展，为了保证新形势下档案管理工作向着标准化、专业化、规范化的方向发展，必须提高档案管理人员的专业水平，使得管理人员能够利用计算机对档案资料进行信息化处的管理，并具备一定的专业素养，有责任意识，才能保证档案管理工作高效有序进行。

为了提高档案管理人员的专业化水平，相关单位要定期为档案管理人员进行基础技能培训，并且聘请档案管理方面的专家讲座，提高档案管理相关工作的认知，开拓管理人员的视野，使档案管理人员能够第一时间掌握到档案管理工作的新发展，更新管理工作的新要求，调整管理措施，积极学习，并把握好档案管理模式的新模式，从而适应档案管理工作规范化的开展。另外，在实际的工作过程中，为了提高档案管理工作人员工作效率，必要时要对档案管理人员进行监督，规范其工作流程。定期派管理人员到别的单位里进行交流学习，认识到自身的不足，并通过相互交流获得经验，以便于进行人员调整和创新管理措施，切实保障档案管理工作的规范性。

（四）加强档案数据的安全管理

随着科学技术的发展和信息化应用程度的提高，新形势下的档案管理工作效率高、成本低。脱离了纸质保存的档案数据，通过硬盘进行储存保护，带来了很多方便，但容易被电脑病毒入侵导致信息的泄露或丢失，对档案管理工作造成不小的麻烦。倘若档案管理人员在对档案数据进行传输与下载时，出现操作不当或者受到电脑病毒的感染等情况，硬盘上的私密资料很有可能损坏、丢失或者泄密，给单位造成不可弥补的损失，对档案管理人员进行处罚也为时已晚。因此，针对新形势下信息化的特点，档案管理工作一定要加大对信息安全的管理力度。首先从安全政策入手，政府相关部门要出台一些档案安全管理规范条例和法律法规，使档案管理安全工作有法可依，有据可循。其次，档案管理人员从自身入手提高管理档案的安全意识，规范自己的操作，在平时加强对硬盘的安全管理。另外，定期安排技术人员排查电脑隐患，避免电脑存有硬件问题和软件病毒，保证档案管理工作更加的安全规范。

结束语

本文探讨了档案管理工作对单位的重要作用，并且为规范档案管理工作提出了制定相应的档案管理制度，提高档案管理人员的专业水平，推动档案管理的信息化水平建设和加强档案数据的安全管理等措施去规范档案管理工作，使档案管理工作高效有序进行，发挥出对单位应有的作用。