文书档案信息化初探

2020-12-07杨运文

魅力中国 2020年42期

杨运文

（烟台高级师范学校，山东烟台 265600）

现如今，在互联网信息科技持续发展的大环境下，信息管理系统逐渐被广泛应用开来。在高校的文书档案管理实际工作中，运用数字技术来优化文书档案管理的形式与路径，能够更好的节约人力、物力和财力，突破当前存在的众多局限与不足，增强高校管理文书档案实际品质。与此同时，在对高校文书档案实施信息化管理时，高校必须要重视管理理念的革新、管理方式的创新、强化对相关管理人员的专业化培训与指导，促进文档管理实效性的更好提升。

一、构建高校信息化文书档案管理的重要意义分析

面对当前不断发展的信息化时代，高校管理文书档案的意识与思维也要变一变，管理人员要意识到信息化技术的应用对于文书管理的重要性，并对档案文书实施高效管理，从而更好地减少或者降低其工作量，简化相关工作程序与内容，推动工作效率的有效提高。

目前，一些高校在对文书档案进行管理时，管理的思想与意识还比较传统和局限，管理的方式也比较单一与机械化，在文书档案的查阅或者借阅时，容易出现查找时间较长、文书的档案内容不全、分类不清等问题，使其工作效率受到严重影响，严重会耽误相关工作或者事项的正常进展。基于此，建立档案管理信息化平台或者系统，对各类文书档案及重要内容进行信息化输入，便于档案文书的查阅以及信息索取，能够大大地提升高校管理繁杂文档的水平与效果。

二、高校构建信息化文档管理的方略分析

在推动文档信息化建设过程中，高校不仅要变换思维、与时俱进，而且也要结合当前高校文档管理的实际情况和局限，有针对应展开信息化管理地构建工作，逐渐完善与提高高校文档管理水平。下面探究与分析构建信息化文档管理的具体策略与方法：

（一）档案文书管理理念的转变与革新

针对当前高校文档管理的具体思路与观念，在建设信息化文档管理体系时，必须要一切从高校具体现状出发，结合档案或者文书管理的具体问题和弊端，转变管理的思维与理念，将信息化、现代化的管理思维融入到档案管理工作中，积极的开拓与创新，从信息化的角度来设计文书档案管理模式与体系，从年限、学科、性质等多个方面进行分类，便于文件的搜集与检索。

（二）加大资金投入，强化文档管理信息系统的构建与健全

为了能够实现对文书档案信息化管理的目标，高校要重视资金的必要投入，强化对文档管理信息系统的建设与健全，从多元化的角度和方面来对各类文书、档案、资料的信息进行收集、整理、编辑、拍照、输入与上传等，逐步实现对档案的数字化管理。有了较为全面的文档管理体系，高校在对各类文书、档案以及相关资料进行管理时，就会变得更加便利和高效，在数据、信息以及其他文件的检索、查阅、管理、共享、存储以及备份等方面发挥着不可估量的作用与价值。与此同时，运用信息技术来管理各类档案、文书以及重要文件，可以最大限度地节约人力资源和时间，促使高校管理文档的全面性与效率性得到更好提升，增强高校管理的信息化实力与水平[2]。

（三）重视对文档管理者的专业化培训

高校的很多文书档案管理员在信息化技术的操作与灵活应用上都存在一定的局限和不足，并不能够完全的适应和驾驭信息技术来对海量的档案、资料实施信息化管理，这会影响和制约管理档案、文书、相关资料工作的有效进行。鉴于此，高校面对这样管理难题，可以从文书档案管理员的培训与管理方面入手，从思想、行为、专业等方面进行引导与培训，将信息化时代思维传播与灌输给文书档案管理员，并通过定期组织培训活动来对其进行专业化培训，教会文书档案管理员灵活的掌握信息系统的操作方法，全面地对各类文书、档案、文件、资料等进行信息化管理。与此同时，文书档案管理员也要重视自身管理能力与水平的提升，坚持秉承“活到老、学到老”的精神，多转变思想，与时代接轨，多学习与练习文书档案管理信息化系统的相关知识、要点与技能，这样能够更好驾驭信息技术来辅助文书档案管理工作，促进档案、文书管理水平的更好提高。

（四）强化数据与信息的维护

高校在构建文档管理信息化时，不仅要对档案、文书等文件资料开展信息化的管理与监督，而且也要定期对这些文件、数据和资料进行维护，分清资料主次和类别，按照年份久远程度来进行优化与维护，这样既能够保障档案和文书等资料的完整性，又能够让信息检索者或者查阅者能够快速实现资料查阅的目标，能够给广大文书资料使用者带来最大化的便利。与此同时，高校也可以根据文献、资料使用的频次来进行推荐，也可以结合文件使用者的实际需求来进行关键字筛选，完善常用关键词管理库，增强文档等资料的利用效率。