索引技术在事业单位档案管理中的应用

孙铭珠

(萨尔图区机构编制数据管理中心，黑龙江 大庆 163111)

人事档案管理工作的开展需建立准确、完整且及时更新的员工档案数据库，然而此工作任务量大，且数据的收集、整理以及检索等多项工作难度较高。实现数据的快捷与精准检索是当前档案管理的核心，能否快速从大规模数据档案中完成指定个性信息的快速查询是档案管理信息化系统运行是否高效的重要体现。为此，加强对索引技术的探讨十分必要。

一、当前主流的索引结构优劣分析

（一）B*树索引结构

此结构是应用较早的索引结构之一，叶子节点位于此索引结构的最底层，其上的节点可精准而快速地进行导航与定位。如查找某个员工的基本信息，首先可由树根节点开始查找进而判断其在左分支内，对此模块进行检查后索定检查子块的范围，就可在短时间内找到包含标有对应标识的该员工信息的叶子块。与普通的二叉树结构相比，此种索引结构的叶子节点属于双向链表结构，在位置确定的条件下对同一区间内容进行查找时，可实现有序扫描，无需查找索引结构，即可直接扫描叶子节点的前后位置，信息内容的查找极为快捷与便利。总体而言，在查找条件变化的情况下，信息查找所耗费的时间几乎是相同的，然而在新数据录入时，需通过其他运算来进行索引结构的平衡，进而才可达到查询时间有效优化的目的。

（二）组合索引结构

如某一字段索引值无法完成查询需求，可同时输入多个不同字段值，不必再对查询语句进行扩展而进行多次扫描、不必花费较多时间便可得到查询结果。将多个字段组合后形成新的索引并进行跳跃扫描，同一索引中包含多个字段信息的索引技术就是组合索引，此技术的应用可极大的提高查询效率。然而应用组合索引需要设置较长的索引键，在未经压缩的情况下，会增大B*树结构，使之树冠层数增加，虽然可利用哈希结构缩小组合索引结构，但运用哈希结构无法完成前缘匹配查询，也不支持范围查询。此外，组合索引中含有的信息属性较多，一个索引属性更新时必须要对整个组合索引结构进行更新。

二、人事档案管理中索引技术的具体应用分析

（一）工号索引技术的应用

工号索引是以职工编号为主要索引信息的索引方法，是通过递增顺序对工号进行检索。此种索引模式可对职工的基本信息进行指定，进而以此为依据而对职工档案进行更新与维护，同时将之用于区间扫描。如某个职工的技术职务晋升时需要对其人事档案信息进行更新，因此，可利用工号索引定位其基本信息，进而完成信息的更新处理，这可防止同姓名员工信息更新错误问题的出现。如在不确定工号的情况下，则只能通过入职时间、年龄等其他信息的辅助进行员工定位进而完成信息更新。

（二）人名索引技术的应用

该技术是以档案信息中人的姓名为索引条件的索引方法，一般情况下是在姓氏的升序排列下进行检索。根据录入范围的不同可分为两种索引方式，一是综合性人名索引，该方法是指将档案中所有人员姓名都编制成索引；二是专题性人名索引，根据人员的任免及职称等利用角度而进行专题人名索引的编制。人事档案管理当中，专题性人名索引的应用最为广泛，此索引编制时工作量不大，且可满足大部分档案查找需求。综合性人名索引的弊端是编制索引时需耗费较长时间，在普通档案管理中适用率并不高。在计算机技术及快速检索技术的支持下，逐步建立了综合性人名索引数据库，在该数据库的日益完善下，此种索引方式的查询效率与以往相比将会有所提升，然而由于存在人名重复问题，因此，还需添加人名之外的条件进行信息属性定位，否则将无法保障检索内容的准确性。

（三）职称索引技术的应用

此索引方法以职称作为索引信息，根据职称的级别不同而编制成不同的索引。此方法主要用于本单位职工层次结构的分析，进而可为员工招聘、岗位设置等工作的开展提供信息支持。

（四）机构索引技术的应用

机构索引是将职工所在部门作为检索条目，采用字顺排列方式而进行索引的编制。可将同一部门的工作人员归类于同一类区当中，可对部门中所有人员的档案信息进行排序检查，可通过查找、整理及分析而了解该部门的人员结构及层次分布情况，可为人才的预测及引进提供支持。

三、索引结构的优化分析

如对某部门员工信息进行检索时，可采用工号索引及部门索引方式进行员工信息查找，然而部门索引情况下，部门员工较多，因此会出现大量的编号重复现象，查询效率相对较低。此时可在数据库自带的dynexpln 工具的支持下获取与之相似语句所产生的检索耗费，如将工号命名规则中的工号编制规则设置为入职年、部分编码及内部编码三种结合的方式，并将B*树索引建立于工号索引之上，就可实现区间扫描，进而可利用工号区间更加灵活地将该部门所有人员信息查询出来。这就表明，在索引既定的情况下，可采用多种方式进行多种索引方法的联合应用，可更加高效与准确的完成人员信息查询。

四、结语

索引技术是人事档案管理中不可或缺的重要检索方法，笔者基于自身工作经验，对B*树索引及组合索引这两种主流索引结构的优劣之处进行了分析，进而对人事档案管理中较为常用的索引技术的具体应用进行了探讨，而后重点提出了索引结构的优化应用方法。由于人事档案信息化系统性高且工作任务繁重，除了需应用信息技术及安全防护技术以外，还涉及制度规范等多个层面，因而在索引技术应用过程中还需进行深入的研究与实践，进而确保索引技术可在事业单位的档案管理中发挥出更高的应用价值。