信息时代档案管理的优化策略

文/王 玲

信息技术在当今社会的方方面面体现出其重要作用，对档案管理而言也不例外。档案管理需要借助信息化工具实现与时俱进、创新发展。本文从档案管理信息化的重要作用着手，分析了信息时代档案管理面临的挑战，并针对性地提出优化档案管理的策略，为构建信息化背景下高效、安全的档案管理提供参考

档案管理是企事业单位工作的重要内容。不少企事业单位文件量大、类别多，给档案的管理带来了不少困难。信息化时代的到来为档案管理的创新发展提供了有利条件，因此档案管理的工作模式急需改革和创新，提高档案管理的电子化、系统化水平，以顺应时代发展要求，促进档案管理的持续性发展。

一、实现档案管理信息化的重要作用

（一）方便管理，提升效率

传统的档案管理在形成、归档和调阅等方面不仅时间花费多，需要不少的人力资源投入。尽管在管理中投入了不少的人力、物力资源，工作的效率和质量并不理想。加强档案的信息化管理能够逐步减少人力、物力的投入力度，能够减少或者避免档案的损毁，使得档案的保持更有质量。而且，实现了从实物档案到电子形式档案的转化，使得档案资料的形式也更为丰富化、多样化。

（二）资源整合，促进共享

企事业单位档案管理信息化改革，能够促进各类资源的整合，形成内部的数字资源库[1]。改变以往档案检索效率和准确率都不高的局面。而且信息的查询、传输不再受到时间、空间的局限，使得档案的管理、查询、利用、共享更为方便。在进行决策时，可以通过档案检索、整理等快速形成可供参考的档案资料。这种情况下，信息化档案管理不仅成为一种管理手段，更成为一种资源整合形式。

二、档案管理信息化中所面临的挑战

（一）安全存在风险

信息化管理给档案管理提供先进技术的同时也带来一定的挑战。在这众多的风险当中，档案的安全管理与建设是最为凸显的方面。就档案的管理系统来讲，可能存在被入侵或破坏的风险。而且不少档案保存于计算机硬件当中，如果被破坏或者发生故障，出现档案丢失等情况，会为企事业单位带来不小的损失。

（二）缺乏专业人员

通常在事业单位档案管理中需要设置专门的岗位并安排专人进行档案管理的专门性管理。而事实上，由于人手短缺或者对档案管理工作不够重视，档案工作往往由兼任人员开展，使得从事档案管理的人员专业性不强、岗位专注度不高。特别是在档案信息化管理的推进中，缺乏相关的技术性人才，使得档案信息化建设工作的开展比较困难。相关培训的缺少也导致工作开展缺少专业性。

（三）管理制度欠缺

不同的事业单位在档案管理方面的需求各不相同，其档案管理制度也会有自身的特点。因而需要在国家统一的档案管理规范、要求的基础上结合自身档案管理实际制定管理制度。事实上，虽然不少单位已有档案管理制度，但档案管理相关制度没有在信息化的背景下进行更新，存在需要进一步完善的方面，一定程度上影响了档案管理信息化的推进。

三、信息化时代优化档案管理的策略

（一）确保安全管理

在信息化与档案管理融合发展的过程中，需要不断完善档案管理的系统，实现系统的优化、创新。在此基础上，需要加强档案的安全管理与保密工作，以技术化的手段作为减少安全威胁的有效措施。一方面，需要在建设档案系统时从技术上减少安全漏洞，降低安全风险；另一方面，需要做好电子档案资料的备份，提供档案保存的双重保障。此外，还需要定期开展存储设备、档案系统的安全检查，未雨绸缪，及时发现存在的安全威胁，确保档案管理的安全。

（二）强化队伍建设

档案管理中档案管理人员是具体档案工作的开展者，因而强化档案管理队伍是推动档案管理工作的重要方面[2]。尤其是在信息化的背景下，对事业单位档案人员的素质与水平提出了更高的要求。因而，事业单位要安排专人负责档案管理，确保工作开展专业、高效。同时，通过培训或者再教育，转变档案管理人员不重视信息化档案的理念与认识，提升档案管理人员的专业化技能水平和信息化水平，更好地适应档案信息化管理的需要。

（三）完善管理制度

档案制度需要随着时间的推移、实践开展进行及时有效的更新、完善。有了制度的保障，才能在档案管理的实践与操作中做到收集、整理的规范、有序、有章可循，也才能实现档案规范化、标准化、信息化管理的目标，更好地满足实际工作的需要。因而，在信息化的时代背景下，事业单位应该根据单位的实际需要、信息化与档案融合的特点，在学习和借鉴先进经验、制度的基础上，不断完善信息化相关档案制度，建立健全档案收集、存储、查阅的制度化体系，确保信息化管理的不断推进。

信息时代带给企事业单位的档案管理工作以挑战和机遇。在开展档案管理工作中，面对新问题，寻找新思路，需要在延续以往档案管理工作先进性做法的基础上，采用信息技术进行档案管理，促进其更好地顺应时代发展的需要，进而拓展信息技术的应用范畴，提升档案管理的工作水平。