高校档案数字化建设实践与思考

2020-12-07文/王艳

陕西档案 2020年1期

文/王艳

计算机已经成为我们生活和工作中不可缺少的工具，网络和大数据正在逐渐地改变我们的生活和工作方式，面对着数字化的迅猛发展，高校档案管理要更多地利用现代化科技，全面帮助人们更好地完成工作。本文根据当前的高校档案管理作出分析，针对数字化管理的优势，建设过程存在的问题给出建议，意在更加科学化和系统化地提升高校档案管理工作效能

科技改变生活，科技的发展也日新月异，我们所谈论的数字化也正在逐步走进人类社会，并在工作和学习中发挥其巨大的作用。众所周知，高校档案管理是一个巨大的工程，需要牵扯工作人员很多的时间和精力，充分利用数字化进行建设，可以有效地提升工作效率，还能将管理工作进行总结、分类，以及优化。传统的高校档案管理已经不再适合当前的社会发展形势，我们要加强数字化技术的运用，顺应时代需求，让科技更好地为人类服务。

一、档案数字化的内涵和意义

档案管理归根结底就是对于文件的一种管理，是一种文本信息管理的过程。随着科技的发展，数字化档案管理孕育而生，它是一种将科技手段运用在档案管理的方式，数字量化可以使得档案在分类、收集、归纳、查询等方面更加高效、便捷。我们常看到的高校档案都是以文本、图片、声像的传统形式出现，如果采用数字化档案管理，所有的档案实体就可以转换成数字化的形式进行保存。在我们对档案进行分类的时候需要一个个地进行查看划分，而数字化的档案管理可以让计算机帮我们进行筛选，极大地缩短了工作时间。

另外由于传统的高校档案管理在进行资料查询和阅读的时候需要将实体性的文件互相传送，但是数字化的档案完全是以计算机格式存储的，可以实现多方共享，打破了时间和空间的限制，可以保证所有人都能随时随地地进行查看。很多高校档案都包含着较为机密的科研成果，而且数据和文字都较多，使用数字化管理方式可以节省存储空间，并有较高的安全性，是现代档案管理的重要举措，同时对于提升档案管理质量有着重要意义[1]。

二、当前高校档案数字化建设的现状及问题

（一）数据库更新不及时

数字化档案管理是将软件作为整个管理体统的“大管家”，我们都知道软件需要维护，所以这个管家需要经常性的更新，如果不能更新和修补，就会造成整个数据库框架缺乏系统性，系统的整体性也不强，所有的数据库只有更新才能扩大数据库的规模，也使得文件的存储和阅读类型不再单一。科技的发展使得我们当前高校很多档案的格式多种多样，文字和图片是最基本的形式，还有PPT、多媒体、动图、短片等多种形式，数据库的更新就是为了让更多的档案有丰富的格式支持，实现真正意义上的档案资源无边界存储和传输[2]。

（二）缺少数字化档案的建设资金

数字化档案给人们带来高效和便捷的同时，我们也需要对数字化建设进行投入，但是高校目前对于数字化建设的资金投入还较少，无论是硬件还是软件都会随着时间的推移更新迭代，不断地投入资金进行维护是建设数字化档案的重要方式，资金不足是制约高校档案数字化发展的重要因素。首先在硬件上由于数据庞大，存储资源多，我们要建立一个足够容量的服务器，同时我们还要扩充服务器容量，服务器的维护也需要人力物力。档案管理有一定的保密性，对于网络安全等方面也要有资金投入才能有效地进行保障。当前很多高校的档案管理也使用了一部分数字化管理，但是更多的是半人工、半数字化的管理模式，这样就将数字化的特点和优势不能完全发挥出来。很多高校由于历史悠久，其中的传统形式档案浩如烟海，要将其转化成数字档案就需要进行聘请专业的公司，这也是需要资金的投入。由此可见，数字化转换需要有大量的资金才能完成。

（三）高校档案数字化建设缺乏规范性

档案管理是一个系统性的大工程，随着档案的增加，还需要我们不断地进行细化分类，所以说档案管理需要有科学严谨的态度和统一标准的规程。纵观高校目前的档案管理工作，在设计数字化软件的时候就缺少前瞻性和规划性。每一个服务器和管理软件都有不同的版本和型号，如果涉及到更换迭代，还可能造成传输与转换的格式不匹配，这也是当前档案管理工作中最为头疼的问题，只有在建设数字化档案的前期将这些影响因素考虑进去，才能让后期的工作更加简便，特别是对于档案编码和档案归类方面要有较为规范的体系作为设计支撑，减少因为硬件设备的差异化带来的繁琐，打破信息传递和转换的壁垒，才能加快档案信息化建设的步伐[3]。

三、高校档案数字化建设的策略

（一）扩大数据库建设的范围和规模

数字库是高校档案建设的基础，由于当前科技变化非常迅速，所以在建设数据库方面要有更加长远的目光，将数据库的范围和规模做大，以便于将来的扩容和叠加。首先要为校内各部门建立、健全网络数据通道，使得部门之间的信息传递、沟通、反馈可以与数据库直接形成连接，并可以将意见和要求反映给管理员。其次，是为新生建立学籍档案，随着教育的深化改革，新生从入学开始就要建立档案，并将个人的表现和学习成果记录在档案中，为日后学生找工作、推荐实习岗位做到有针对性，此举亦能有效防范社会上的文凭造假行为。最后是建立高校人才库，将高校培养的具有创造能力和创造性的人才建立人才库，为更多的企事业单位做好信息记录，让用人单位可以有针对性地寻找人才。

（二）制定标准化的数字化档案建设规范

上文中我们已经提到缺乏统一性和规范性的数据库，可能为后期管理埋下隐患，只有制定相对应的统一规范才能让数字化档案工作更有效率。倡导高校基于当前的档案管理特点，并结合未来可能形成的档案发展模式进行分析和研究，制定一套具有高度融合性和包容性的数字化标准规程，在前期规划中就设计出一定的规模和体系，这种标准化体系不仅能够有效涵盖当前的档案，还要有可变更性，保证档案管理工作高速有效地进行，在标准化和规范化的章程中确保数字化档案管理的良性可持续性发展[4]。

（三）培养数字化档案管理的专业型人才

虽然我们的社会正在迈入数字时代，但是“人才”永远是管理的关键因素，培养高素质、专业化、综合性的人才是高校档案管理的最为重要的环节。数字化档案管理大部分的繁琐工作都是依靠计算机来完成，人在这个管理体系中扮演的是一种领导、决策、设计、规划、纠错、跟踪、总结的角色，所以我们在人才培养上需要在数字化建设的初始阶段就开始进行，不仅需要工作人员掌握一般的计算机操作，还需要有一定的计算机编程能力。在前期软件和模块设计阶段就要参与到数字化建设中来，要充分认识到高校档案管理的特点，并能给出合理化建议，同时在档案管理建设完成后可以及时根据事态的发展进行软件的调整。档案数字化管理不是一朝一夕的事情，而是一个长期的建设和更新，培养综合型人才要让数字化建设与时俱进，有效地推动高校档案建设的快速高效发展。